في كل مرة تضع فيها قلمك على الورق أو تبدأ في كتابة جزء من المحتوى باستخدام لوحة المفاتيح الخاصة بك، تحصل على فرصة لتمثيل عملك بأكثر الطرق فعالية وأفضل طريقة ممكنة. تتضمن هذه الاتصالات مواد تسويقية أساسية ورسائل بريد إلكتروني وأشكالًا أخرى من المحتوى. تعني الابتكارات المعاصرة للتسويق أن مجموعات متنوعة من الجمهور يمكنها قراءة اتصالاتك المكتوبة.
تمتلك معظم الشركات في الوقت الحاضر نوعًا من العناصر الرقمية في أنشطتها، سواء كانت بوابة إلكترونية، أو نظام بريد إلكتروني، أو مدونة عبر الإنترنت، أو وسائط اجتماعية، وما إلى ذلك. يتم توجيه الأعمال بشكل تدريجي رقميًا، ومن الوسائل الملائمة لتوجيه الأعمال التجارية عبر الإنترنت الاتصال الكتابي.
يعد المستوى الجيد للكتابة أمرًا ضروريًا للتواجد الفعال على الإنترنت والعلاقات لأي شخص، لا سيما مع العملاء الحاليين والمحتملين. سيأخذك هذا المقال إلى أعماق عالم الاتصالات الكتابية ويرشدك إلى أفضل الطرق لاستخدامها في تحسين الوصول وتوليد العملاء المحتملين وتحويل الأعمال. لذا، فلنبدأ على الفور.
كانت الكتابة كشكل من أشكال التواصل تقليدًا قديمًا قِدم أقدم حضارة في تاريخ البشرية. سواء كان الأمر يتعلق فقط بتسجيل المعلومات للإشارة إلى الأجيال اللاحقة أو للتعبير عن الذات بشكل أفضل، فقد كانت الكتابة دائمًا شكلاً ممتازًا من أشكال الاتصال. لقد تطورت الكتابة بشكل كبير.
تستخدم الكتابة الآن كشكل واسع من أشكال التواصل، وقد تطورت إلى أنواع مختلفة يمكن استخدامها حسب الحاجة. ومع ذلك، فإن الهدف العالمي للكتابة هو إقناع المرء بوجهة نظر والتعبير عن رأيه بأكبر قدر ممكن من الوضوح. لقد أصبح من الضروري الآن تطوير هذه المهارات والتحكم فيها بشكل جيد.
ما هو الاتصال الكتابي؟
يمكن الإشارة إلى أي نوع من التفاعل الذي يستخدم الكلمات المكتوبة على أنه اتصال مكتوب. الاتصال الكتابي والاتصال الشفوي هما النوعان الأساسيان للتواصل. في حين أن الاتصال الشفوي فعال، إلا أن الاتصال الكتابي يُعتبر أكثر رسمية في معظم الحالات.
في العالم الحديث، أصبح الاتصال الكتابي ضرورة، وتعتمد عليه معظم الشركات. الأشكال المختلفة للاتصال المكتوب التي تُستخدم غالبًا في الأعمال وتشمل المذكرات، والنشرات، ورسائل البريد الإلكتروني، ووصف الوظائف، والتقارير، وأدلة الموظفين، وغيرها.
ما هي الأنواع المختلفة للتواصل الكتابي؟
هناك العديد من أنواع الاتصالات الكتابية المختلفة في الأعمال التجارية التي يمكن استخدامها لغرض أو لآخر. لكن يمكن تصنيف كل هذه الأنواع إلى ثلاثة أنواع رئيسية. هذه الأنواع هي:
الاتصالات الكتابية المعاملات
تشير إلى تلك الاتصالات المكتوبة التي يتم فيها إرسال رسالة للحصول على رد من القارئ. يشمل ذلك طلب اجتماع أو طلب خدمة أو توضيح سريع. يمكن للمرسل اختيار النغمة والصوت لأن الرد سيكون متوقعًا. عادةً ما يكون أفضل وسيط لهذا النوع من الاتصالات هو الوسائط عبر الإنترنت. إنها الوسيلة الأسرع وبالتالي الأكثر ملاءمة لأغراض الاتصالات الكتابية للمعاملات.
