مهارات إدارية

ما هي البيروقراطية؟ خصائصها؟ ومبادئها؟

البيروقراطية

مبادئ النظرية البيروقراطية

تُعتبر البيروقراطية منظومة معقدة تضم أنظمة وعمليات متعددة الطبقات، حيثُ تمَّ تصميم هذه الأنظمة والإجراءات للحفاظ على الوحدة والسيطرة داخل المؤسسة. تُصف البيروقراطية الأساليب المعتمدة في المؤسسات الكبيرة أو الحكومات، وعلى سبيل المثال، قد تنشأ شركة نفط بيروقراطية لفرض إكمال موظفيها لفحوصات السلامة أثناء العمل على منصة النفط.

تعود جذور مصطلح البيروقراطية إلى كلمة “bureau” الفرنسية وتعني المكتب، وكلمة “kratos” اليونانية الأصل وتعني السلطة. وبالتالي، يتمثل مفهوم البيروقراطية في الأساس في سلطة المكتب.

كان عالم الاجتماع الألماني ماكس ويبر (1864-1920) من أوائل المفكرين في العصر الحديث الذين صاغوا مفهومًا للبيروقراطية، حيث وضع ويبر نموذجًا مثاليًا لهذا المفهوم باعتباره طريقة عقلانية لتنظيم عمل معقد.

خصائص البيروقراطية

وصف عالم الاجتماع الألماني ماكس ويبر الخصائص المثالية للبيروقراطية وقدم تفسيرًا للظهور التاريخي للمؤسسات البيروقراطية. وفقًا لفيبر، فإن السمات المميزة للبيروقراطية تميزها بشكل حاد عن الأنواع الأخرى من التنظيم على أساس أشكال غير قانونية من السلطة. لاحظ ويبر أن ميزة البيروقراطية هي أنها كانت أكثر أشكال التنظيم كفاءة تقنيًا، وتمتلك خبرة متخصصة ويقين واستمرارية ووحدة. ظهور البيروقراطية كشكل مفضل للتنظيم حدث مع ظهور اقتصاد قائم على المال (مما أدى في النهاية إلى تطور الرأسمالية) حيث يحتاج أرباب الأعمال إلى ضمان المعاملات غير الشخصية والعقلانية القانونية. سرعان ما نشأت المنظمات الآلية (على سبيل المثال، شركات الأعمال ذات الأسهم العامة) لأن تنظيمها البيروقراطي جهزها للتعامل مع المتطلبات المختلفة للإنتاج الرأسمالي بشكل أكثر كفاءة من صغار المنتجين.

الكفاءة القضائية

تعدّ الكفاءة القضائية عنصرًا أساسيًا في التنظيم البيروقراطي، حيث يتم تقسيمها إلى وحدات ذات مسؤوليات محددة. في الأساس، تشير الكفاءة القضائية إلى التخصص البيروقراطي، حيث تلعب كل عنصر دورًا محددًا. تتوسّع مسؤوليات الأفراد مع تقدمهم في التسلسل الهرمي التنظيمي. لكن على الرغم من تجزؤها والكفاءة العالية في الأداء، قد تؤدي الوحدات المتخصصة إلى بعض المشاكل التنظيمية، فقد تجد الوحدات أو الأفراد صعوبة في تحديد المشكلات خارج نطاق اختصاصهم والتعامل معها بشكل مناسب، مما قد يؤدي إلى تداخل في معالجة المشاكل والأولويات داخل نطاق القدرات المحددة للوحدة. يمكن أن تؤدي هذه الميزة للبيروقراطية إلى نقل المسؤولية عندما يُسمح للوحدات بتعريف المشكلة على أنها تنتمي إلى وحدة أخرى، مما يترك المشكلة دون حل. بدلاً من ذلك، ينبغي لكل وحدة داخل المؤسسة أن تكون مسؤولة عن معالجة المشكلة التي تتعلق بمصالحها ومهاراتها.

