إدارة الوقت

10 نصائح للتخطيط لاجتماع فعال

نصائح للتخطيط لاجتماع فعال

لنكن صريحين – فالاجتماعات الفعالة التي تبرر وقتها ونفقاتها نادرة.

يجب التخطيط للاجتماع الذي يقدره الناس بالفعل. آخر شيء يريده أي شخص هو مضيعة وقت مملة أخرى.

إذا كنت تخطط لإجراء اجتماع قريبًا ، فاتبع هذه الإرشادات للتأكد من أن اجتماعك هادف ومنتج .

أولاً ، اسأل نفسك سؤالين:

“هل حقا نحن بحاجة له؟” 

الناس مشغولون. هل هم حقا بحاجة للقاء وجها لوجه؟ هل يمكن مشاركة المعلومات عن بعد بدلاً من ذلك؟

تأكد من أهمية الاجتماع.

“كيف يجب أن نلتقي؟”

يسهل إعداد الاجتماع وجهًا لوجه إذا كنت على مقربة منك.

لكن إدارة الاجتماع تكلف الكثير من الوقت والمال  إذا لم تكن بالقرب منك. هل اجتماع المجموعة عبر الإنترنت قابل للتطبيق؟ الوقت المستغرق في اتخاذ القرار الآن سيوفر الكثير من الوقت لاحقًا.

مقرر؟

حسنًا ، حان الوقت الآن للتخطيط …

10 نصائح لاجتماع فعال

1. النتيجة على الهدف

ما النتيجة التي تريدها؟

يعني التخطيط لاجتماع فعال إنتاج ومشاركة جدول أعمال له نتائج محددة بدلاً من الأهداف العامة. يريد الناس المغادرة ولديهم فكرة واضحة عما يجب فعله بعد ذلك.

2. ادعُ فقط أولئك الذين يحتاجون إلى التواجد هناك

من لا يحتاج أن يكون هناك؟

كيف تشرح بلباقة أن وجودهم غير مطلوب؟ أنت تضيع وقت الجميع إذا لم تفعل.

3. فهم جدول الأعمال

تأكد من أنه واضح تمامًا للجميع. هل تتوقع أن يقوم شخص ما بمشاركة المعلومات؟ تأكد من أنهم يعرفون ماذا ولماذا ومتى.

4. قل الوقت

يحتاج الناس إلى معرفة موعد بدء الاجتماع. يحبون أن يعرفوا متى سينتهي الأمر. استخدم جهاز توقيت لوضع حدود لفرض زيادة في الإنتاجية.

5. إعطاء الناس إشعارا كافيا

اعتمادًا على حجم الاجتماع وحجمه ، تأكد من أن أولئك الذين يحتاجون إلى أن يكون لديهم وقت كافٍ لاستيعاب جدول الأعمال. يمكنهم بعد ذلك التخطيط والاستعداد

6. اختر المكان

يعمل الناس بشكل أفضل عندما يكونون في حالة تأهب ، لذلك يجذبون حواسهم. اختر مكانًا للقاء يكون رائحته باردة ونقية وخفيفة وهادئة ومنعشة. إذا لم يكن كذلك ، اجعله أكثر من ذلك.

7. تحقق من الموارد

هل لديك كل أدوات الاجتماع التي تريدها؟ وتشمل هذه كل شيء من مكبرات الصوت إلى السندويشات. هل  سيتم استخدام كاسر الجليد للاجتماع  ؟ من سيأخذ الدقائق؟ قم بإنشاء قائمة مراجعة لتخطيط الاجتماع للتأكد من أن لديك كل شيء وكل شخص تحتاجه.

8. أكد كل ما يخطر ببالك

المكان والمندوبين والمتحدثين الزائرين وأي شخص آخر تتوقع أن يكون هناك. رسالة سريعة (أو الأفضل إذا كان لديك الوقت ، مكالمة هاتفية) تؤتي ثمارها. 

9. النسخ الاحتياطي

توقع الأفضل ، استعد للأسوأ. جهز خطة بديلة. أجهزة عرض البيانات وآلات القهوة وحوش متقلبة!

تعمل التكنولوجيا على تحسين الأشياء ولكنها لا يمكن الاعتماد عليها أبدًا بنسبة 100٪.

10. المتابعة

اجتماعات منتظمة؟ احصل على التعليقات في النهاية لمساعدتك على التخطيط لاجتماع أكثر فعالية في المرة القادمة. قم بإعداد ورقة ملاحظات بسيطة للنهاية.

كلما زادت خبرتك في التخطيط للاجتماعات ، زادت سلاسة تشغيلها.  

والأهم من ذلك أنها تستحق وقت الناس.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...

Leave a Comment