مهارات إدارية

كيفية إنشاء استراتيجية التواصل الداخلي (ولماذا هي مهمة)

إن استراتيجية التواصل الداخلي الفعّالة تُسهم بشكل ملحوظ في تعزيز أداء مؤسستك من خلال عدة جوانب.

أولاً، تساعد هذه الاستراتيجية في بناء ثقة الموظفين في القيادة، مما يعزز الشعور بالانتماء والولاء للمؤسسة. كما أنها تُمكّن الفرق المتنوعة من التعاون والعمل بتناغم نحو تحقيق الأهداف الرئيسية، وتضمن مواءمة تجربة الموظفين مع الهوية التجارية للمؤسسة التي تظهر للعامة.

فيما يلي، نستعرض العناصر الأساسية لاستراتيجية الاتصال الداخلي الناجحة وكيفية تطوير خطة تتماشى مع الأهداف المنشودة لتحقيق أفضل النتائج.

متى تنشئ استراتيجية التواصل الداخلي الخاصة بك؟

لا يوجد عدد مُحدّد من الموظفين يُشكّل قاعدة عامة عند الشروع في بناء استراتيجية التواصل الداخلي. ولكن، من الضروري بشكل خاص إعداد خطة والالتزام بها، خصوصًا عندما تضم مؤسستك العناصر التالية:

  • طبقات إدارية متنوعة
  • عدة مواقع أو أقسام عمل
  • موظفين يعملون عن بُعد
  • حالة أزمة مؤقتة أو قصيرة الأمد، مثل وباء عالمي أو كارثة طبيعية

تلعب الخطة الرسمية دورًا حاسمًا في الحفاظ على مُستوى عالٍ من الوعي بين جميع العاملين وتجنب الثغرات التي قد تظهر في الرسائل الداخلية.

التواصل الداخلي في الموارد البشرية

أهم عناصر استراتيجية التواصل الداخلي

ينبغي أن تكون خطة الاتصال الفعال متسقة دائمًا ومرتبطة بالخطة الإستراتيجية للمنظمة، بالإضافة إلى رسالتها ورؤيتها وقيمها.

هذا الربط يضمن الاتساق في الرسائل الموجهة ويسهم في تركيز جميع الأطراف على الأهداف ذاتها.

من الأفكار الممتازة أن تدمج خطة التواصل الداخلي لمؤسستك مع خطة التسويق الخارجية. هذا الدمج بين الرسائل الداخلية والخارجية يعزز مواءمة ثقافة الشركة مع الهوية التجارية، مما يعد عنصرًا فعّالًا للاحتفاظ بالمواهب داخل المؤسسة.

1. أنواع المعلومات للمشاركة

يجب أن تغطي استراتيجية الاتصال الداخلي في مؤسستك مجموعة المعلومات التي تقرر مشاركتها مع الموظفين. الأساسيات تشمل:

  • تحديثات حول التقدم المحرز نحو أهداف الشركة والفريق
  • الشكر والتقدير لإنجازات الأفراد والفرق
  • معلومات حول التغييرات المخطط لها

بالإضافة إلى ذلك، ينبغي أن تتضمن الخطة الجيدة حلقة ملاحظات يستطيع الموظفون استخدامها للمشاركة في:

  • رؤيتهم حول أداء الشركة
  • التغييرات التي يرغبون في رؤيتها أو اقتراحات للتحسين
  • المخاوف التي لديهم والتي تتطلب معالجة

هذا النوع من الملاحظات يمكن أن يوفر للقيادة رؤية أوضح للحالة العامة للشركة، كما يمكنه المساعدة في تحديد المشكلات الصغيرة قبل أن تتفاقم إلى مشكلات كبيرة.

2. مبادئ توجيهية للشفافية

حتى في الشركات الصغيرة جدًا، يجب أن يكون لدى القادة فكرة واضحة عما يريدون مشاركته وما يريدون الاحتفاظ به بشكل خاص أو لمشاركته لاحقًا.

