التخطيط الإداري هو إحدى وظائف الإدارة الخمسة، ويهدف إلى ضمان الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والاقتصادية في العمليات التجارية. يسبق هذا النوع من التخطيط جميع الأنشطة الأخرى في الأعمال التجارية، حيث يعتبر الأساس الذي تبنى عليه جميع الإجراءات اللاحقة.
التخطيط الإداري عبارة عن عملية رسم المسار لتحقيق الأهداف النهائية للعمليات التجارية من خلال تحديد تسلسل الأحداث المتوقعة بدرجة معقولة من اليقين. هذه العملية تشمل تحديد الأهداف، توزيع الموارد، وتحديد الجداول الزمنية لتنفيذ المهام، مما يضمن تحقيق الفعالية والكفاءة في إدارة العمليات.
ما سنتكلم عنه في هذا المقال هو كالتالي:
- مقدمة عن التخطيط الإداري
- مفهوم التخطيط الإداري
- أهمية التخطيط الإداري
- خطوات التخطيط الإداري الناجح
- أنواع التخطيط الإداري
- خصائص التخطيط الإداري
- معوقات التخطيط الإداري
مقدمة عن التخطيط الإداري
التخطيط الإداري هو الوظيفة الأساسية للإدارة، ويهدف إلى ضمان الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والاقتصادية في العمليات التجارية. يسبق هذا النوع من التخطيط جميع الأنشطة الأخرى في الأعمال التجارية، حيث يعتبر الأساس الذي تُبنى عليه جميع الإجراءات اللاحقة.
التخطيط الإداري هو عملية رسم المسار لتحقيق الأهداف النهائية للعمليات التجارية من خلال تحديد تسلسل الأحداث المتوقعة بدرجة معقولة من اليقين. لا يقتصر الأمر على توقع عواقب القرارات فحسب، بل يشمل أيضًا توقع الأحداث التي قد يكون لها تأثيرات على المشروع التجاري.
وبالتالي، فإن التخطيط الإداري هو الذي يقرر في الوقت الحاضر ما يجب القيام به في المستقبل، ويوجه جهود وموارد المؤسسة نحو الأهداف المشتركة.
على حد تعبير دراكر، “وظيفة التخطيط للإدارة هي العملية المستمرة لاتخاذ قرارات ريادية (المخاطرة) حالية بشكل منهجي وبأفضل معرفة ممكنة بمستقبلها، وتنظيم الجهود اللازمة لتنفيذ هذه القرارات بشكل منهجي، وقياس نتائج هذه القرارات مقابل التوقعات من خلال ردود الفعل المنظمة.”
يتطلب التخطيط الإداري كلاً من الإبداع والتحليل في تحديد فرص العمل والقيود، ومن هنا يطلق عليه فن الممكن. إنها عملية توجيه الشركة نحو أهداف محددة بوضوح مع أوضح رؤية ممكنة للمستقبل. إن تحديد ما هو مطلوب وتحديد الإجراءات المطلوبة يشاركان في التخطيط.
ومن ثم تُعرف باسم عملية مطابقة الموارد بالفرص، وأيضًا هو نشاط موجه نحو المستقبل. يحدد بالتفصيل ما سيتم القيام به، ومن يقوم به، ومتى يتم تحقيق هدف التعهد.
وتجدر الإشارة إلى أن التخطيط ليس “طباعة زرقاء” للعمليات المستقبلية، بل هو في الأساس مشكلة اختيار. تكمن أساسيات التخطيط في توفير هيكل قرار متكامل للمشروع ككل.
يتطلب التفكير في تشكيل مستقبل المشروع بدلاً من توقع تكيف المنظمات مع المستقبل على النحو الذي تشكله قوى بلا اتجاه. وبهذا المعنى، فإن التخطيط في الإدارة هو تحديد النتائج المرجوة وسبل ووسائل تحقيقها.
اقرأ أيضا: التنظيم الإدراي
مفهوم التخطيط الإداري
التخطيط الإداري هو عملية تقييم أهداف المنظمة وإنشاء خطة عمل واقعية ومفصلة لتحقيق تلك الأهداف. تمامًا مثل كتابة خطة عمل، تأخذ خطة الإدارة في الاعتبار استراتيجيات الشركة قصيرة وطويلة الأمد.
يحدد التخطيط مسبقًا ما يجب القيام به وكيفية القيام به، متى يتم ذلك ومن الذي يجب أن ينفذه. التخطيط يحدد من أين تبدأ وأين تصل. التخطيط هو عملية فكرية تتضمن التفكير قبل التصرف، لذلك فهو ضروري للإدارة.
بعض تعاريف التخطيط الإداري هي كما يلي:
تعريف التخطيط وفقًا لثيو هايمان: “التخطيط يقرر مسبقًا ما يجب عمله. عندما يخطط المدير، فإنه يعرض مسار عمل للمستقبل، في محاولة لتحقيق بنية متسقة ومنسقة للعمليات تهدف إلى تحقيق النتائج المرجوة.”