الاتصال الكتابي المعلوماتي
يتضمن المرسل تسليم رسالة لصالح المتلقي. إنه أقل اعتمادًا على القارئ، وبالتالي لا يلزم الرد هنا إلا في حالة وجود بعض الاستفسارات أو الشكوك لدى القارئ. يمكن أن يتم ذلك من خلال قنوات غير متصلة بالإنترنت أو عبر الإنترنت. يمكن أن تكون الأمثلة على ذلك رسالة بريد إلكتروني أو مذكرة مرسلة إلى فرد أو مجموعة.
الاتصال الكتابي التعليمي
يعطي المتلقي تعليمات أو توجيهات بخصوص مهمة محددة. وبالتالي، يجب أن تكون هذه الرسائل مفصلة وسهلة الفهم. يتضمن الأساسيات، وهي أيضًا فكرة جيدة لمنح المتلقي فهمًا واضحًا وشاملًا للموضوع. التنسيق هنا أكثر أهمية من الطريقة. يُنصح دائمًا بالتعليمات خطوة بخطوة، جنبًا إلى جنب مع استخدام النقاط أو عبارات الترقيم، وهي فكرة رائعة.
ما هي مزايا وعيوب الاتصال الكتابي؟
التواصل الكتابي هو أحد أقوى أشكال التواصل. لقد تم استخدامه لفترة طويلة، ومع تطوره المستمر، يحدث تغييرًا كبيرًا في طريقة إجراء الاتصالات، خاصة في عالم الأعمال. كما أن له جوانب عديدة. فيما يلي بعض المزايا والعيوب لهذا النوع من الاتصال.
مزايا:
- ليست هناك حاجة لإيصال الرسالة فورًا. يمكن تحريرها ومراجعتها عدة مرات قبل تسليمها.
- توفر للمتلقي متسعًا من الوقت لقراءة الرسالة ومراجعتها جيدًا قبل الرد.
- توفر سجلاً دائمًا للرسائل وتبادل المعلومات، مما يجعل من السهل تتبعها ودراستها لاحقًا.
سلبيات:
- الردود والتعليقات الفورية غير ممكنة كما هو الحال في الاتصال الشفوي، مما يؤدي أحيانًا إلى الإحباط وعدم اليقين في العمل.
- تستغرق هذه الرسائل وقتًا أطول في الإنشاء بالإضافة إلى المزيد من الجهد والمهارات.
كيف نحقق التواصل الكتابي الفعال؟
يتكون الاتصال الكتابي الفعال من خمسة عناصر رئيسية. هؤلاء هم:
الإيجاز
يجب أن تكون الاتصالات الكتابية موجزة. الهدف هو إيصال وجهة نظرك إلى القارئ بسرعة وبشكل مباشر. عندما يكون هناك الكثير من الكلمات الزائدة ولا توجد نقطة مباشرة، لا تحصل على النتائج المرجوة.
الوضوح
هذا ضروري لجعل القارئ يفهم ما تحاول نقله. عندما يكون لديك وضوح في كتاباتك، حتى لو لم يفهم القارئ المحتوى الخاص بك تمامًا، فسيعرف الشكوك والأسئلة التي يحتاج إلى طرحها لفهمها بشكل أكبر. يمكن تحقيق الوضوح من خلال الكتابة بلغة بسيطة وتقديم معلومات محددة وقوية.
الصوت النشط
الصوت النشط أبسط وأكثر راحة للمتابعة مقارنة بالصوت المبني للمجهول. وبالتالي، فمن المستحسن استخدام الصوت النشط في كتاباتك بدلاً من الصوت المبني للمجهول.
النغمة
تهتم النغمة بالطريقة التي تكتب بها والعواطف التي تنقلها جنبًا إلى جنب مع ردود الفعل التي تستخلصها. يجب أن تتوافق النغمة دائمًا مع علاقتك بالقراء. على سبيل المثال، يجب أن يكون الاتصال الكتابي في حالة العمل احترافيًا دائمًا.
القواعد وعلامات الترقيم
القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم تجعل الكتابة أكثر جاذبية وتثبت وجهة نظرك بشكل أكثر دقة.
النصائح والحيل الأخرى التي يمكن اتباعها لتحسين الاتصالات الكتابية هي:
- يجب أن تعرف هدفك والجمهور المستهدف قبل الكتابة.
- قم بتضمين التفاصيل المهمة التي يجب معرفتها.
- يمكنك الاستفادة من الخطوط العريضة لتقديم تقرير واضح ومنظم جيدًا.
- من الضروري تعديل عملك بدقة.