يساعد إضفاء الطابع الرسمي على ما يجب مشاركته ومتى يجب مشاركته في تجنب المواقف التي قد يُعطي فيها المديرون عن طريق الخطأ لفرقهم معلومات أكثر أو أقل مما تنوي القيادة.

يعتمد مستوى المعلومات التي تشاركها شركتك مع الموظفين على عدة عوامل:

  • الوعد الأساسي لمؤسستك للعملاء
  • ثقافة شركتك
  • أسلوبك في القيادة

على سبيل المثال، قد يحتاج مقاول الدفاع إلى استراتيجية اتصال عالية المستوى تُبقي الموظفين على اطلاع دون المساس بمعلومات العميل الحساسة أو المقيدة.

من ناحية أخرى، قد تحتاج مجموعة محلية غير ربحية إلى تقديم معلومات أكثر تفصيلاً لإشراك الموظفين وإبقائهم متماشين بشكل وثيق مع الأهداف والمشاريع.

مهما كان مستوى الشفافية الذي تتبناه كجزء من خطتك، كن دائمًا حقيقيًا ومباشرًا عند التواصل مع موظفيك.

3. جدول زمني للاتصال الداخلي

تحدد الخطة الجيدة متى يتوقع الموظفون الحصول على المعلومات، مثل:

  • التحديثات التي تصدر كلما حدث شيء مهم، مثل الوصول إلى هدف مهم.
  • اجتماعات منتظمة للمعلومات التي يمكن أن تنتظر.
  • الأحداث غير المخطط لها التي تتطلب اتصالات فورية.

سيعتمد الجدول الزمني الدقيق الذي تتبعه مؤسستك على هيكلها وطريقة إدارتها.

على سبيل المثال، في بعض المؤسسات توجد مكالمات جماعية شهرية مع القيادة والمديرين، يليها توزيع المديرين للمعلومات التي يمكن مشاركتها مع فرقهم.

4. أدوات التواصل الداخلي لاستخدامها

بناءً على حجم مؤسستك ونطاقها الجغرافي، يمكنك اختيار التواصل عبر عدة قنوات، مثل:

  • اجتماعات (شخصيًا أو عبر مؤتمرات الفيديو)
  • رسائل الشركة على الإنترانت
  • منشورات مواقع التواصل الاجتماعي
  • قنوات أخرى، مثل تطبيقات الجوال والفيديو والبريد الإلكتروني

عند اختيار طريقة إرسال رسائلك، ضع في اعتبارك التركيبة السكانية لأجيال موظفيك وكيف تفضل الأجيال المختلفة التواصل – مثل البريد الإلكتروني مقابل الإشعارات النصية.

ثم، فكر في كيفية الحفاظ على اتساق رسالتك ووضوحها عبر القنوات المختلفة.

5. خطة للتواصل مع الموظفين في أزمة

يجب أن تتضمن خطة إدارة الأزمات أو الكوارث الحالية الخاصة بك استخدام العديد من القنوات المذكورة أعلاه للاتصال الداخلي أثناء حالات الطوارئ.

إعداد خطة قبل اندلاع الأزمة يمكن أن يساعد في:

  • تقليل الضرر الدائم
  • تقديم خطوات عملية تعزز الثقة في إدارتك وعلامتك التجارية
  • التحول من الشعور بالإرهاق بسبب الموقف السلبي إلى موقع يسوده الثقة والتركيز الاستراتيجي
  • إظهار الدعم لموظفيك

إذا وجدت نفسك مفاجئًا بحالة طوارئ، فإن تخصيص ساعة أو ساعتين مع الموظفين الرئيسيين لوضع استراتيجية وخطة اتصالات داخلية سريعة الاستجابة أمر ممكن. قد يكون هناك بعض التجربة والخطأ في تنفيذ الخطة، ولكن الحصول على التوافق ووضع استراتيجية متماسكة سيكون له فوائد عظيمة للإدارة وعلامتك التجارية وعملائك، والأهم من ذلك، موظفيك.