مفهوم التخطيط الإداري وفقًا لجورج آر تيري: “إنه اختيار الحقائق وربطها وإنشاء واستخدام الافتراضات فيما يتعلق بالمستقبل، في تصور وصياغة الأنشطة المقترحة التي يعتقد أنها ضرورية لتحقيق النتائج المرجوة.”
وفقًا لألفورد وبيتي: “التخطيط هو عملية التفكير، البصيرة المنظمة، الرؤية القائمة على الحقائق والخبرة المطلوبة للعمل الذكي.”
وفقًا لكونتز وأودونيل: “التخطيط هو عملية فكرية، وتحديد واعٍ لمسارات العمل، وإسناد القرارات إلى الغرض، والحقائق والتقديرات المدروسة.”
في الختام، يمكننا تحديد التخطيط الإداري على أنه “عملية التفكير، والبصيرة المنظمة، والرؤية القائمة على الحقيقة والخبرة المطلوبة للعمل الذكي.” إنها جدولة دقيقة للجهود والاستثمار، ومزيج متكامل من الرجال والآلات والمال والجهد لتحقيق هدف محدد في وقت معين في المستقبل.
لتطوير نفسك بشكل أفضل، أنت بحاجة إلى:
- التعرف على مبادئ الإدارة حسب فايول.
- معرفة كيفية تحفيز الموظفين لمزيد من الإنتاجية.
- فهم تخصص نظم المعلومات الإدارية.
الغرض من التخطيط هو تحديد الأهداف والأغراض المستقبلية ووضع استراتيجيات وخطط لتحقيقها. يساعد التخطيط في تنظيم الموارد وتحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف، وبالتالي يساهم في تحسين الكفاءة والفعالية.ما هو الغرض من التخطيط؟
أهمية التخطيط الإداري
التخطيط في العمل ضروري للنجاح. عندما يكون لدى الشركة عملية تخطيط وخطة للمتابعة، يكون القادة مجهزين بشكل أفضل للاستعداد للمستقبل. تخلق خطة العمل تركيزًا للشركة، وتوحيد الموظفين نحو أهداف مشتركة. عندما يعمل الجميع معًا، يكون من الأسهل إدارة الوقت والموارد، لتهيئة الشركة للنمو.
التخطيط والأهداف
يساعد التخطيط الشركة على تحديد أهدافها. يتيح التحضير للمستقبل لقادة الأعمال التفكير في التأثير الذي يرغبون في أن تحدثه الشركة وإيجاد طريقة لتحقيق ذلك. عندما يعمل الفريق معًا لتحديد الأهداف، فإنه يتيح للجميع أن يكونوا على نفس الصفحة، ويعملون من أجل هدف مشترك. يكون العمال أكثر قدرة على التعرف على طرق العمل لتحقيق الأهداف، وكذلك السلوكيات التي يجب تجنبها لمنع الشركة من الوصول إلى أهدافها.
إدارة الوقت بكفاءة
إذا كانت الشركة لا تعرف ما الذي تعمل على تحقيقه، فلن يعرف القادة أين يركزون جهودهم. عندما لا تكون خطة العمل في مكانها الصحيح، غالبًا ما تضيع الشركة الوقت في المهام التي تحقق القليل من القيمة المضافة أو لا تحقق أي قيمة مضافة إلى المحصلة النهائية. يسمح التخطيط الإداري للأعمال التجارية بتحديد المسؤوليات الأكثر أهمية، بحيث يمكن تخصيص الوقت المناسب لإكمالها.
تخصيص الموارد
يمكن للموظفين التعامل مع العديد من المشاريع فقط في وقت واحد. إن وجود خطة لتوجيه اتجاه الشركة يسمح للمديرين باختيار المهام للموظفين التي تكون أكثر منطقية لتلبية أهداف العمل. عندما يعمل الجميع معًا في مشاريع يمكن أن يكون لها أكبر تأثير، فإن ذلك يضع الشركة في وضع أفضل لتحقيق النجاح.
الاستعداد لعدم اليقين
عندما يكون لدى الشركة خطة، تكون الإدارة أفضل تجهيزًا للتعامل مع عدم اليقين. يمكن إنشاء الخطط للتعامل مع السيناريوهات المستقبلية المحتملة، بحيث تكون الشركة مستعدة لأي موقف بقائمة من الموارد. يمكن أن تؤدي الظروف الغامضة إلى انهيار الشركة، لكن الإعداد المناسب يمكن أن يكون المفتاح للبقاء واقفًا في الأوقات الصعبة.
تنمية الأعمال الحالية
يسمح التخطيط السليم للإدارة بتوسيع الأعمال. عندما يتم وضع خطة، تكون الإدارة قادرة على مراجعة نقاط القوة والضعف في الشركة بسهولة. يسمح هذا للقادة بتحديد المجالات التي يمكن أن تتوسع فيها الأعمال بنجاح. وجود خطة استراتيجية يجعل من السهل تحديد فرص الأعمال الجديدة. تذكر أن تعيد معالجة خططك الاستراتيجية مع مرور الوقت، لأن مجموعة متنوعة من العوامل يمكن أن تؤثر على ما خططت له في الأصل.
