ما هو أصحاب المصلحة في المشروع؟
أصحاب المصلحة هم الأفراد أو المجموعات أو المنظمات التي تتأثر بنتائج مشروع أو نشاط تجاري. كما يوحي الاسم، فإن أصحاب المصلحة في المشروع لديهم مصلحة في نجاح المشروع، ويمكن أن يكونوا داخليين أو خارجيين للمؤسسة التي ترعى المشروع.
يمكن أن تؤثر علاقات أصحاب المصلحة بشكل إيجابي أو سلبي على دورة حياة مشروعك، لذلك من الضروري تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وإنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة لتلبية متطلباتهم.
تتبع أصحاب المصلحة الرئيسيين باستخدام برنامج إدارة المشاريع يُعد طريقة ممتازة للبقاء على اطلاع دائم وضمان رضا وإنتاجية أصحاب المصلحة في المشروع.
من يمكن أن يكون صاحب المصلحة؟
قائمة أصحاب المصلحة في المشروع طويلة، وبعض الأمثلة تشمل:
- مدير المشروع وأعضاء فريق المشروع
- العملاء الخارجيون
- المقاولون والمقاولون من الباطن
- المستثمرون
- الموردين
- الوكالات الحكومية
هناك نوعان رئيسيان من أصحاب المصلحة في المشروع: الداخلي والخارجي. دعونا نرى كيف يختلفون عن بعضهم البعض وكيف تعمل عملية إدارة أصحاب المصلحة لكل مجموعة.
الفرق بين أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين
أصحاب المصلحة الداخليين
صاحب المصلحة الداخلي هو الشخص الذي ترتبط مصلحته في المشروع ارتباطًا مباشرًا بكونه جزءًا من المنظمة التي تدير هذا المشروع. يسعى أصحاب المصلحة الداخليين إلى تحقيق أهداف العمل والأهداف الاستراتيجية للمشروع. يمكن أن يكونوا مديري المشروع، أو أعضاء الفريق، أو الرعاة، أو المالكين، أو حتى المستثمرين في المنظمة.
أصحاب المصلحة الخارجيين
أصحاب المصلحة الخارجيون هم أولئك الذين لا يرتبطون مباشرة بالمنظمة، لكنهم مهمون للعمل أو يتأثرون بالمشروع إلى حد ما. عادة ما يكونون جزءًا من سلسلة التوريد، أو الدائنين، أو المجموعات العامة.
ما هي إدارة اصحاب المصالح؟
إدارة أصحاب المصلحة هي عملية في إدارة المشروع تتكون من إدارة توقعات ومتطلبات جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المشاركين في المشروع.
للقيام بذلك، يحتاج مديرو المشروع إلى إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة، وهي وثيقة مهمة في إدارة المشروع تشرح استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة التي سيتم تطبيقها أثناء المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، يستخدم مديرو المشاريع الأدوات والتقنيات مثل تقارير حالة المشروع لتسهيل عملية إدارة أصحاب المصلحة خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع.
وتجدر الإشارة إلى أن مصطلح إدارة أصحاب المصلحة لا يقتصر على إدارة المشروع، ولكنه يمكن أن يرتبط أيضًا بإدارة الأعمال. تعد إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة مهمة بالنسبة للشركات الصغيرة كما هي بالنسبة للشركات الكبيرة والشركات متوسطة الحجم وحتى المنظمات غير الهادفة للربح.
نصيحة احترافية: يشير معهد إدارة المشروع (PMI) إلى إدارة أصحاب المصلحة على أنها “مجال معرفة إدارة المشروع”.
ما هي خطة إدارة أصحاب المصلحة؟
كما هو مذكور أعلاه، فإن خطة إدارة أصحاب المصلحة هي وثيقة في إدارة المشروع تحدد أصحاب المصلحة في المشروع والاستراتيجيات التي ستستخدمها للتواصل معهم وتلبية متطلباتهم.
تتضمن خطة إدارة أصحاب المصلحة عادةً العناصر التالية:
- قائمة بجميع أصحاب المصلحة في المشروع بالإضافة إلى معلوماتهم الأساسية.
- خريطة أصحاب المصلحة أو مصفوفة مصلحة السلطة.
- قسم تحديد أولويات أصحاب المصلحة.
- خطة تواصل أصحاب المصلحة.
قسم يصف مختلف استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة التي سيتم تطبيقها في سيناريوهات مختلفة، مثل حل النزاعات أو تقنيات الإبلاغ عن حالة المشروع.