القيادة والسيطرة

تتمتع البيروقراطية بخطوط قيادة وسيطرة واضحة، حيث يتم تنظيم السلطة بشكل هرمي، حيث يتحمل الأعلى المسؤولية ويتم تفويض السلطة تدريجيًا إلى الأسفل. نظرًا للضيق في الرؤية التنظيمية الناتج عن الكفاءات القضائية المحدودة والمتخصصة، فإن القدرة على التنسيق والسيطرة على الوحدات المتعددة ضرورية. تعدّ السلطة الرابطة التي تجمع بين التنوع وتمنع الوحدات من التصرف بحرية بلا قيود. ومع ذلك، تلقت بعض جوانب الحياة البيروقراطية اهتمامًا عكسيًا، مثل دور السلطة الهرمية في تحقيق القيادة والسيطرة التنظيمية. حيث أكدت الانتقادات على أن التنظيم الهرمي يمكن أن يكبح الدوافع الإبداعية ويفرض أنماطًا من السلوك تكون مبنية على توقعات القيادة. توفر القيادة والسيطرة، التي تعتبران ضروريتين لتنسيق العناصر المتنوعة للتنظيم البيروقراطي، زيادة المسؤولية التدريجية والتفويض وتقليل السلطة التقديرية إلى الأسفل.

الإستمرارية

تُعتبر الاستمرارية عنصرًا آخر أساسيًا في التنظيم البيروقراطي، حيث تتطلب السلطة القانونية العقلانية قواعدًا وإجراءات موحدة للوثائق المكتوبة والسلوك الرسمي. توفر ملفات البيروقراطية ذاكرة تنظيمية، وتمكنها من متابعة الإجراءات السابقة والقياسية. القدرة على استخدام الإجراءات القياسية تزيد من كفاءة المؤسسات من خلال تقليل التكاليف المرتبطة بأي معاملة معينة. تُسجّل ملفات التنظيم الإجراءات والسلوك السابق وسجلات الموظفين، مما يسمح لأي منظمة بالبقاء مستمرة وبالتالي مستقلة عن أي قيادة محددة. وعمومًا، فإن الاستمرارية أمر حيوي لقدرة المنظمة على الحفاظ على هويتها وثقافتها. ومع ذلك، فإن الاستمرارية قد تؤدي أيضًا إلى تكرار الأنشطة بشكل منتظم وغير دقيق، مما يزيد من عدم الدقة.

الإحتراف

تحتاج المنظمات البيروقراطية إلى توازن دقيق بين الاستفادة من فوائد الاحتراف وإدارة المخاطر المحتملة المرتبطة به. يمكن للإحتراف أن يساعد في تعزيز الكفاءة والاستمرارية داخل المؤسسة، لكنه قد يؤدي أيضًا إلى تحديات فيما يتعلق بالمساءلة والتغيير. من المهم أن تعمل المنظمات على تطوير آليات لضمان أن البيروقراطيين المحترفين يظلون على اتصال وثيق بأولئك الذين يخدمون وأن يكونوا على دراية بالاحتياجات والتطلعات الخاصة بهم.

علاوة على ذلك، يمكن لتعزيز ثقافة المساءلة داخل المنظمة أن يساهم في تقليل المخاطر المحتملة المتعلقة بالسلطة المتمركزة. يجب أيضًا على القادة البيروقراطيين المحترفين أن يكونوا مدركين لتأثيرهم وأن يتبنوا ممارسات تشجع على التفاعل والشفافية داخل المؤسسة.

في النهاية، يمكن أن يسهم الإحتراف بشكل كبير في تحقيق أهداف المؤسسة وتحقيق النجاح المستدام، ولكن يجب أن تكون هناك آليات فعّالة للمساءلة والتواصل لضمان أن يستفيد الجميع من مزايا هذا النهج بشكل متساوٍ.

القواعد

القواعد تمثل إطاراً أساسياً للتنظيم البيروقراطي، وتلعب دوراً حيوياً في تحديد السلوك والقرارات داخل المؤسسة. إذ توفر القواعد المعتمدة والموثقة إرشادات واضحة للموظفين بشأن كيفية القيام بالأنشطة والمهام المختلفة بطريقة منتظمة ومنظمة.

توفر القواعد الثبات والتوازن داخل المؤسسة، وتضمن أن العمليات تتم بطريقة منهجية ومنظمة دون تحيز أو اعتباط. وبالتالي، تحافظ القواعد على النظام والانضباط داخل المؤسسة، مما يسهل إدارة العمل وتحقيق الأهداف المحددة.

مع ذلك، يجب مراعاة أن الالتزام الصارم بالقواعد قد يؤدي في بعض الأحيان إلى تعقيدات غير مرغوب فيها. فقد تجعل القواعد الصارمة عملية التغيير داخل المؤسسة معقدة وصعبة، وتقيد قدرة الموظفين على التكيف مع التحولات السريعة في البيئة الخارجية.