لا يمكن التقليل من أهمية التخطيط الإداري، بغض النظر عن أهدافك.
التخطيط في الإدارة يعدّ أساسياً لتحقيق الأهداف والنجاح. يساعد في تحديد الأهداف، تحديد الأولويات، توزيع الموارد بكفاءة، واتخاذ القرارات الصحيحة. كما يسمح التخطيط بتحديد المشكلات المحتملة مقدمًا ووضع استراتيجيات لمواجهتها. ببساطة، التخطيط يجعل الإدارة أكثر فعالية واقتصادية.ما هي اهمية التخطيط في الاداره؟
خطوات التخطيط الإداري الناجح
إذا كانت لديك فكرة واضحة عن مكانك والمكان الذي تريد الذهاب إليه، من ناحية الأعمال، يمكنك تطوير خطة واقعية وقابلة للتحقيق للوصول إلى هناك. تساعد عملية التخطيط الإداري شركتك من خلال خطوات تحديد النتيجة المرجوة وتطوير استراتيجية لتحقيقها. يساعدك ضبط عملية التخطيط هذه على المضي قدمًا بوضوح، ويوفر لك الوقت الضائع والطاقة ورأس المال.
تقييم حالتك:
لتعرف إلى أين تريد أن تذهب، يجب أن تفهم أولاً مكانك. اجمع بيانات حول الوضع الحالي لشركتك، بما في ذلك أرقام المبيعات وتعليقات العملاء. حدد نقاط القوة والضعف في الشركة، واطلب كل من الأصوات الداخلية لموظفيك والأصوات الخارجية لعملائك.
تحديد القيم والنتائج المرجوة:
حدد القيم والنتائج التي تريد أن تحققها شركتك، واذكرها بوضوح. قم بصياغة بيان رؤية من خلال توضيح الأفكار والقيم المركزية التي تبقي عملك على المسار الصحيح، مثل خدمة العملاء الممتازة أو الالتزام بحماية البيئة. اعمل مع فريق إدارتك لتوضيح هذه الرؤية، وتأكد من وجود إجماع حول اعتمادها كمبدأ إرشادي لشركتك.
وضع أهداف قابلة للقياس:
استخدم الرؤية التي وضعتها لإنشاء أهداف قابلة للقياس. على سبيل المثال، إذا كنت تقدر خدمة العملاء، فقد تعمل على تحقيق هدف الاستجابة لكل جزء من ملاحظات العملاء. إذا كنت ملتزمًا بالقيم البيئية، فيمكنك تحديد هدف أن يكون لديك مكان عمل خالٍ من الكربون في غضون ثلاث سنوات. كن واضحًا ومحددًا قدر الإمكان عند إنشاء أهدافك، واستخدم الأرقام لقياس التقدم والنجاح، ورسم الجداول الزمنية لتحقيق أهدافك.
إنشاء أنظمة المساءلة:
طوّر أنظمة لتقييم التقدم أثناء العمل على تحقيق الأهداف التي حددتها. ضع مديرين وموظفين مختلفين مسؤولين عن المجالات، مثل تتبع أرقام المبيعات أو تتبع النفقات. أنشئ سلسلة من المساءلة تبين من هو المسؤول النهائي عن النتائج المختلفة. احصل على خطط احتياطية حتى تتمكن من تغيير التروس وتخصيص موارد إضافية إذا كانت العملية لا تسير وفقًا للخطة.
التقييم والمراجعة:
من أجل تطبيق التخطيط الإداري، فأنت بحاجة لوضع بروتوكولات رسمية لتقييم تقدمك. اجلب أكبر عدد ممكن من الأصوات في عملية التقييم هذه، وشجع الصدق والموضوعية. قم بتقييم مدى تقدمك نحو أهدافك، ولكن كن منفتحًا أيضًا على إعادة تقييم الأهداف نفسها، طالما أنك تفعل ذلك بطرق لا تزال متوافقة مع رؤيتك طويلة المدى. قد تتغير التقنيات والظروف، مما يجعل أهدافك أقل قابلية للتحقيق أو ذات صلة. ولكن إذا قمت بإعادة النظر في أهدافك، فافعل ذلك مع وضع رؤيتك في الاعتبار حتى تتمكن من إيجاد طرق أخرى للتعبير عنها في عملك.
