التخطيط الوظيفي: ما هو؟ خصائصه؟ مزاياه؟ + خطوات عملية التخطيط الوظيفي

التخطيط الوظيفي هو عملية تنطوي على بضع خطوات. تساعد هذه الخطوات الشخص في التخطيط لمسيرته وتقرير مستقبله.

تُعرف عملية التخطيط الوظيفي أيضًا بمراحل التطوير الوظيفي.

قد يهمك: مقال شامل عن إدارة الموارد البشرية

خطوات عملية التخطيط الوظيفي

1. تقييم ذاتى.
2. بحث شامل لتطوير الذات.
3. ابتكر نموذج العمل.

يتم مناقشة الخطوات الرئيسية أدناه:

تقييم ذاتى

التقييم الذاتي هو عملية تساعد الفرد في تقييم مهاراته وإمكاناته ونقاط قوته وقدرته على تحقيق أهدافه.

كما يوحي اسم الخطوة، يقوم الشخص بتقييم نفسه، ثم بناءً على تحليله مع مراعاة نقاط قوته وضعفه، سيصوغ خطة مستقبلية.

نعني بصياغة الخطة المستقبلية أن تنفيذ هذه الخطوة يساعد الأشخاص على إنهاء المهنة والمسار الوظيفي الذي يريد اختياره.

بمجرد أن تقوم بتحليل نفسك بنفسك، فإن الخطوة الثانية التي تنتظر انتباهك هي سد الثغرات التي حددتها في الخطوة أعلاه.

بهذا نعني أنه في هذه الخطوة عليك أن ترى ما هي الصفات والمهارات التي تطلبها لمساعدتك في تحقيق أهدافك وأهدافك.

على سبيل المثال، قد تقرر أنك بحاجة إلى تدريب أو دورة معينة في مجال ما من أجل جعلك مثاليًا للمهنة التي اخترتها.

بحث شامل لتطوير الذات

بمجرد أن يقوم الفرد بإدراج الوظائف الملائمة في حالته والمهارات والتحسينات المطلوبة من أجل تحقيق التميز في الخطوة الثالثة، يتطلب منه إجراء بحث مكثف ومعرفة ما هي النتائج المتعلقة بالخيارات الوظيفية و المهارات المطلوبة لجعله بطلًا في ذلك.

سوف يطرح الأسئلة التالية:

• ما هو نطاق المهنة التي اختارها؟
• هل ستؤتيه تلك المهنة ثمارها في المستقبل؟
• هل هناك مجال للتوسع في هذا المجال الوظيفي؟

ابتكر نموذج العمل

بمجرد أن يبحث الفرد عن جدوى العوامل التي أنهىها في الخطوات المذكورة أعلاه، فإن الخطوة التالية هي إظهار بعض الإجراءات وترجمة خططه على جزء من الصفحة.

تتطلب هذه الخطوة منه أن يضع خططًا كما في كيفية تحقيقه والوفاء بالخطوات التي قررها أعلاه. أفضل طريقة للتوصل إلى خطة عمل هي التوصل إلى أهداف صغيرة لنفسه.

بمجرد تحقيق هذه الأهداف الصغيرة، يمكننا أن نرى مدى قربنا من هدفنا الرئيسي وأهدافنا الرئيسية. هذه الخطوة الصغيرة تعمل كمسار للهدف الرئيسي.

فوائد التخطيط الوظيفي

يجب أن يهتم قسم الموارد البشرية بشكل فعال بالتخطيط الوظيفي للموظف، حيث يلعب دوراً محورياً في تحديد إمكانيات التطور والتقدم داخل المنظمة.

غالبًا ما يتعاملون مع التخطيط الوظيفي لأن خطط الموارد البشرية الخاصة بهم تشير إلى احتياجات العمل المستقبلية للمؤسسة والفرص الوظيفية ذات الصلة. من خلال هذه الخطط، يمكن تحسين التوافق بين مهارات الموظفين واحتياجات المؤسسة.

إنهم يريدون التأكد من أن الخلافة الإدارية منظمة وفعالة، مما يسمح بإدارة سلسة للتغييرات مثل الترقيات أو التقاعد أو حتى حالات الطوارئ مثل المرض أو الاستقالة. يمكن للأشخاص ذوي المؤهلات العالية استبدالهم بسرعة وسهولة، مما يضمن عدم التأثير على سير العمل.