كيفية عمل خطة إدارة أصحاب المصلحة في 5 خطوات
على الرغم من أن كل نهج في إدارة أصحاب المصلحة يمكن أن يختلف اعتمادًا على احتياجات مشروعك أو عملك، إلا أن هناك بعض أفضل الممارسات لإدارة علاقات أصحاب المصلحة.
اتبع هذه الخطوات الخمس للتأكد من تغطية جميع القواعد الخاصة بك في خطة إدارة أصحاب المصلحة.
- تحديد أصحاب المصلحة الخاص بك
الخطوة الأولى لأي خطة جيدة لإدارة أصحاب المصلحة هي تحديد أصحاب المصلحة بشكل صحيح. حدد أصحاب المصلحة الفرديين الرئيسيين ومجموعات أصحاب المصلحة لمشروعك أو عملك. - إعطاء الأولوية لأصحاب المصلحة الخاص بك
لاحظ أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين سيكون لهم تأثير أكبر على المشروع، وفي أي مرحلة يصبح تأثيرهم أقل أو أكبر. يمكنك استخدام مخطط البصل لعملية تحديد أولويات أصحاب المصلحة. راقب دائمًا العلاقات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين حيث يمكن أن يكون لها أكبر تأثير في مشروعك أو عملك. - مقابلة أصحاب المصلحة
قد يكون العمل مع أصحاب المصلحة الجدد أمرًا صعبًا في البداية. معرفة أصحاب المصلحة هو مفتاح الإدارة الفعالة للعلاقة معهم. لهذا السبب، يُنصح بإجراء مقابلة مع أصحاب المصلحة في المشروع، وإليك بعض الأمثلة على الأسئلة:
- ما هي توقعاتك لهذا المشروع؟
- ما هي المخرجات التي تهتم بها أكثر؟
- ماذا تأمل أن يتغير بعد إطلاق هذا المشروع؟
- ما مدى سرعة تنفيذ هذا المشروع في رأيك؟
- إذا كنت تشعر بإيجابية تجاه هذا المشروع، فلماذا؟
- إذا كانت لديك مخاوف بشأن هذا المشروع، فلماذا؟
- إنشاء شبكة مصلحة السلطة
شبكة المصالح السلطة أو مصفوفة الفائدة هي مخطط يسمح لك بتحديد مستوى القوة والفائدة التي يتمتع بها أصحاب المصلحة في المشروع. إنها أداة إدارة مشروع مفيدة للغاية لتحليل أصحاب المصلحة.
يمكنك تحديد مجموعات أصحاب المصلحة الأربعة باستخدام هذه الأداة، وهي مرتبة حسب الأهمية:
- أصحاب المصلحة ذوو القوة العالية والمصالح العالية
- أصحاب المصلحة ذوو القوة العالية والمصالح المنخفضة
- أصحاب المصلحة ذوو القوة المنخفضة والمصالح العالية
- أصحاب المصلحة ذوو القوة المنخفضة والمصالح المنخفضة
- تحديد وإدارة التوقعات
حدد بوضوح المراحل التي سيشارك فيها كل صاحب مصلحة، والجداول الزمنية التي تتطلب ملاحظاتهم. قم بإنشاء خطة اتصال مع أصحاب المصلحة لتحديد كيفية إدارة العلاقات معهم.
عملية إدارة أصحاب المصلحة
- تحليل أصحاب المصلحة
تحليل أصحاب المصلحة ليس خطوة واحدة بل سلسلة من الخطوات تشمل تحديد أصحاب المصلحة، وتحديد أولوياتهم، وفهم مستوى تأثيرهم ومشاركتهم. يمكن تعريف تحليل أصحاب المصلحة على أنه عملية فهم أصحاب المصلحة في مشروعك، ومستوى تأثيرهم، وأهميتهم لمشروعك أو عملك. - تحديد أصحاب المصلحة
تحديد أصحاب المصلحة هو الخطوة الأولى في عملية تحليل أصحاب المصلحة وهو أساس خطة إدارة أصحاب المصلحة. كما يوحي اسمها، تتمثل هذه العملية في تحديد جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. سيتم لاحقًا تحليل هؤلاء الأصحاب وتحديد أولوياتهم وإشراكهم.
فيما يلي بعض الأمور التي يجب على مديري المشروع مراعاتها أثناء عملية تحديد أصحاب المصلحة:
مراجعة وثائق تخطيط المشروع مثل ميثاق المشروع للمساعدة في العثور على معلومات أصحاب المصلحة.