من الضروري أن تكون القواعد مرنة بما يكفل التكيف مع التحديات الجديدة والمتغيرات في السوق. يمكن للمؤسسات الناجحة تطوير إطار للقواعد يتيح التوازن بين الثبات والمرونة، مما يسمح بالحفاظ على الانضباط والنظام دون تقييد القدرة على التكيف والابتكار.

كيف تعمل البيروقراطية

البيروقراطية تعمل على أساس القواعد والإجراءات المحددة التي توجه سلوك الموظفين داخل المنظمة. هذه القواعد والإجراءات تحدد الصلاحيات والمسؤوليات وتحد من درجة الحرية الشخصية في اتخاذ القرارات.

في النظام البيروقراطي، تتبع العمليات هيكل هرمي يمثل السلطة والتحكم، حيث يكون هناك تقسيم واضح للمسؤوليات والصلاحيات بين المستويات المختلفة من التنظيم. يتطلب هذا النظام البيروقراطي الالتزام بالإجراءات والتقارير الموثقة والتدقيق المستمر لضمان التوافق مع القواعد والمعايير المعتمدة.

من جانب آخر، يمكن أن تؤدي البيروقراطية إلى بعض العواقب غير المرغوب فيها، مثل التباطؤ في اتخاذ القرارات والتعقيد الزائد في الإجراءات. ومع ذلك، فإن البيروقراطية تساعد في توفير النظام والتنظيم، وتحد من حدوث الفوضى والاختلال داخل المنظمة.

على الرغم من الانتقادات التي قد توجه للبيروقراطية، فإنها تظل نموذجاً هاماً لتنظيم العمل في العديد من المؤسسات والمنظمات، حيث يمكن أن توفر الاستقرار والتنظيم اللازمين لضمان النجاح والاستمرارية في العملية التشغيلية.

انتقادات للبيروقراطية

الانتقادات للبيروقراطية تركز على عدة نقاط:

  1. التعقيد والبيروقراطية الزائدة: تعتبر البيروقراطية مرتبطة بالإجراءات المعقدة والمتشعبة التي يمكن أن تجعل عملية اتخاذ القرار بطيئة ومعقدة. يمكن أن تؤدي هذه البيروقراطية الزائدة إلى فقدان الكفاءة والفاعلية في العمليات التشغيلية.
  2. المقاومة للتغيير: تعتبر البيروقراطية أحيانًا عائقًا أمام التغيير والابتكار، حيث أن الهياكل الصارمة والقواعد المحددة قد تجعل من الصعب تطبيق التحسينات والتغييرات الجذرية.
  3. ضياع الكفاءة: قد يؤدي التركيز الزائد على الإجراءات والقواعد دون مراعاة الكفاءة والفعالية إلى تقليل الإنتاجية وتكلفة إجراءات التشغيل.
  4. البطء في اتخاذ القرارات: يمكن أن تؤدي البيروقراطية إلى تباطؤ عملية اتخاذ القرارات نظرًا للتأكيد الزائد على الإجراءات والتقارير والموافقات.
  5. العزلة عن الابتكار: قد تؤدي الهياكل البيروقراطية الصارمة إلى عزل المؤسسة عن الابتكار والتطور، مما يمنعها من التكيف مع التغييرات في السوق وتلبية احتياجات العملاء بفعالية.

البيروقراطية في الحكومة والأعمال (البيروقراطية الإدارية)

البيروقراطية تلعب دورًا حاسمًا في كل من الحكومة والشركات، وهي أسلوب إداري يعتمد على القواعد والإجراءات المحددة والتنظيم الهرمي. في الحكومة، تساعد البيروقراطية في تنظيم العمليات وتوجيه القرارات، مما يسهل تحقيق الأهداف العامة للمجتمع.

في المنظمات الكبيرة، تعمل البيروقراطية على توجيه العمليات الداخلية وتنظيم العلاقات بين الأفراد والأقسام المختلفة. على الرغم من أن البيروقراطية يمكن أن تزيد من الفعالية والتنظيم، إلا أنها قد تقيد الإبداع والمرونة في بعض الأحيان.