6. الملكية وخطة الصيانة

يجب أن تمتلك القيادة العليا دائمًا دور السفراء الرئيسيين لاستراتيجية التواصل الداخلي.

اعتمادًا على حجم الشركة وكيفية توظيفها، فمن المرجح أن تعمل القيادة جنبًا إلى جنب مع أخصائي اتصالات أو تسويق أو موارد بشرية لإدارة الخطة وتعزيز الرسائل المنقولة.

قد يُكلف هذا الأخصائي أيضًا بمهمة التحديثات، بالتعاون مع القيادة.

للحفاظ على خطتك محدثة ومتوافقة مع أهدافك، من الضروري مراجعة اتصالاتك الداخلية جنبًا إلى جنب مع:

  • التخطيط السنوي
  • التخطيط الاستراتيجي
  • أي تغييرات كبيرة في عملك

أحد أسباب تضمين الاتصال الداخلي في هذه الأحداث هو تحديد ما يجب توصيله وأفضل طريقة لتسلسل الرسائل الرئيسية وتعزيزها.

من خلال التخطيط السليم والمراجعات المنتظمة، ستدعم خطة التواصل الداخلي مهمتك وأهدافك، وتمكّن موظفيك، وتنمو مع مؤسستك.

فوائد التواصل الداخلي:

فيما يلي 5 أسباب رئيسية تسلط الضوء على أهمية الاتصال الداخلي:

1. يعزز مشاركة الموظفين والإنتاجية

ابدأ المحادثات الصحيحة عبر مؤسستك وشجع تجمع القادة والشركاء والموظفين معًا للتركيز على الاستراتيجيات الداخلية التي تعزز المشاركة والإنتاجية. يجب تشجيع الموظفين على تقديم أفكارهم وآرائهم؛ هذا يجعلهم يشعرون بالتقدير والاستماع، مما يؤدي إلى مزيد من المشاركة. عندما ينخرط الموظفون بنشاط، يكون لديهم الدافع للعمل بجدية أكبر وتحسين جودة العمل.

يمكن إعداد هذه الأنواع من المحادثات بسهولة من خلال منصات الاتصال الداخلية. لا حاجة لعقد اجتماعات طويلة تُعتبر مضيعة للوقت.

2. يشجع على توفير المعلومات

من الفوائد الأخرى للاتصال الداخلي أنه يضمن وصول الرسالة الصحيحة إلى الأشخاص المعنيين. بفضل التكنولوجيا الحديثة، يتمكن معظمنا من التواصل في أي وقت خلال اليوم، وخاصة في بيئة العمل. يتمتع العديد من الموظفين بإمكانية الوصول إلى شبكة الإنترانت الخاصة بالشركة، حيث يمكنهم الاتصال بها في الوقت الذي يناسبهم ومتابعة الاتصالات ذات الصلة.

كما يضمن الاتصال الداخلي الفعّال عدم تعرض الموظفين للحمل الزائد للمعلومات. إنه يحول دون الحاجة إلى قضاء ساعات طويلة في إرسال وقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتعليقات.

3. يحسن خبرة الموظف

تتضمن الاتصالات الداخلية أهمية كبيرة في التفاعل مع الموظفين، حيث إن العمل ضمن شركة تهتم بموظفيها يرسل رسالة إيجابية. يمكن استخدام هذه الاتصالات للإعلان عن:

  • أحداث الشركة
  • عضوية النادي الرياضي
  • مشروبات ووجبات خفيفة صحية مجانية
  • خدمة الكابينة المجانية للموظفين الذين يعملون في وقت متأخر
  • إدخال منطقة للاسترخاء

ما لم يكن الموظفون على علم بهذه الفوائد، فلن يتمكنوا من الاستفادة منها. هذا هو السبب في أن دور الاتصال الداخلي يُعد مهمًا ليس فقط للعمل ولكن أيضًا لأوقات الفراغ.