أنواع التخطيط الإداري
قد يكون التخطيط من أنواع مختلفة، وفيما يلي أبرز أنواع التخطيط الإداري:
التخطيط التشغيلي:
يصف هذا النوع من التخطيط إدارة الشركة اليومية. غالبًا ما توصف الخطط التشغيلية بأنها خطط استخدام فردي أو خطط جارية. يتم إنشاء خطط الاستخدام الفردي للأحداث والأنشطة ذات التكرار الواحد، مثل حملة تسويقية واحدة. تتضمن الخطط المستمرة سياسات للتعامل مع المشكلات، وقواعد للوائح وإجراءات محددة لعملية خطوة بخطوة لتحقيق أهداف معينة.
التخطيط الاستراتيجي:
يتضمن التخطيط الاستراتيجي نظرة عامة عالية المستوى على العمل بأكمله. إنه الأساس التأسيسي للمنظمة وسيحدد قرارات طويلة الأجل. يمكن أن يكون نطاق التخطيط الاستراتيجي في أي مكان من العامين المقبلين إلى السنوات العشر القادمة. المكونات المهمة للخطة الاستراتيجية هي الرؤية والرسالة والقيم.
التخطيط للطوارئ:
يتم وضع خطط الطوارئ عندما يحدث شيء غير متوقع أو عندما يحتاج شيء ما إلى التغيير. يشير خبراء الأعمال أحيانًا إلى هذه الخطط كنوع خاص من التخطيط. يمكن أن يكون التخطيط للطوارئ مفيدًا في الظروف التي تتطلب التغيير. على الرغم من أن المديرين يجب أن يتوقعوا التغييرات عند الانخراط في أي من الأنواع الأساسية للتخطيط، فإن التخطيط للطوارئ ضروري في اللحظات التي لا يمكن فيها توقع التغييرات. عندما يصبح عالم الأعمال أكثر تعقيدًا، يصبح التخطيط للطوارئ أكثر أهمية للمشاركة فيه وفهمه.
التخطيط التكتيكي:
قال ستوري: “الخطط التكتيكية تدور حول ما سيحدث”. بشكل أساسي على المستوى التكتيكي، هناك العديد من الخطط المركزة والمحددة وقصيرة المدى، حيث يتم تنفيذ العمل الفعلي، والتي تدعم الخطط الاستراتيجية عالية المستوى. التخطيط التكتيكي يدعم التخطيط الاستراتيجي. يتضمن التكتيكات التي تخطط المنظمة لاستخدامها لتحقيق ما هو محدد في الخطة الاستراتيجية. في كثير من الأحيان، يكون النطاق أقل من عام واحد ويقسم الخطة الاستراتيجية إلى أجزاء قابلة للتنفيذ. يختلف التخطيط التكتيكي عن التخطيط التشغيلي في أن الخطط التكتيكية تطرح أسئلة محددة حول ما يجب أن يحدث لتحقيق هدف استراتيجي؛ تتساءل الخطط التشغيلية عن الكيفية التي ستفعل بها المنظمة بشكل عام شيئًا ما لإنجاز مهمة الشركة.
خصائص التخطيط الإداري
يشارك المديرون في عملية التخطيط بهدف تحقيق أهداف المنظمة. يمكن اعتبار الخطة جيدة إذا كانت قادرة على مساعدة المديرين في تحقيق الأهداف التنظيمية. لذلك، هناك خصائص معينة يجب أن تكون جزءًا من أي خطة جيدة:
هدف واضح:
الشرط الأول للخطة الجيدة هو أنها يجب أن تستند إلى الأهداف التي تم تحديدها بوضوح. كما ذكر أعلاه، يتم استخدام عملية التخطيط لتحقيق أهداف المنظمة. لكن إذا لم يتم تحديد هذه الأهداف بشكل واضح، فقد يؤدي ذلك إلى الفوضى والارتباك. لذلك، من المهم جدًا تحديد الأهداف التنظيمية بوضوح ويجب أن تكون دقيقة وموجزة ومحددة.
الفهم الصحيح:
لا يمكن تنفيذ الخطة بشكل فعال إلا إذا كان الأشخاص الذين يتحملون مسؤولية تنفيذها لديهم فهم سليم للخطة. إذا لم يكن هؤلاء الأشخاص قادرين على متابعة الخطة بشكل صحيح أو إذا لم يفهموا حقًا الطرق التي يجب أن يتم تنفيذها بها، فمن الصعب جدًا تنفيذ الخطة بشكل فعال. لذلك، من المهم جدًا نقل الخطة إلى جميع الأشخاص بشكل صحيح، وفي نفس الوقت، يجب أيضًا تقديم توضيحات إذا لزم الأمر. يجب أن تكون الخطة مفهومة بشكل صحيح من قبل جميع الأشخاص الذين يتحملون مسؤولية تنفيذها.
الشمولية:
من الخصائص الأخرى للخطة الجيدة أنها يجب أن تكون قادرة على تغطية جميع جوانب العمل بحيث يمكن تحقيق الأهداف بشكل صحيح. يجب أن تتوافق الأجزاء المختلفة من الخطة مع بعضها البعض ويجب ترتيب الغرض وكذلك توقيت الخطة بطريقة يمكن من خلالها تحقيق التنسيق الضروري.