تحاول البيروقراطية إدارة التعقيد من خلال تقسيم العمل إلى وحدات صغيرة وتحديد السلطة والمسؤوليات بوضوح، وهذا قد يساهم في تقليل الارتباك وزيادة الشفافية والمساءلة. ومع ذلك، يمكن أن تؤدي التركيز الزائد على الإجراءات والقواعد إلى تباطؤ الاستجابة للتغييرات والتحديات الجديدة.

بشكل عام، تشكل البيروقراطية جزءًا أساسيًا من البنية التنظيمية للحكومة والشركات، وتلعب دورًا هامًا في تحقيق الأهداف المؤسسية وضمان الاستمرارية والتنظيم. ومع ذلك، يجب أن يتم موازنة الحاجة إلى التنظيم مع الحاجة إلى الابتكار والتطوير المستمر لضمان النجاح على المدى الطويل.

مزايا البيروقراطية

  1. تقسيم العمل: يساعد في تحسين الإنتاجية والكفاءة من خلال تخصص الموظفين في مهام محددة.
  2. الكفاءة: يسمح بتنفيذ العمل بكفاءة عالية بفضل الهيكل الهرمي والتسلسل الواضح للسلطة والمسؤولية.
  3. المساءلة: يضمن توفير مسار واضح للمساءلة، حيث يمكن للمواطنين والموظفين تحديد المسؤولين وتقديمهم للمساءلة عن أدائهم.
  4. صنع القرار: يسمح بتوزيع السلطة وصنع القرارات بشكل منطقي ومنظم، مما يزيد من فعالية عمليات اتخاذ القرار داخل المنظمة.
  5. القواعد: توفر مجموعة واضحة من القواعد والإجراءات التي تحدد السلوك المقبول وتقلل من حدوث عدم الالتزام.
  6. سهولة الإدارة: يسهل إدارة المنظمة بشكل أكبر من خلال هيكل هرمي محدد، مما يسمح بتطبيق وتغيير السياسات والقواعد بسهولة.

على الرغم من هذه المزايا، يجب مراعاة أن البيروقراطية قد تعاني من بعض العيوب أيضًا، مثل البطء في اتخاذ القرارات وقلة المرونة في التكيف مع التغييرات. لذا، يجب موازنة هذه المزايا مع الحاجة إلى التطور والابتكار داخل المنظمة.

عيوب البيروقراطية

الروتين: تتبع البيروقراطية مجموعة معينة من القواعد والأنظمة، مما يؤدي إلى نقص المرونة وقد يؤدي في كثير من الأحيان إلى عدم الكفاءة.

التأخيرات البيروقراطية: غالبًا ما تُسبب مجموعة القواعد المعقدة في النظام البيروقراطي تأخيرات طويلة.

الفساد البيروقراطي: يمكن أن يكون الفساد في المستويات العليا من البيروقراطية كارثيًا للغاية على الاقتصاد.

تغيير الأهداف: إن عملية إنجاز العمل في نظام البيروقراطية مرهقة، حيث غالبًا ما تُعطى أهمية أكبر لمجموعة القواعد مقارنة بالنتيجة النهائية.

الأعمال الورقية: قد تكون هناك حاجة إلى الكثير من الأعمال الورقية حتى للأعمال البسيطة جدًا.

التقسيم: نظرًا لتقسيم الوظائف عبر الفئات، فإنه يقيد فرص التعاون ويقيد الإبداع خلال العمل الجماعي.

المحسوبية: غالبًا ما تكون المحسوبية في البيروقراطية مشكلة، حيث قد يفضل المدراء الذين يجلسون في القمة موظفيهم ويساعدونهم على النهوض بشكل أسرع من الأفراد الأكثر استحقاقًا.

صنع القرار: يعتمد صنع القرار في البيروقراطية على مجموعة معينة من القواعد، مما يؤدي غالبًا إلى اختيار القرارات المبرمجة بينما لا يتم استكشاف السبل الأحدث.

مبادئ نهج الإدارة البيروقراطية

التقسيم السليم للعمل:
يجب أن يكون تقسيم تخصص العمل ثابتًا، ويجب أن يكون هناك توازن بين السلطة والمسؤوليات.

سلسلة من الأوامر:
يجب بناء التسلسل القيادي أو التسلسل الهرمي التنظيمي بطريقة تمكن المعلومات المتعلقة بالقرارات والأعمال من التدفق بشكل فعّال من الأعلى إلى الأسفل.