4. تقاسم الأهداف والغايات

إحدى أفضل الطرق لإيصال خارطة طريق عملك تتمثل في الاستفادة من منصة الاتصال الداخلية الخاصة بك. تقديم نظرة عامة وشرح أهدافك من خلال تدفق معلومات متسق يساعد الموظفين على الشعور بأنهم على اطلاع جيد وقادرون على اتخاذ الإجراءات المناسبة.

تؤكد خارطة الطريق الواضحة أيضًا على استراتيجية الشركة بحيث يكون لدى كل فرد في الفريق أو القسم رؤية محددة للمكان الذي تتجه إليه المنظمة. هذا يعطي نقطة مرجعية واحدة وواضحة تلخص الأهداف العامة. يمكن أن يعزز هذا الوضوح الثقة في اتخاذ القرارات والقيام بالأدوار المختلفة بكفاءة.

5. يوفر نقاط التركيز

يمكن استخدام الاتصال الداخلي لمحاذاة الفرق وتوجيهها حول كيفية تحديد أولويات الجهود وتوزيعها. يضمن الاتصال الداخلي الواضح في بيئة العمل أن يكون الموظفون على دراية بالمواعيد النهائية ويمكنهم تحديد جداول زمنية لتحقيقها. يؤكد هذا التركيز أيضًا على كيفية ملاءمة مشروع أصغر للصورة العامة ولماذا يكون الموعد النهائي المحدد مهمًا. على سبيل المثال، قد يلزم تنفيذ تثبيت برنامج جديد لقسم الموارد البشرية لالتقاط الاتجاه الموسمي.

الفرق بين التواصل الداخلي والخارجي

بينما يختلف شكل الاتصال الداخلي والخارجي، فإن كلاهما يتعلم ويستفيد من الآخر. لكي تكون الاتصالات فعّالة، يجب أن تستفيد كلتاهما من سرد القصص المؤثر وتطوير الاستراتيجيات والمقاييس الموثوقة.

لضمان نجاح الشركة، يجب على المتصلين الداخليين والخارجيين العمل معًا؛ يجب على المنظمات تحليل سياسات الاتصال الداخلية والخارجية لجعلها مكملة لبعضها البعض قدر الإمكان. تطوير الرسائل التي تحفز الموظفين على تحقيق أهدافهم المحددة بينما تضمن أيضًا جذب الشركاء والعملاء بشكل موحد للتواصل الفعّال.

إذا تم تطوير هذه الرسائل بشكل منفصل لكل من الاتصالات الداخلية والخارجية، فستظهر التناقضات. يجب أن يتعاون كلا النوعين من الاتصالات لرسم صورة شاملة موحدة للمؤسسة.

من المهم مراعاة النقاط التالية:

  • لم تعد المنظمات تتحكم فقط في الرسالة – لقد أتاحت وسائل التواصل الاجتماعي لأي شخص مشاركة وجهات نظره، مما جعل كل شخص بمثابة متحدث؛ سواء العملاء أو الموظفون.
    يجب أن يتماشى المتصلون الداخليون والخارجيون – فقد جعلت طرق التوصيل المختلفة من الصعب جعل هذين الشكلين من الاتصالات موحدًا، ولكن يظل من الممكن والضروري القيام بذلك لضمان واجهة موحدة للاتصالات.
  • يعتبر سرد القصص المقنع أمرًا حيويًا – فالبدائل المتاحة لمصادر المعلومات قد جعلت التركيز على سرد القصص أكثر فعالية في الإقناع من الحقائق والأدلة.
    التعاون – يجب أن يكون هناك حوار مستمر بين جميع وظائف الاتصال لضمان إيصال الرسالة الصحيحة في الوقت المناسب.
  • التواصل المؤسسي يتغير دائمًا. تمثل الخطوط غير الواضحة تحديات بالإضافة إلى الفرص التي، لكي يتم التعامل معها بنجاح، تحتاج إلى مواءمة وتعاون جهات الاتصال الداخلية والخارجية لضمان مشاركة جميع الجماهير المقصودة في رسائل غير مطلعة ومقنعة.

