إن تبسيط الوظائف، الذي يشار إليه أيضًا باسم تبسيط العمل، هو تدخل في تصميم الوظائف . في هذه المقالة، سوف نلقي نظرة فاحصة على تبسيط العمل، ونقدم تعريفًا، وسندرج عددًا من أفضل الممارسات حول كيفية القيام بذلك بشكل جيد.
ما هو تبسيط العمل؟ تعريف
تبسيط العمل أو الوظيفة هو عملية إزالة المهام من الأدوار الحالية لجعلها أكثر تركيزًا. الهدف من تبسيط العمل هو تطوير أساليب عمل محسنة تزيد من الإنتاج مع تقليل النفقات والتكلفة.
دعونا نلقي نظرة على مثال على تبسيط الوظيفة في العمل.
تعمل إيمي في استقبال شركة سريعة النمو. يتمثل دورها في التعامل مع الإدارة والعناية بالأعمال المكتبية واستقبال الضيوف. احبت ايمي عملها. ومع ذلك، عندما نمت الشركة من 50 إلى 150 شخصًا على مدار عامين، بدأت في إسقاط الكرة في مهامها الإدارية وبدأت تظهر عليها أعراض الإرهاق. خلال فترة السنتين هذه، بقيت مسؤوليات إيمي كما هي لكن مجموعة الأشخاص التي كان عليها الاعتناء بهم زادت بنسبة 300٪!
ثم جلسها مديرها وسألها عن أجزاء الدور التي تحبها أكثر. أحبت إيمي الأعمال المنزلية واستقبال الضيوف لكن المهام الإدارية أصبحت أكثر من اللازم بالنسبة لها. قررت الشركة بعد ذلك إنشاء وظيفة مدير مكتب إضافية تكون مكرسة لهذه المهام الإدارية. تم تقليص مسؤوليات إيمي إلى النشاطين الآخرين.
تبسيط الوظيفة: نبذة تاريخية
تم تعميم تبسيط العمل بواسطة فريدريك تايلور. ودعا إلى تقسيم الوظائف المعقدة إلى مكونات بسيطة. هذه مهام صغيرة يسهل تعلمها وتنفيذها نسبيًا. الميزة هي أن هناك مستوى مهارة منخفض مطلوب، وهو أرخص بالنسبة للمؤسسة، وهناك خطأ أقل بسبب التخصص.
في نهج تايلور، يصبح العمال متخصصين في مجالهم المحدد. تم تنفيذ هذا النهج أولاً من قبل هنري فورد، الذي كان قادرًا على إنتاج سيارات بكميات كبيرة بسعر أرخص بكثير من أي من منافسيه.
فائدة أخرى لصاحب العمل هي أنه من الأسهل استبدال الموظفين لأنهم متخصصون للغاية ومهاراتهم سهلة التعلم. وبالتالي فإن الموظفين هم من التروس القابلة للاستبدال في آلة الإنتاج. تمت الإشارة إلى هذا النهج بالنهج الهندسي، حيث كان الناتج (الإنتاجية) هو المعيار الرئيسي لاتخاذ خيارات التصميم هذه.
بسبب زيادة الأتمتة وزيادة الوعي بظروف العمل للموظفين، انخفض تبسيط الوظائف من الشعبية. بدلاً من النهج الهندسي، تم تبني نهج تحفيزي. ركز هذا النهج على جعل الوظائف محفزة للعمل – خاصة للعاملين في مجال المعرفة.
بغض النظر عن انخفاض الشعبية، يظل تبسيط الوظائف أحد الطرق الرئيسية الأربعة لتصميم الوظائف. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تقديم حجة لإعادة تبسيط الوظائف كأسلوب لتبسيط الأدوار في عصر كانت الوظائف المعقدة يمكن أن تؤدي إلى الإجهاد والمشاكل الصحية.
يعد تبسيط الوظائف أحد أساليب تصميم الوظائف الأربعة التي تعد جزءًا أساسيًا من التطوير التنظيمي ، جنبًا إلى جنب مع توسيع الوظيفة وإثراء الوظائف والتناوب الوظيفي .
تقنية تبسيط العمل من 5 خطوات
نهج تبسيط العمل يتكون من خمس خطوات ولا يختلف عن أي عملية لإعادة تصميم الوظيفة. يتم أولاً تحليل الوظيفة أو الدور ثم تحسينها بناءً على عدد من المعايير. خطوات تبسيط الوظيفة هي كما يلي.
- اختيار الوظيفة أو النشاط المراد دراسته . نقطة البداية الجيدة هي النشاط الذي يستغرق وقتًا طويلاً أو غير فعال. يُفضل أن يكون هذا نشاطًا مألوفًا لك، وإلا يجب عليك إجراء مقابلة مع أشخاص على دراية بالمهمة للحصول على فهم أفضل للشخص الذي يقوم بها. هذا يساعد في فهم النشاط.
- جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بالوظيفة المختارة . الأولوية هنا هي الحصول على جميع الحقائق وقوائم كل خطوة فردية متضمنة في القيام بالمهمة.
- التشكيك في كل شيء أداء الوظيفة . في هذه المرحلة، تمر بجميع الخطوات والحقائق وتحلل كل شيء عن طريق السؤال “لماذا وأين ومتى ومن وكيف”. بعد ذلك، تقوم بالتحقيق في الإجراءات والظروف البديلة.
- تطوير التحسينات الممكنة . هنا يمكنك استخدام أربعة معايير لجميع المهام المختلفة. هذه هي الحذف والجمع وإعادة الترتيب والتبسيط. الهدف هنا هو جعل العمل أسهل وأكثر أمانًا وفعالية. في هذه المرحلة، يجب أن تضع في اعتبارك أنه يمكنك الاستفادة من الأدوات، بما في ذلك الأدوات المادية والتكنولوجيا الرقمية والأتمتة. بعد ذلك، قم بتدوين النتائج وإنشاء طريقة جديدة مقترحة.
- تقييم النتائج وغرس الطريقة المحسنة . هنا يمكنك اختبار النموذج الأولي الجديد الخاص بك، والتحسين والتعديل بناءً على النتائج الأولية، وتنفيذ الطريقة المحسنة. قد يشمل ذلك بعض إدارة أصحاب المصلحة أو إقناع الرئيس.
على الرغم من أن النهج المذكور أعلاه قد تم نشره في وقت مبكر من الخمسينيات من القرن الماضي، إلا أنه يشبه إلى حد كبير عملية التفكير التصميمي الحالية. تحاول فهم الوظيفة والظروف (التأكيد) وتحديد المشكلة وتحليل العملية وحلول النموذج الأولي ونتائج الاختبار.
هذا كل شيء في هذا الدليل الموجز حول تبسيط الوظيفة. في الختام: الهدف من تبسيط العمل هو تطوير أساليب العمل التي تزيد من الإنتاج مع تقليل التكلفة. لذلك، فهو نهج يركز على المهام بشكل كبير. ومع ذلك، هناك أيضًا عوامل أخرى يجب مراعاتها، والتي تشمل مدى تحفيز الوظيفة وما إذا كانت الوظيفة الجديدة والمبسطة تتناسب مع الموظف في تلك الوظيفة. إذا كانت إيمي قد أحببت المهام الإدارية، فلن تكون سعيدة بالتخلي عنها، مما يوضح أهمية اتباع نهج إنساني لتبسيط العمل.