المرونة:
التخطيط الإداري الفعال مطلوب أيضًا أن يكون مرنًا بحيث يمكنه التعامل مع أي تغييرات قد تطرأ في المستقبل. ليس من الممكن التنبؤ بالمستقبل بدقة، وبالتالي هناك دائمًا فرص حدوث مثل هذه التغييرات في المستقبل والتي قد يكون لها تأثير على فعالية الخطة. لذلك، فإن الخطة المرنة قادرة على التعامل مع هذه التغييرات وإجراء التعديلات وفقًا لذلك. من المهم جدًا أن تكون الخطة واسعة بما يكفي لاستيعاب أي تغييرات قد تطرأ في المستقبل دون المساس بالأهداف الرئيسية للخطة. لا ينبغي للمديرين أبدًا اعتبار الخطة جامدة. يجب أن يكونوا دائمًا مستعدين لإجراء التغييرات التي قد تكون مطلوبة نتيجة للتغيير في الموقف.
اقتصادية:
من الخصائص الأخرى للخطة الجيدة أنها يجب أن تكون اقتصادية وأن التكلفة التي تتكبدها المنظمة في وضع وتنفيذ الخطة يجب أن تؤخذ في الاعتبار لهذا الغرض. من المهم جدًا أن تكون الخطة الجيدة اقتصادية قدر الإمكان، مع مراعاة الموارد المتاحة مع المنظمة.
معوقات التخطيط الإداري
من المحبط قضاء بعض الوقت في إنشاء خطة إستراتيجية لشركتك ثم رؤيتها تفشل.
بصفتك صاحب عمل، عليك أن تفهم العوائق التي تحول دون تنفيذ التخطيط بنجاح. انتبه لهذه العوائق الستة التي تحول دون التخطيط الإداري الفعال، حتى تتمكن من معالجة المشكلات التي قد توقف خطتك قبل إطلاقها.
قلة القيادة
كونك قائدًا يعني أكثر من مجرد لقب يتبع اسمك.
يتطلب تطوير إستراتيجية ثم التعبير عن الرؤية بطريقة واضحة، بحيث يفهم الفريق بأكمله الهدف.
عندما يتم وضع رؤية واضحة، يجب على قادة الأعمال إلهام أعضاء الفريق للانضمام إلى البرنامج من أجل رؤية جديدة وتنفيذ استراتيجيات جديدة.
حتى عندما يقوم القادة بكل هذا بشكل جيد، لا يزالون بحاجة إلى أن يكونوا محفزين دائمين ومديري مشاريع ومقيمين لتنفيذ الاستراتيجية.
بدون دافع، تتخلف الاستراتيجيات الجديدة مع عودة العمال إلى طرقهم المعتادة في فعل الأشياء.
الانحرافات المفرطة تمنع التخطيط الإداري الفعال
يمثل الكثير من عوامل التشتيت عائقا كبيرا أمام التخطيط الفعال.
من الممكن أن يكون القائد يحاول تنفيذ الكثير من الأشياء في وقت واحد، والفريق مرتبك بشأن الأولويات. هناك طريقة أخرى يمنع بها تشتيت الانتباه تنفيذ التخطيط الفعال عندما يحاول القائد طرح برنامج جديد خلال ذروة موسم العمل.
لا يمكن لفريقك التركيز على الاستراتيجيات والعمليات الجديدة إذا كانوا يعملون لوقت إضافي لرعاية العملاء.
كقائد، افهم أن توقيت تنفيذ الإستراتيجية الجديدة بعناية لا يقل أهمية عن الإستراتيجية نفسها.
عدم وجود أنظمة
إن وجود الأنظمة المناسبة لدعم استراتيجية جديدة أمر مهم للنجاح. يمكن أن تشتمل الأنظمة على أجهزة أو أنظمة برمجيات أو يمكن أن تكون شيئًا بسيطًا مثل سلسلة أحداث عملية التنفيذ.
يحتاج القادة إلى النظر في الموارد الموجودة قبل تنفيذ استراتيجية جديدة.
على سبيل المثال، قد يساعد برنامج إدارة الاحتفاظ بالعملاء الجديد الفريق على أن يصبح أكثر كفاءة من البيع وحتى تسليم البضائع.
ومع ذلك، إذا لم تتم ترقية أنظمة الكمبيوتر، فقد يؤدي البرنامج الجديد إلى زيادة تحميل أجهزة الكمبيوتر والتسبب في حدوث أعطال وتجميد.
لا يمكن لأعضاء الفريق أن يكونوا منتجين أثناء استخدام نظام لا يعمل بشكل صحيح.
محدودية القوى العاملة لإكمال المهام
تتطلب بعض الاستراتيجيات قوة عاملة أكبر.
بدونها، فإن رؤية إستراتيجية جديدة مطبقة بشكل فعال لها مشاكل محتملة.
