التميز التشغيلي: ما هو؟ مبادئه؟ (مع مثال)

حتى إذا كنت أنت وفريقك أكثر إنتاجية مما كنت عليه في أي وقت مضى، فلا تزال هناك عوائق خارجية تمنعك من الوصول إلى أهدافك. هنا يأتي دور التميز التشغيلي. التميز التشغيلي هو أسلوب يمكن أن يجعل الأفراد يعملون بسلاسة بغض النظر عن القوى الخارجية أو الداخلية التي تظهر على طول الطريق. استمر في القراءة لتتعرف على المبادئ التي يجب معرفتها لتحقيق التميز التشغيلي، إلى جانب النصائح والأدوات العملية التي يمكنك استخدامها لتحسين استراتيجيتك للمضي قدمًا.

ما هو التميز التشغيلي؟

التميز التشغيلي هو عملية تحسين العمليات التجارية داخل المؤسسة. إنه مصطلح شائع تستخدمه الإدارة للإشارة إلى عملية جعل الشركة أكثر نجاحًا. التميز التشغيلي هو تحديد وتنفيذ العمليات التي تتوافق مع استراتيجية المنظمة وأهدافها. الهدف هو تحقيق تحسين مستمر يكون قابلًا للقياس والتنفيذ وواسع النطاق. يجب أن تستفيد المنظمة بأكملها من التميز التشغيلي، وليس فقط فريق أو قسم واحد.

بغض النظر عن حجم شركتك، فإن إدارة العمليات مهمة جدًا لطول عمرها. في الواقع، يعمل التميز التشغيلي جنبًا إلى جنب مع استراتيجية العمل لتحقيق أداء قوي. ولكن على عكس استراتيجية العمل، فإن التميز التشغيلي سيتغير بمرور الوقت. تعلم كيفية التكيف مع هذه التغييرات سيساعدك على البقاء في الطليعة. هذا صحيح بشكل خاص في بيئة تنافسية حيث من الضروري لمؤسستك أن تتكيف مع التغييرات بسرعة وكفاءة. هناك العديد من الطرق لتحقيق التميز، ولكن هناك بعض المبادئ المشتركة التي يتم تبنيها بانتظام على مستوى العالم.

مبادئ التميز التشغيلي

للتميز في التميز التشغيلي، يجب أن تحتوي المنظمة على مكونين: نظام تشغيلي ونظام إدارة متكامل. نظام الإدارة الشامل هو إطار عمل يجمع بين العمليات والمعايير. إنه يمكّن الشركة من تحديد وإدارة المخاطر المرتبطة بالدورة التدريبية أو المشروع.

واحدة من أكبر العلامات على عدم اتباع مبادئ التميز التشغيلي هي عندما لا يتم الانتهاء من المهام التي تعتبر مهمة لنمو الأعمال التجارية. هذا غالبًا لأن الأشخاص المسؤولين عن هذه المهام لا يُمنحون الوقت الكافي لإكمالها، أو لا يرون قيمتها، أو غير مدركين لكيفية تأثير عملهم على هدف الصورة الكبيرة.

لمكافحة هذه القضايا، يجب على المديرين تطبيق مبادئ التميز التشغيلي. هناك عدة مجموعات مختلفة من المبادئ المستخدمة لقياس هذا؛ ومع ذلك، تشتمل جميعها تقريبًا على ما يلي:

1. بدءًا من النهاية في الاعتبار: قم بتصميم تدفقات القيمة الخالية من الهزيل التي تستند إلى مبادئ تحقيق التدفق الشامل.
2. دعم فرق متنوعة: حتى الموظفين عن بعد يجب أن يكونوا قادرين على المشاركة بنشاط في وتمكين التميز التشغيلي من خلال أدوات يمكن الوصول إليها.
3. التعاون في تطوير سير العمل: العمل بسلاسة مع الفريق لتنفيذ التصميم وبناء تدفقات القيمة التي يمكن للجميع دعمها.
4. أتمتة المهام المتكررة: سيوفر هذا الوقت والطاقة، ويمكّن أعضاء الفريق من التركيز على جودة المشروع ورضا العملاء.
5. استخدم المخططات والرسوم البيانية والجداول الزمنية: تصور التدفق حتى يتمكن الجميع من رؤية كيفية اتصاله بالعميل.
6. تطوير ممارسات إدارة الوقت: يعد تتبع الوقت والتنبؤ بالجهد والتعيين كلها أجزاء مهمة من العمليات الناجحة.
7. صياغة العمليات الشائعة: قم بإنشاء قالب عمل قياسي للموظفين من شأنه مساعدتهم على الاستجابة للتدفق غير الطبيعي.
8. اتصال واضح للغاية: عندما يتمكن الجميع من رؤية ما يحدث للمشروع بصريًا في أي لحظة معينة، فمن غير المرجح أن يكون هناك سوء اتصال مكلف.
9. تمكين الموظفين من أخذ الملكية: يجب أن يتمتع كل موظف بالقدرة على اكتشاف التشوهات في عملياتهم. يجب أن يشعروا أيضًا بالقدرة على فعل شيء حيالهم عند ظهورهم.
10. استخدام الموارد بشكل فعال: على سبيل المثال، لا ينبغي إغراق أعضاء الفريق ذوي المهارات المتخصصة بالمهام الوضيعة التي يمكن لغير المتخصصين توليها بسرعة.