نمت مشاركة مدير الموارد البشرية في التخطيط الوظيفي خلال السنوات الأخيرة بسبب فوائدها. تساهم هذه المشاركة في تعزيز فعالية العمليات التشغيلية وزيادة رضا الموظفين، وفيما يلي قائمة جزئية بهذه الفوائد:

• يساعد التخطيط الوظيفي على تطوير الإمدادات الداخلية للمواهب القابلة للترقية. وفي حالة حدوث شواغر، يسهل تحديد وريث جيد وذلك لتعزيز الاستمرارية.
• الاهتمام المتزايد بالمهن الفردية يولد المزيد من الولاء التنظيمي، وبالتالي، انخفاض معدل دوران الموظفين. كما أن التخطيط الوظيفي يمكن أن يُحسن قدرة المنظمة على جذب الموظفين الموهوبين والاحتفاظ بهم من خلال تقديم مسارات مهنية واضحة.
• يشجع التخطيط الوظيفي الموظفين على الاستفادة من المزيد من قدراتهم المحتملة لأن لديهم أهدافًا مهنية محددة تسهم في تعزيز الأداء الشخصي.
• تحفز الخطط والأهداف المهنية الموظفين على النمو والتطور، مما يرفع من مستويات الإنتاجية. بدون التخطيط الوظيفي، يسهل على المديرين اكتناز المرؤوسين الرئيسيين، مما يؤدي إلى فقدان المواهب الجيدة.
• إنه يقلل من إحباط الموظف حيث يعرف الموظف ما يجب عليه فعله لتحقيق الهدف الوظيفي، مما يعزز من دوافع العمل. أيضاً، يمكن أن يساعد التخطيط الوظيفي أعضاء المجموعات المحمية على الاستعداد لوظائف أكثر أهمية.
• يضمن توفر المواهب المطلوبة ويعزز حسن النية التنظيمية من خلال تقييم دوري لأداء الموظفين واحتياجاتهم التدريبية.
• يساعد التخطيط الوظيفي الأفراد على معرفة الفرص الوظيفية المختلفة وأولوياتهم مما يمنحهم رؤية أوضح لمستقبلهم المهني.
• يدعم أيضًا اختيار المهنة التي تناسب أسلوب حياتهم وتفضيلاتهم وظروفهم الأسرية، مما يعزز من قدرتهم على النجاح في بيئات عمل مختلفة.
• يساعد المنظمة على تحديد الموظفين الموهوبين الذين يمكن ترقيتهم، مما يقلل من تكاليف التوظيف البديل.
• تعمل الترقيات الداخلية والتدرج والتحويلات على تحفيز الموظفين ورفع معنوياتهم مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي بشكل عام.
• سينتظر كل موظف دوره في الترقية بدلاً من التغيير إلى منظمة أخرى، مما يسهم في تقليل معدل دوران الموظفين الذي يكلف الشركات الكثير.
• يحسن أداء الموظف في الوظيفة من خلال الاستفادة من قدراتهم المحتملة وتحفيز نموهم الشخصي عبر تقديم برامج تدريب فعالة.
• زيادة الرضا الوظيفي بسبب التخطيط الوظيفي تعزز التزام الموظف وتخلق شعورًا بالانتماء والولاء للمؤسسة، مما يعد أحد الأهداف الاستراتيجية لأي منظمة.
• كونه جزءًا لا يتجزأ من تخطيط القوى العاملة والتخطيط المؤسسي، يساهم التخطيط الوظيفي في التنمية الفردية والتطوير التنظيمي وتحقيق أهداف الشركة بشكل فعال.
• إن المنظمة التي لديها خطط وظيفية جيدة التصميم قادرة على الحصول على صورة أفضل في سوق العمل، وستجذب الأشخاص الأكفاء وتحتفظ بهم، مما يعزز قدرتها التنافسية.