البحث عن أي لوائح حكومية قد تنطبق على مشروعك، حيث تصبح هذه الوكالات الحكومية أصحاب مصلحة في المشروع.
طلب تعليقات من أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الداخليين الآخرين.
تحديد جميع الأشخاص والمنظمات المشاركة في سلسلة التوريد الخاصة بك.
- تحديد أصحاب المصلحة
الآن بعد أن حددت جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، حان الوقت لتحديد مستوى اهتمامهم وسلطتهم أو تأثيرهم على المشروع. هذه خطوة مهمة في عملية إدارة العلاقة مع أصحاب المصلحة، لأن هذا هو الوقت الذي ستحصل فيه على المعلومات اللازمة لتحديد أولويات أصحاب المصلحة.
أسهل طريقة للقيام بذلك هي إنشاء شبكة مصالح طاقة أو مصفوفة مصالح طاقة.
- تحديد أولويات أصحاب المصلحة
بمجرد الحصول على قائمة شاملة، يمكنك البدء في تحديد أولويات أصحاب المصلحة في المشروع بناءً على أهميتهم للمشروع. حدد من بينهم الأكثر تأثيرًا على المشروع ومن هم المتأثرون به.
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين، سيكون من الأسهل مراقبتهم وتحديد أفضل استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة لإرضائهم.
- إشراك أصحاب المصلحة
أخيرًا، باستخدام المعلومات التي تم إنشاؤها في خريطة أصحاب المصلحة، يمكنك معرفة كيفية إشراك أصحاب المصلحة. هذه هي العملية التي تقرر من خلالها كيفية التواصل والتفاعل مع أصحاب المصلحة في المشروع.
يؤدي هذا إلى خطة اتصال مع أصحاب المصلحة تحدد القنوات وتواتر الاتصالات بينهم.
مزايا إدارة أصحاب المصلحة
تتمثل مزايا إدارة أصحاب المصلحة فيما يلي:
جذب الأشخاص ذوي القدرة الاستثنائية: تأمل الشركة في جذب الأشخاص الذين أظهروا قدرة استثنائية على إدارة العلاقات والأعمال التجارية الأخرى. هؤلاء الأفراد الذين نسميهم أصحاب المصلحة يمكن العثور عليهم في الإدارة العليا للشركة أو في مجلس الإدارة. قد لا يشاركون في الأنشطة اليومية للعمليات، ولكنهم يلعبون دورًا حاسمًا في تقديم الصورة الكبيرة والتخطيط لنجاح طويل الأمد للمؤسسة. بسببهم، تتجنب الشركة الأخطاء المكلفة التي قد تكون قاتلة للمنظمة اقتصاديًا.
تقديم التوجيه الاستراتيجي: تسعى كل شركة لجذب أفراد محددين يمكن أن يكون لهم قيمة من حيث تقديم التوجيه عندما تكون هناك أمور صعبة في متناول اليد. ينظر أعضاء مجلس الإدارة إلى السنوات الخمس أو العشر القادمة، لكن في بعض الأحيان تحتاج الشركة إلى أشخاص يعرفون أن الوضع الحالي هو الآن وهنا. في هذه الحالات، يصبح أصحاب المصلحة ذوي أهمية كبيرة.
سلبيات إدارة أصحاب المصلحة
تتمثل سلبيات إدارة أصحاب المصلحة فيما يلي:
عدم تخصيص وقت كافٍ لكل صاحب مصلحة: لا يحصل كل صاحب مصلحة على وقت كافٍ من المنظمة، مما قد يبدو تمييزيًا بعض الشيء. قد يشعر بعض أصحاب المصلحة بعدم التقدير إذا لم يتم تخصيص الوقت والاهتمام اللازمين لهم.
تغير قيمة أصحاب المصلحة: لن يظل كل صاحب مصلحة صاحب قيمة منخفضة إلى الأبد. قد يرتفع مستوى تأثير بعض أصحاب المصلحة الذين يعتبرون حاليًا ذوي قيمة منخفضة إلى مستوى أعلى في المستقبل. إذا لم يتم إيلاء اهتمام متساوٍ لكل صاحب مصلحة، فقد يؤدي ذلك إلى عدم الرضا أو الانتقام من أصحاب المصلحة في المستقبل الذين يشعرون بأنهم لم يُعطوا الاهتمام الكافي في الوقت الحالي.