هناك أيضًا مبادئ شينغو التي تُستخدم على نطاق واسع لدعم التميز التشغيلي. باختصار، فهم يروجون لربط الأنظمة الإنتاجية مرة أخرى بقيمة العميل من خلال عقلية النمو التي تقدر المدخلات على كل مستوى.

أمثلة التميز التشغيلي

الأدوات التي تبسط العمليات اليدوية هي مثال رائع على التميز التشغيلي. على سبيل المثال، يمكنك إعداد جدول زمني لكل مهمة وتعيينها لأعضاء فريقك. نظرًا لأنه تم وضع علامة على كل مهمة على أنها منتهية، يمكن لأعضاء الفريق الآخرين تلقي الإشعارات تلقائيًا بأن دورهم قد حان للمتابعة من حيث توقف المشروع.

تعد التقارير الفعالة مثالًا آخر على التميز التشغيلي في العمل. تعد تقارير Excel مفيدة للغاية عندما يتعلق الأمر باستلام تقارير أعمال الشركة ومشروعها. ومع ذلك، يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب الكثير من الجهد للتحضير عند القيام بها يدويًا. إن إنشاء نظام يسمح لك بتلقي التقارير والبيانات الأخرى على الفور سيضيف الكثير من القيمة لشركتك، مما يجعل إدارة العمليات أكثر سلاسة.

كيف تحسن التميز التشغيلي الخاص بك؟

يعتقد الكثير من الناس أن الإدارة المنهجية ليست ضرورية. نتيجة لذلك، يختارون عدم اتباع خطة أو إعداد نظام.

وللاستعارة من القول المأثور، فإن الفشل في الاستعداد للتميز التشغيلي يجعلهم يستعدون للفشل. لكن القادة العظماء يفهمون أن عملية التحسين المستمر تساعد في الحفاظ على بيئة عمل صحية وتحفز الموظفين على طول الطريق.

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تحسين التميز التشغيلي بغض النظر عن المكان الذي تبدأ منه:

1. تبسيط كل شيء: يجب على الأفراد الملتزمين بتحسين التميز التشغيلي أن يدافعوا عن البساطة على التعقيد. هذا يجب أن يمكّنهم من تطوير الوعي الذاتي وتحسين قراراتهم وسلوكهم. يجب أن يكون أيضًا الضوء الموجه للفترات الانتقالية الكبيرة، مثل الانتقال من فريق داخل المكتب بالكامل إلى العمل من المنزل.
2. اعتماد الأدوات الصحيحة: ليس سراً أن أدوات التميز التشغيلي تساعد المؤسسات على تحسين كفاءة قوتها العاملة. من خلال إنشاء أنظمة بديهية وقابلة للتكرار، توفر الفرق ساعات تخطيط لا حصر لها. كما يشير تقرير حديث من Deloitte عن مكان العمل الرقمي، فإن استخدام الأدوات المناسبة يعد تحويليًا لتجربة الموظف.
3. قم بتضمين أصوات أخرى: وفقًا لكلية هارفارد للأعمال، فإن إشراك فريقك بالكامل في صنع القرار يعد أمرًا بالغ الأهمية. يتضمن ذلك أعضاء فريقك على كل المستويات، بالإضافة إلى شركائك وعملائك ومستشاريك. تأتي أفضل عمليات التعاون من خلق بيئة يشعر فيها الجميع بأنه مرئي ومسموع. يمكن إضفاء الطابع الرسمي على ذلك من خلال أدوات إدارة المشروع المشتركة وطرق الاتصال الأخرى سواء عبر الإنترنت أو دون الاتصال بالإنترنت.
4. احتضان الفشل: أفضل طريقة للتعلم هي تجربة شيء جديد، والفشل، وتطبيق الدروس على محاولتك التالية. على الرغم من أنه لا يبدو فلسفة عملية من الناحية التجارية عندما يتعلق الأمر بالموارد المالية، فإن تبني الفشل هو حجر الزاوية للتميز التشغيلي. هذا لأنه يعلم أعضاء الفريق التفكير خارج الصندوق ومعرفة أن الخيارات الشجاعة ستكافأ.
5. إنشاء عمليات قابلة للتكرار: تجعل العمليات القابلة للتكرار من السهل تكرار النجاح وتبسيط سير العمل. هذا ينطبق على كل من المهام الكبيرة والصغيرة. سواء أكنت تحدد هدفًا لمدة عام أو تنشئ ترتيبًا للعمليات لإعادة توجيه اتصالات العميل إلى جهة الاتصال المناسبة، فإن العمليات النموذجية تساعد الأشخاص على العمل بذكاء وليس بجدية أكبر.