الفصل بين الممتلكات الشخصية والرسمية:
يعتبر المالكون وأصول المؤسسة منفصلين، ويمكن للمالك أو المؤسسة معاملتهما على أنهما متشابهان.

تطبيق قواعد متسقة وكاملة:
يجب أن تكون هناك قواعد وأنظمة مناسبة في المنظمة لإدارتها بشكل فعّال، ويجب اتباع هذه القواعد في كل خطوة من خطوات المنظمة.

الاختيار والترقية على أساس المؤهلات:
يجب أن يتم اختيار العمال وترقيتهم على أساس المؤهلات مثل المهارات والخبرة والعمر، دون تأثير من العلاقات الشخصية أو المزايا.

التدريب على متطلبات الوظيفة والمهارات:
هناك فرق بين الإدارة وأقسام أخرى من التنظيم، وتدريب وتحسين مهارات الإدارة أمر مهم لضمان فعالية العمل وتحقيق الأهداف المنظمة.

تطبيق قواعد متسقة وكاملة

وبالتالي، فإن العناصر الأساسية للتنظيم البيروقراطي الخالص تشمل تأكيداً على الإنتظام الإجرائي، والنظام الهرمي للمساءلة والمسؤولية، وتخصص الوظيفة، والاستمرارية، والأساس القانوني العقلاني، والمحافظة الأساسية. يُظهر انتشار الرأسمالية والتركيز على معاملات العملة القياسية الحاجة إلى أشكال بيروقراطية للتنظيم في كل من القطاعين العام والخاص. ومع ذلك، فإن العناصر الحاسمة للشكل البيروقراطي للتنظيم قد تتعارض أيضًا مع بعضها البعض وغالبًا ما تكون أساس الإنتقادات التي تعتبر البيروقراطية مختلة. باختصار، ما يجعل البيروقراطية تعمل قد يعمل ضدها.

مبادئ البيروقراطية

المبادئ الخمسة للبيروقراطية تتمثل في:

1- تعزيز العلاقات الرسمية في العمل:
تشير هذه المبادئ إلى أهمية العلاقات الرسمية في بيئة العمل، حيث تتناول الحديث عن العمل والتفاعل بين الموظفين داخل نطاق المؤسسة. على عكس العلاقات الشخصية التي تحدث خارج نطاق العمل.

2- القواعد والإجراءات الرسمية:
يشير هذا المبدأ إلى القواعد والإجراءات المكتوبة التي يلتزم بها جميع أفراد المؤسسة ويخضعون لها.

3- الاختيار على أساس الجدارة:
يتمثل في اختيار الأفراد وتوظيفهم وفقًا للكفاءة والشهادات، دون الاعتماد على الصداقة أو العلاقات الشخصية.

4- التسلسل الهرمي:
يتمثل في تنظيم المناصب وتحديد سلسلة الأوامر والمستويات الإدارية الثلاثة: العليا، الوسطى، والدنيا.

5- تقسيم العمل:
تتضمن تجزئة الوظائف إلى مهام ونشاطات بسيطة وروتينية، حيث يعمل كل فرد داخل المؤسسة على أعمال محددة تناسب وظيفته.

ما هى أنواع البيروقراطية؟

أجمع علماء البيروقراطية على وجود 3 أنواع أو نماذج للبيروقراطية تتمثل في:

1- النموذج الاحتكاري:
هذا النوع يعتمد على قلة الكفاءة والمنافسة، حيث يتفق المشاركون فيه على نظام الاحتكار. يتميز بالمواصلة دون مواجهة منافسة حقيقية، مما يؤدي إلى استخدام الموارد بشكل غير كفء.

2- نموذج الامتلاك والاستحواذ:
يتميز بتوسع القادة في البيروقراطية والسعي المستمر لتوسيع حجم وميزانية المؤسسات، بالإضافة إلى التنافس على السلطة والموارد بين الرؤساء.

3- النموذج الوبيري:
هذا النموذج مقترح من قبل العالم الاجتماعي الألماني ماكس فيبر، ويتميز بالتسلسل الهرمي والاختصاص وتقسيم العمل. يتم تنظيم الهرم الإداري بشكل واضح ويُفضل التخصص في مجالات محددة لزيادة الكفاءة. تقسيم العمل يُجزئ المهام إلى مهام صغيرة يعمل عليها مجموعات مختلفة حتى الانتهاء منها.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...

Leave a Comment