على سبيل المثال، يمكن لخطة توليد العملاء المحتملين الجديدة أن تقوم بعمل رائع في إغراق فريق المبيعات بالعملاء المحتملين.
ومع ذلك، إذا لم يكن لدى فريق المبيعات القدرة على المتابعة مع جميع العملاء المتوقعين، فإن الإستراتيجية تهدر المال وتحرق الآفاق.
بالإضافة إلى ذلك، يحتاج التدفق الجديد للأوامر إلى فريق تنفيذ قادر على التعامل مع الطلبات الجديدة. تأكد من أن لديك الأشخاص المناسبين في المكان المناسب لتنفيذ الاستراتيجيات الجديدة بفعالية.
عدم كفاية الموارد والتمويل
قد يكون لديك خطة رائعة ولكن ليس لديك الموارد اللازمة لتنفيذها بشكل صحيح.
يمكن أن يؤثر نقص الموارد على التسويق واكتساب المواهب وبرامج التوزيع الجديدة. يمكن أن يجهد التمهيد للتغييرات الجديدة الفريق لأنه ينفذ شيئًا غير جاهز للانطلاق.
عندما لا يكون لديك التمويل، قم بتقسيم الإستراتيجية وطرحها على مراحل تلبي قيود الميزانية.
تخطيط الأعمال غير العملي
بعض الأفكار ليست عملية فقط. لا تكن عنيدًا بشأن تنفيذ استراتيجية جديدة.
الإستراتيجية هي مفهوم يتم تجسيده أثناء التنفيذ. يجب أن يتحلى قادة الأعمال بالمرونة لمعرفة ما ينجح وما لا يعمل في الإستراتيجية وإجراء التعديلات وفقًا لذلك.
فقط لأن شيئًا ما يبدو كفكرة جيدة على الورق لا يعني أنه سيترجم إلى ممارسة دون أي أخطاء.
ماذا يمكن أن ينتج سوء التخطيط الإداري؟
يمكن أن تؤثر الإدارة السيئة على الموظفين وعمليات الشركة بشكل عام. فمديرون غير أكفاء قد يواجهون تحديات تتعلق بالموظفين وإبقائهم متحفزين. بالإضافة إلى ذلك، قد لا يتمكن المشرفون دون المستوى المطلوب من موازنة الميزانيات أو زيادة الإيرادات أو أداء المهام الحاسمة الأخرى بكفاءة. إذا اشتكى الموظفون من العمل مع فريق الإدارة الخاص بك، فقم بالتحقيق في الادعاءات حتى لا تعاني مؤسستك بشكل لا يمكن إصلاحه من ضعف القيادة.
يمكن أن يكون انخفاض معنويات الموظفين في مؤسستك نتيجة للإدارة السيئة. عندما يشتكي الموظفون من بعضهم البعض، أو يكملون مهامهم بأقل جهد ممكن، أو يفشلون في إنهاء مهامهم في الوقت المحدد أو على الإطلاق، فقد يعانون من نقص الحافز بسبب مدير لا يرتبط بالموظفين.
قد يرى الموظفون أن المعاملة غير العادلة لبعض زملائهم تؤدي إلى المحسوبية؛ أو ليس لديهم القيادة اللازمة لإبقائهم في مهمة. بالإضافة إلى ذلك، قد لا يهتم المشرف الضعيف باحتياجات الموظفين، مثل السماح بالتوازن بين واجبات العمل والحياة الشخصية أو توفير التدريب.
إذا لم تحدد الإدارة بوضوح توقعات الأداء أو تتابع مع الموظفين حول مستويات إنتاجيتهم، يمكن لمؤسستك أن تعاني من انخفاض الإيرادات. عندما ينضم الموظفون إلى شركتك، يجب أن يتلقوا خطة أداء مع معايير وظائفهم المدرجة. تساعد التقييمات المنتظمة الموظفين على معرفة أن المنظمة راضية عن أدائهم.
إذا لم تضع الإدارة معايير الأداء والمتابعة مع المراجعات، فقد لا يشعر الموظفون بالتقدير. التساؤل المستمر عما إذا كانوا يلبون المتطلبات المتوقعة سيؤدي إلى ضعف الإنتاجية. بدون معايير محددة، ستواجه الإدارة تحديًا تأديبيًا عندما يؤثر أداء العمل الضعيف في النهاية على الإنتاجية.
بعض جوانب التخطيط في الإدارة هي:
خلق الأهداف:
يتضمن التخطيط عملية إنشاء أهداف واقعية لتحقيقها، مما يجعل الأعمال موجهة نحو الهدف. أهمية أن تكون موجهًا نحو الهدف هي أن الجميع يعرف ما هي غايتهم ويمكنهم العمل على تحقيقها. وهكذا يصبح التخطيط أساس جميع وظائف الإدارة الأخرى. التخطيط هو الوظيفة الأولى والأهم لأي إدارة، وهو الوظيفة الأساسية التي يجب تنفيذها بكفاءة بغض النظر عن أي شيء. تحدد كفاءة خطة الإدارة كفاءة نشاط الإدارة للفترة الزمنية المخططة. جميع الوظائف الأخرى تدور حول الخطة التي تمت صياغتها من خلال هذه العملية. تعتمد السيطرة بشكل خاص على التخطيط لأنه يتم التعامل معها دائمًا على أنها امتداد لعملية التخطيط ولا يمكن أن توجد بدونها. يطور التخطيط الأهداف التي توجه المنظمة بأكملها، مما يجعله أهم وظائف الإدارة.