الخصائص الرئيسية للتخطيط الوظيفي

1. تنمية الموارد البشرية: إنها عملية تنمية الموارد البشرية وليست حدثًا. أنها ليست غاية في حد ذاتها. بدلاً من ذلك، إنها وسيلة لإدارة الأشخاص للحصول على أفضل النتائج.
2. مسح المشاركة لقدرات واتجاهات الموظفين: يتم إجراء مسح لقدرات الموظفين ومواقفهم في إطار التخطيط الوظيفي. يصبح من الممكن، إذن، تجميع الأشخاص الذين يتحدثون على طول موجي مماثل ووضعهم تحت إشراف مشرفين يستجيبون لهذا الطول الموجي. ينتج عن هذا فرق عمل أكثر تجانسًا أو تماسكًا. يمكن للمنظمة تحديد الموظف الذي يمكن ترقيته من الداخل.
3. عملية المشاركة: إنها عملية تشاركية وفي ظلها، تستند مهام الوظيفة إلى الجدارة وحدها. هذا يساعد على تحسين معنويات وإنتاجية الموظف.
4. عملية شاملة: بشكل عام التخطيط الوظيفي هو مسؤولية الفرد. ولكن تقع على عاتق المنظمة مسؤولية تقديم التوجيه والمشورة لموظفيها في التخطيط لمسيرتهم المهنية وفي تطوير واستخدام معارفهم ومهاراتهم. يجب أن تتكامل أهداف الموظفين مع الأهداف التنظيمية.
5. عملية مستمرة: بسبب بيئة متغيرة باستمرار التخطيط الوظيفي هو عملية مستمرة.

التحديات الشائعة في التخطيط الوظيفي

يواجه التخطيط الوظيفي العديد من التحديات التي قد تؤثر على فعاليته ونجاحه في المنظمات. معرفة هذه التحديات يمكن أن تساعد الأفراد وفرق الموارد البشرية في التغلب عليها وتحقيق أهدافهم الوظيفية بنجاح.

عدم وضوح الأهداف

يعتبر عدم وضوح الأهداف أحد أبرز التحديات. يجب على الأفراد والفرق تحديد أهدافهم المهنية بوضوح حتى يتسنى لهم المضي قدمًا في التخطيط. عندما تكون الأهداف غير محددة أو غامضة، يصبح من الصعب تطوير خطط عمل فعالة.

تغير بيئة العمل

تتغير طبيعة العمل باستمرار بسبب الابتكارات التكنولوجية والتغيرات الاقتصادية. هذه التغيرات تجعل التخطيط الوظيفي أكثر تعقيدًا، حيث يجب على الأفراد التكيف مع التوجهات الجديدة والمهارات المطلوبة في السوق.

نقص الموارد والدعم

غالبًا ما يعاني التخطيط الوظيفي من نقص في الموارد والدعم من الإدارة. يتطلب التخطيط الفعال استثمار الوقت والمال في التدريب والتطوير. إذا لم تتوفر هذه الموارد بشكل كافٍ، فسوف يتأثر الخطط سلبًا.

عدم توافق المهارات والوظائف

يمكن أن يؤدي عدم توافق المهارات المكتسبة مع المتطلبات الوظيفية إلى إحباط الموظفين. يجب أن يتأكد الأفراد من أن مهاراتهم على صلة بالوظائف التي يسعون للحصول عليها، والعمل على تحسين مهاراتهم بشكل مستمر.

نقص الوعي الوظيفي

في بعض الأحيان، لا يدرك الموظفون الفرص المتاحة لهم داخل المؤسسة. يمكن أن يؤدي نقص الوعي بمسارات التقدم والفرص المحتملة إلى عدم وجود دافع كافٍ لضمان التخطيط الوظيفي الفعال.

تغيير أولويات المنظمة

تتغير أولويات المؤسسات باستمرار بناءً على اتجاهات السوق والاحتياجات الاستراتيجية. يجب أن تكون خطط التخطيط الوظيفي مرنة بما فيه الكفاية للتكيف مع أي تغييرات في أولويات العمل.

من خلال فهم هذه التحديات والتعامل معها بفاعلية، يمكن للمنظمات تعزيز فعالية التخطيط الوظيفي وتحقيق نتائج إيجابية لكل من الموظفين والمنظمة ككل.

مزايا التخطيط الوظيفي

هناك العديد من المزايا للتخطيط الوظيفي كما يلي:

1. عندما يتم متابعة التخطيط الوظيفي كجهد لتنمية الموارد البشرية من قبل موظفي الإدارة، سيعملون مع الولاء، والالتزام بمهمتهم يفيد المنظمة في النهاية.
2. سيحافظ برنامج التدريب والتطوير بشكل كبير على الموظفين، لأن التدريب سيحسن قدراتهم المحتملة.
3. الخطط الوظيفية وفرص التقدم، تعزز الروح المعنوية للموظفين.
4. تصميم نظام مفتوح وغير تقييمي لتقييم الأداء وتنفيذه يجعل عمل التخطيط الوظيفي أسهل. يساعد الإعلان في تقييم قابلية الموظف للترقية والتأكد من مستوى المسؤولية التي يمكن للموظف تنفيذها.
5. التقييم الذاتي من قبل الموظفين جيد في ضوء الآفاق الوظيفية.
6. يجب أن تكون أساليب ومحتوى البرامج التدريبية متوافقة مع الآفاق الوظيفية للموظفين.
7. من المرجح أن تكون الاستشارة أكثر إقناعًا وإثمارًا إذا تم تقديمها في ضوء الخطط الوظيفية وفرص التقدم.