الفرق بين التميز المؤسسي والتميز التشغيلي

التميز المؤسسي والتميز التشغيلي هما مفهومان حيويان في عالم الأعمال، ولكنهما يخدمان أغراضًا مختلفة ويعملان على مستويات مختلفة داخل المؤسسة.

التميز المؤسسي

التميز المؤسسي يشير إلى قدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها الاستراتيجية على المدى الطويل. يركز هذا النوع من التميز على الرؤية الشاملة للمؤسسة، بما في ذلك ثقافتها وقيمها واستراتيجياتها الكبرى. التميز المؤسسي يعني تحقيق توازن بين مختلف جوانب الأداء المؤسسي مثل الجودة، والابتكار، والمرونة، والتكيف مع التغييرات السوقية.

عناصر التميز المؤسسي:

• القيادة الرشيدة: وجود قيادة قوية توجه المؤسسة نحو تحقيق رؤيتها وأهدافها.
• الثقافة التنظيمية: بناء ثقافة عمل إيجابية تدعم الابتكار والتعاون بين الموظفين.
• الاستراتيجية الشاملة: تطوير استراتيجيات طويلة الأمد تتماشى مع أهداف المؤسسة الكبرى.

التميز التشغيلي

التميز التشغيلي يركز على كيفية تنفيذ العمليات اليومية بفعالية وكفاءة. هذا النوع من التميز يعنى بتحسين العمليات الداخلية، وتقليل الفاقد، وزيادة الإنتاجية. الهدف هنا هو ضمان أن العمليات اليومية تسير بسلاسة وفعالية لتحقيق الأهداف التشغيلية القصيرة والمتوسطة الأجل.

عناصر التميز التشغيلي:

تحسين العمليات: تبسيط وتحسين العمليات لتحقيق أعلى مستوى من الكفاءة.
إدارة الجودة: التأكد من أن المنتجات أو الخدمات تلبي معايير الجودة المطلوبة.
الأتمتة: استخدام التكنولوجيا لأتمتة المهام المتكررة وتخفيف العبء عن الموظفين.

الفرق الجوهري

الفرق الأساسي بين التميز المؤسسي والتميز التشغيلي يكمن في نطاق ومدة الأهداف التي يسعى كل منهما لتحقيقها. بينما يركز التميز المؤسسي على الأهداف الاستراتيجية والطويلة الأمد، يركز التميز التشغيلي على الأهداف التكتيكية والقصيرة الأمد. التميز المؤسسي يعنى بتحقيق رؤية شاملة ومستدامة، في حين يسعى التميز التشغيلي إلى تحقيق كفاءة وفعالية في العمليات اليومية.

يمكن القول إن التميز المؤسسي والتميز التشغيلي متكاملان؛ فالتفوق في العمليات التشغيلية يعزز من القدرة على تحقيق الأهداف المؤسسية الكبرى، والعكس صحيح. لتحقيق النجاح الشامل، تحتاج المؤسسة إلى التفوق في كلا المجالين.

يتعلق التميز التشغيلي بالثبات والقيام بالشيء الصحيح في كل مرة. خطة الإدارة القوية هي الأساس لجميع جهود التميز التشغيلي. يجب استخدامه من قبل الجميع في المنظمة. إذا لم يتابعها الناس، فستعاني العملية بأكملها. قم بإعدادك أنت وفريقك لتحقيق النجاح التشغيلي من خلال بدء الإصدار التجريبي المجاني من Wrike Business Process Management.