بالإضافة إلى ذلك، دعونا نلقي نظرة على بعض النصائح السهلة للاتصال الكتابي الفعال لتحسين مهاراتك في العمل.
4 طرق سهلة للتواصل الكتابي الفعال
تعد قدرات الاتصال الكتابي القوية ضرورية لتوجيه النمو في مهنتك. لذا، فإن السؤال الذي ينبثق هنا هو: كيف تجعل مراسلاتك المكتوبة مقنعة في سيناريو الأعمال المعاصر؟ الشيء الأساسي هنا هو الدقة والإيجاز وجعل رسائلك موجزة.
فيما يلي 4 طرق اتصال مكتوبة قابلة للتطبيق لمساعدتك في اتصالات عملك، سواء كانت رسالة عمل أو بريد إلكتروني أو مذكرة أو أي شكل آخر من أشكال المحتوى التجاري:
1) اختر القرطاسية الصحيحة
لكي تكون مؤثرًا للغاية، من الأفضل توجيه اتصالاتك المكتوبة في مجال الأعمال باستخدام القرطاسية التجارية المناسبة. هذا يعني أنه يجب كتابة خطاب عملك أو طباعته على ترويسة شركتك. حتى بالنسبة للمذكرات وأشكال الاتصال الأخرى، يتم تطبيق نفس القاعدة. عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني، يجب عليك إضافة شعار شركتك إلى الرسالة. يجب عليك أيضًا استخدام تقديرك لدمج تفاصيل الشركة الأخرى مثل أرقام الاتصال، وعنوان المكتب، وعنوان البريد الإلكتروني، وما إلى ذلك في رسالتك.
2) استخدم لغة بسيطة
للتواصل الكتابي الفعال، يجب أن تحافظ على مسافة استراتيجية من الكلمات المعقدة. يُقترح استخدام كلمات بسيطة وجمل قصيرة لجعل مقالتك موجزة ومباشرة. يجب عليك أيضًا استخدام لغة تقنية أو متخصصة فقط عند الضرورة، مثل عندما تتحدث عن أنواع تقنية من الأمور أو معلومات محددة. يشير الاستخدام المفرط للأحرف الكبيرة في رسالتك إلى أنك تصرخ على المستفيد، لذلك يجب تفادي استخدام CAPS LOCK في رسائلك.
3) اكتب رسالة منظمة بشكل جيد
عند استخدام رسالة جيدة التنظيم، يجب أن تكون لها مقدمة وجسم وخاتمة، من الناحية المثالية فقرة واحدة لكل قسم. يجب أن يتضمن الغرض من الاتصال في مقطع المقدمة. ثم يجب عليك إعطاء تفاصيل الموضوع في قسم النص بحيث يمكن أن تكون أطول من فقرة واحدة. يجب عليك أيضًا محاولة تقييد الاتصال بأكمله بصفحة واحدة. أخيرًا، تختتم بملخص وCTA (دعوة إلى اتخاذ إجراء) في النهاية. تشير دعوات CTAs إلى أنك تطلب من المستفيد تنفيذ إجراء معين مثل الاتصال أو إعادة إرسال بريد إلكتروني إليك.
4) التصحيح دائمًا
لتحسين اتصالاتك المكتوبة، عليك أن تتذكر تدقيق جزء المحتوى الخاص بك. يجب أن تقرأ بحذر وتستخدم أدوات التدقيق اللغوي لمعالجة أي نوع من الأخطاء في أجزاء المحتوى الخاصة بك. إذا ارتكبت أخطاء إملائية أو نحوية في مقالتك، فإن ذلك يترك انطباعًا خاطئًا على صورتك المهنية، لا سيما عندما تكون عبارة عن اتصال مكتوب في مجال الأعمال. لبناء الثقة مع جمهورك، يجب عليك دائمًا مراجعة المحتوى الخاص بك.
إلى جانب هذه النصائح للتواصل الكتابي الفعال، يجب أن تكون على دراية أيضًا بالأشياء المختلفة التي يجب عليك تجنبها في أجزاء المحتوى المكتوبة. دعونا نستعرضها أيضًا.