التخطيط هو عملية فكرية:
التخطيط، على عكس الوظائف الأخرى للإدارة، هو أكثر من عملية فكرية. تستمد جميع العمليات الأخرى دعمها الفكري أو دعمها المنطقي من الخطط الموضوعة. عند الانتهاء من التوظيف، فإن المنطق المستخدم هو ما إذا كان المجند الجديد سيتناسب مع الخطة. ومن ثم، فإن الوظائف الأخرى تعتمد على منطق التخطيط وتتطلب فقط تطبيق المنطق وراء الخطة. التخطيط الذي يرسي هذا المنطق هو بالتالي العملية العقلية الفكرية. يتضمن العديد من الوظائف مثل وزن المخاطر، وتحليل المفاضلات، والتنبؤ بالتغيرات في بيئة الأعمال، وما إلى ذلك. وهذا يتطلب درجة كبيرة من البراعة والقدرة العقلية.
التخطيط هو عملية مستمرة:
التخطيط هو وظيفة مستمرة لا تتوقف أبدًا. حتى بعد صياغة خطة لفترة زمنية، لا تزال وظيفة التخطيط قائمة لوضع خطط جديدة لفترة أخرى وأيضًا بشكل أساسي لإنشاء خطط طوارئ إذا حدث خطأ ما. هذا مطلوب لأن الشركات تعيش في بيئة ديناميكية دائمة التغير، وبالتالي فإن المرونة في مثل هذه التغييرات مطلوبة والتي لا يمكن تسهيلها إلا من خلال الخطط الفرعية وخطط الطوارئ وما إلى ذلك.
التخطيط هو الانتشار:
التخطيط على الرغم من أنه يُفهم في الغالب على أنه وظيفة من وظائف الإدارة ذات المستوى الأعلى، هو وظيفة منتشرة. تضع الإدارة العليا خططًا للمؤسسة ككل، بينما يضع مدير القسم خططًا لقسمه، ويضع المشرف خططًا لمجموعة الموظفين تحت إشرافه. بهذه الطريقة يتم التخطيط على جميع المستويات، مما يجعلها منتشرة.
التخطيط ديناميكي (مرن):
التخطيط هو عملية يجب أن تتكيف بالضرورة مع الأوقات المتغيرة. تتم صياغة الخطط من خلال الأخذ بعين الاعتبار عوامل التغيير وقد تتطلب من الشركة تغيير مسارها بشكل جذري. ومع ذلك، فإن الشركات بسبب سياساتها وإجراءاتها الصارمة والمدمجة المختلفة، جنبًا إلى جنب مع موظفيها، بسبب معتقداتهم وفلسفاتهم وعقلياتهم، غالبًا ما لا تقبل هذه التغييرات المقترحة.
التخطيط ينطوي على التنبؤ:
التخطيط هو وظيفة أوسع تتضمن عملية التنبؤ. يعني ذلك أن التخطيط يشمل التنبؤ بينما التنبؤ لا يخطط. بحسب جورج آر. تيري: “التخطيط هو اختيار الحقائق وربطها ووضع واستخدام الافتراضات المتعلقة بالمستقبل في تصور وصياغة الأنشطة المقترحة التي يعتقد أنها ضرورية لتحقيق النتائج المرجوة”.
عوامل التخطيط والربط:
التخطيط، بكل بساطة، عملية تتضمن جمع وتحليل الحقائق لعمل افتراضات ومقدمات للمستقبل، والتي على أساسها يتم صياغة خطة عمل تهدف إلى تحقيق النتائج المرجوة.
حدود التخطيط:
عدم جدوى التنبؤات:
إنها حقيقة معترف بها أن المستقبل لا يمكن التنبؤ به بدقة. يمكن فقط وضع افتراضات حول المستقبل وهذه الافتراضات قد تثبت دقتها في كثير من الأحيان. لكن في بعض الحالات، قد تكون هذه التنبؤات غير مجدية تمامًا بسبب التغيير المفاجئ في عامل ما أو بسبب تحليل خاطئ لحقيقة معينة. وهذا يجعل التخطيط عملية محدودة بكفاءة الافتراضات والتنبؤات.