خطوات إنشاء استراتيجية التواصل الداخلي

إليك خطوات إنشاء استراتيجية التواصل الداخلي بشكل مفصل:

  1. تحديد الأهداف:
    • قبل كل شيء، يجب تحديد ما تهدف إلى تحقيقه من خلال التواصل الداخلي. هل الهدف هو تعزيز الانخراط، أو إعلام الموظفين بالتغييرات الاستراتيجية، أو تحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين؟ تحديد الأهداف بوضوح يساعد على توجيه كل الجهود التالية.
  2. تحليل الجمهور المستهدف:
    • فهم من هم الموظفون، ما هي احتياجاتهم، وكيف يفضلون تلقي المعلومات. هل لديهم تفضيلات خاصة بالمنصات؟ ما هي اللغات التي يجب أن تكون الرسائل متاحة بها؟ تحليل هذه الجوانب يضمن أن الرسائل ستصل إلى الجميع وبالطريقة الأكثر فعالية.
  3. اختيار القنوات والأدوات:
    • بناءً على فهم الجمهور، اختر الأدوات والمنصات التي تلبي احتياجات التواصل. هذا يمكن أن يشمل البريد الإلكتروني، الإنترانت، المجموعات الرقمية، تطبيقات الرسائل الفورية، النشرات الدورية، والاجتماعات العامة أو الافتراضية.
  4. تطوير المحتوى:
    • إنشاء محتوى يتوافق مع الأهداف ويخاطب الجمهور بطريقة مقنعة وواضحة. تأكد من أن المحتوى يعكس ثقافة الشركة ويدعم مبادئها الأساسية.
  5. تنفيذ الاستراتيجية:
    • بعد تحديد الأهداف، الجمهور، القنوات، والمحتوى، يأتي وقت التنفيذ. قد يشمل ذلك جدولة الإرساليات وإجراء الاجتماعات وتحديث المحتوى بانتظام للحفاظ على اهتمام وانخراط الموظفين.
  6. قياس الفعالية والتعديل:
    • استخدام أدوات تحليل البيانات لقياس فعالية التواصل الداخلي. هل يفهم الموظفون الرسائل؟ هل يشاركون بنشاط؟ استخدم الملاحظات لتعديل الاستراتيجية وتحسينها بمرور الوقت.

باتباع هذه الخطوات، يمكن إنشاء استراتيجية تواصل داخلي قوية وفعالة تدعم أهداف المؤسسة وتعزز بيئة عمل إيجابية.

في الختام، يظهر بوضوح أهمية وجود استراتيجية تواصل داخلي فعالة في أي مؤسسة تسعى للنجاح والتميز. تعد هذه الاستراتيجيات حيوية للحفاظ على بيئة عمل متجانسة ومحفزة، حيث تساعد في بناء جسور الثقة والتفاهم بين جميع المستويات الوظيفية داخل المنظمة. عبر تطبيق خطوات تطوير استراتيجية التواصل الداخلي بدقة، من تحديد الأهداف وتحليل الجمهور، إلى اختيار القنوات المناسبة وتقييم الفعالية، يمكن للشركات تعزيز مستويات الإنتاجية والرضا الوظيفي.

لا يقتصر دور التواصل الداخلي على نقل المعلومات فحسب، بل يمتد ليشمل تعزيز العلاقات داخل المنظمة وضمان التوافق الاستراتيجي مع الأهداف العامة للشركة. ومن هنا، يبرز التواصل الداخلي كأداة أساسية للإدارة، تؤثر مباشرةً على نجاح المؤسسة وقدرتها على مواجهة التحديات المستقبلية. إن الاستثمار في تطوير استراتيجية تواصل داخلي متكاملة ومستدامة هو بلا شك استثمار في مستقبل المنظمة نفسها.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...

Leave a Comment