أهداف التخطيط الوظيفي

الأهداف الرئيسية للتخطيط الوظيفي مذكورة أدناه:

الهدف رقم 1. توقع الوظائف الشاغرة في المستقبل:

الوظائف الشاغرة المستقبلية التي قد تنشأ بسبب التقاعد، والاستقالة، والوفاة، وما إلى ذلك، على المستوى الإداري يتم توقعها من خلال التخطيط الوظيفي. لذلك، فإنه يوفر دليلًا موثوقًا به إلى حد ما للتنبؤ بالقوى العاملة. تساعد الخطة الوظيفية المستقبلية بشكل كبير في تجنب الاضطراب في المناصب الإدارية.

الهدف رقم 2. لتنمية الوعي:

لتطوير الوعي بالتفرد الوظيفي لكل موظف، يقوم التخطيط الوظيفي بتحديد وظائف الموظفين المناسبة لقدراتهم ورغبتهم في التدريب والتطوير لشغل مناصب أعلى.

الهدف رقم 3. لتحسين الروح المعنوية للموظفين وتحفيزهم:

يحسن التخطيط الوظيفي معنويات الموظفين وتحفيزهم من خلال مطابقة المهارات بشكل وثيق مع متطلبات الوظيفة ومن خلال توفير فرص للترقية.

الهدف 4: جذب النوع المناسب من الموظفين والاحتفاظ به:

الهدف الرئيسي للتخطيط الوظيفي هو العمل الجاد والموهوبين. تصبح القوى العاملة أكثر استقرارًا في حالة انخفاض معدل دوران الموظفين. حقيقة أن المنظمة توفر فرصة للترقية والنمو الوظيفي تكسب المزيد من ولاء الموظفين. هذا يساعد على تقليل تكلفة توظيف أشخاص جدد. علاوة على ذلك، يمكن لثقافة الشركة الفريدة أن تتطور وتزدهر عندما ينمو الأفراد داخل المنظمة.

الهدف رقم 5. لتسهيل التوسع ونمو المؤسسة:

يلعب التخطيط الوظيفي دورًا حيويًا في تسهيل توسع ونمو المؤسسة. يمكن تحديد الموظفين المطلوبين لملء الوظائف الشاغرة في المستقبل وتطويرهم في الوقت المناسب.

من خلال التخطيط الوظيفي المنهجي، يمكن إدخال توسيع الوظائف لتلبية الاحتياجات المستقبلية الناشئة عن تصميم الوظائف والتغيرات التكنولوجية. كما أنه يساعد على تحقيق إنتاجية أعلى وتطوير تنظيمي.

الهدف رقم 6. للاستفادة من المواهب الإدارية المتوفرة على المستويات العامة داخل المنظمة:

يضمن التخطيط الوظيفي من خلال موظفين أكثر رضاءًا وإنتاجية تشكيلًا أفضل للموارد البشرية. كما يضمن حصول الأشخاص الواعدين على الخبرات التي من شأنها أن تؤهلهم للارتقاء إلى المناصب حيث يتعين عليهم تحمل مسؤوليات أكبر يمكنهم من خلالها الحصول على أجر جيد يستحقونه مقابل ذلك.

الهدف رقم 7. لدمج الاحتياجات الفردية والتنظيمية:

يهدف التخطيط الوظيفي إلى تكامل الاحتياجات الفردية والتنظيمية. يحدد التخطيط الوظيفي الخصائص الإيجابية للموظفين، والتي يمكن تسخيرها للتطوير التنظيمي. يساعد في فهم العلاقة بين الشخصية والأهداف المهنية / المهنية وكيف يمكن مواءمتها مع المهمة والأهداف التنظيمية.

الهدف رقم 8. تقديم التوجيه والتشجيع للموظفين:

تقديم التوجيه والتشجيع للموظفين لتحقيق إمكاناتهم. كما أنه يحدد الاهتمامات الشخصية والقدرات ونقاط القوة والضعف وكيفية ارتباطها بالمهن.