الوقت والتكلفة:
يمكن أن يكون التخطيط عملية محدودة بالوقت والتكلفة. التخطيط كعملية يجب أن يتم تنفيذه خلال فترة زمنية محددة. عندما تكون العملية المراد تخطيطها معقدة ومتعددة الأوجه أو عندما تكون هناك حالة طوارئ تستدعي تغيير اتجاهات الخطة في وقت قصير، يمكن أن يعيق ذلك بشدة كفاءة العملية. إلى جانب ذلك، فإن التخطيط كونه عملية واسعة النطاق يضيف إلى التكلفة بشكل كبير. بدءًا من جمع البيانات ذات الصلة إلى توظيف مديرين متخصصين للاستفادة من هذه البيانات. هذه التكاليف المرتبطة بالتخطيط الفعال تعمل كعامل رادع للشركات ذات الموارد المحدودة.
مقاومة التغيير:
التخطيط هو عملية يجب أن تتكيف مع الأوقات المتغيرة. تتم صياغة الخطط مع مراعاة عوامل التغيير وقد تتطلب من الشركة تغيير مسارها بشكل جذري. ومع ذلك، فإن الشركات بسبب سياساتها وإجراءاتها الصارمة، جنبًا إلى جنب مع موظفيها، غالبًا ما تقاوم هذه التغييرات المقترحة. هذه المقاومة تحد بشدة من نطاق الخطة المقترحة وعملها. وبالتالي، يجب أن يصبح إصلاح هذه السياسات وإجراء تغييرات سلوكية جزءًا من التخطيط نفسه ويتطلب التزامًا كبيرًا يصرف الانتباه عن الإجراءات الخارجية التي يجب التخطيط لها.
رأس المال المحدود:
يحدد رأس مال الشركة نطاق التخطيط. إذا كان رأس المال المتاح محدودًا، فإن عملية التخطيط تصبح أيضًا مقيدة لأنه لا جدوى من وضع خطط مفصلة دون توفر الموارد المالية اللازمة لتنفيذها.
القيود الخارجية:
التخطيط يعتمد على البيئات الخارجية والداخلية. قد تضع البيئة الخارجية، التي لها نفس الأهمية لعملية التخطيط، قيودًا متعددة مثل التغيير المفاجئ في قانون العمل أو معدلات الضرائب أو إضراب من قبل نقابة عمالية. هذه القيود الخارجية تجعل التخطيط غير مثالي لأن الشركة قد تواجه تحديات لا يمكن التنبؤ بها أو السيطرة عليها بالكامل.
خاتمة عن التخطيط الإداري
سيساعد التخطيط الاستراتيجي الفعال على إنشاء وثيقة رسمية لكنها قابلة للتنفيذ لتوجيه الأولويات والأنشطة اليومية لمؤسستك. إنه يتطلب الكثير من المعرفة والجهد، لكن فوائد التخطيط في إدارة الأعمال تجعلها مبررة تمامًا ويمكن أن تسمح لك في النهاية بأن تصبح مديرًا أفضل. على وجه الخصوص، سيساعدك التخطيط على تحديد الأهداف الصحيحة، وتقليل حالات عدم اليقين المستقبلية، وتحقيق الاستخدام الفعال للموارد البشرية والمادية، وإشراك الموظفين، وغير ذلك الكثير.
إذا فهمت أهمية التخطيط، يجب أن تكون مستعدًا للعمل على صفاتك الشخصية ومهاراتك المهنية وثقافتك التنظيمية للنجاح بالتخطيط الفعال. أخيرًا وليس آخرًا، يجب أن تكون مستعدًا للتغيير: لا يمكنك الحصول على نتائج مختلفة إلا إذا جربت أساليب مختلفة.
الأسئلة الشائعة:
ما هو تعريف التخطيط الإداري؟
التخطيط الإداري هو عملية تقييم أهداف المنظمة وإنشاء خطة عمل واقعية ومفصلة لتحقيق تلك الأهداف. تأخذ خطة الإدارة في الاعتبار استراتيجيات الشركات قصيرة وطويلة المدى، تمامًا مثل كتابة خطة عمل.
ما هي أهمية التخطيط في الإدارة؟
يُظهر التخطيط أهدافًا لكل قسم تنظيمي ويساعد المديرين على تحديد أولويات الأنشطة بناءً على صلتها بالهدف. كما يحدد التخطيط أيضًا معايير تقييم الأداء.
ما هو مثال التخطيط في الإدارة؟
التخطيط: تتضمن هذه الخطوة تحديد كيفية تحقيق هدف معين بالضبط. فلنقل على سبيل المثال أن هدف المنظمة هو تحسين مبيعات الشركة. يحتاج المدير أولاً إلى تحديد الخطوات اللازمة لتحقيق هذا الهدف. قد تتضمن هذه الخطوات زيادة موظفي الإعلانات والمخزون والمبيعات.
ما هي الخطوات الخمس في عملية التخطيط؟
- حدد أهدافك.
- حدد أسلوب الاستثمار الخاص بك.
- تقييم الاستثمارات.
- اختر خطة الاستثمار المناسبة.
- تنفيذ الخطة وفحصها بشكل دوري.