أشياء يجب تجنبها في الاتصال الكتابي الاحترافي
إلى جانب معرفة كل الأشياء الأساسية التي يجب تضمينها في مقالاتك المكتوبة، من الضروري أيضًا فهم ما يجب تجنبه لجعل أجزاء المحتوى الخاصة بك فعالة. فيما يلي بعض النقاط التي يجب الانتباه إليها:
تجنب استخدام اللغة التي من شأنها إرباك القراء أو إهانتهم
أثناء الكتابة، يجب أن تفهم أنه كلما كانت لغتك بسيطة ومباشرة، كان تأثيرها أقوى. يجب تجنب اللغة العامية أو السخرية أو الاستهزاء أو عدم الاحترام، كما يجب الحد من استخدام المصطلحات الفنية أو العبارات الطنانة. ينبغي عليك الوصول إلى استنتاجاتك بوضوح وإيجاز، لذلك لا تشتت انتباه القارئ بكلمات ضخمة أو غير لائقة.
تجنب الأخطاء الإملائية أو بنية الجمل الرديئة أو الجمل غير الملائمة أو المقاطع الطويلة
هذا واضح بالتأكيد، لكنك ستندهش من عدد المستندات التي تتم مشاركتها وتفقد قيمتها بسبب مثل هذه الزلات البدائية في بنية اللغة وأسلوب الكتابة. عليك تجنب كل هذه الأخطاء. يعد التدقيق الإملائي والتدقيق اللغوي والتحرير أمرًا لا مفر منه لتجنب هذه المشكلات.
تجنب الإطالة في قطعك المكتوبة
أثناء إجراء اتصال مكتوب، تعد الإطالة مشكلة شائعة يجب عليك دائمًا تجنبها. يجب استخدام الكلمات بشكل صحيح ومناسب ودقيق. في هذا العصر، يتمتع القراء بوقت محدود لتصفح مقالاتك المكتوبة، لذا من الضروري تحقيق أقصى استفادة من كلماتك. يجب أن تكون مقالاتك حديثة وواضحة وموجزة لتحسين فرصك في الحصول على نتائج إيجابية من اتصالاتك المكتوبة.
تجنب نشر ما كتبته بسرعة في حالة حماسة عالية
عندما تكتب مقالاً في حالة عاطفية متصاعدة أو في حالة تأجيج أو غضب، يُقترح الانتظار لمدة 24 ساعة على الأقل قبل نشره. لا يهم كيف قد يبدو مغريًا، يجب تجنب نشره فوراً. فكر في الأمر وتحقق مما إذا كان لديك نفس الشعور في صباح اليوم التالي أم لا. للتواصل الكتابي الفعال، لا يجب عليك إدارة كتاباتك فحسب، بل إدارة عواطفك أيضًا.
الأفكار النهائية حول التواصل الكتابي
الاتصال ضروري لتحقيق النجاح، وبالتالي يجب استخدامه بطريقة تخدم غرضًا دائمًا. أصبح الاتصال الكتابي وسيلة رائعة للتواصل، خاصة في المواقف المهنية والمتعلقة بالعمل. يسمح ببيئة أقل خطورة ويقلل من أهمية التواصل اللفظي والتفاعل الشخصي.
يمكن استخدام الاتصال الكتابي كمكمل للمناقشات الرسمية وغير الرسمية. أصبح الاتصال الكتابي جزءًا أساسيًا من عالم اليوم. تقدم العديد من الشركات دروسًا وتساعد الموظفين على تحسين مهاراتهم في الكتابة. يستخدم على نطاق واسع وله العديد من المزايا. إنه أحد أشكال الاتصال المتطورة ولديه القدرة على تحقيق ونقل أي تأثير ورسالة مرغوبة.
كيف يحقق التواصل الكتابي أفضل إمكانياته؟
لتحقيق أقصى إمكانيات التواصل الكتابي، يجب اتباع مجموعة من الممارسات والتقنيات التي تضمن وضوح الرسالة وتأثيرها الإيجابي. إليك بعض النقاط المهمة لتحقيق ذلك:
التحديد الواضح للأهداف والجمهور المستهدف
قبل الشروع في الكتابة، يجب أن تكون واضحًا بشأن الهدف من رسالتك والجمهور الذي تستهدفه. هذا سيساعدك في توجيه الرسالة بشكل فعال ومباشر.
الإيجاز والوضوح
يجب أن تكون الرسائل الكتابية موجزة ومباشرة لتجنب الإطالة والإرباك. استخدم لغة بسيطة وجمل قصيرة لإيصال الأفكار بوضوح.
التنظيم الجيد للمحتوى
قسم الرسالة إلى أجزاء منظمة، تشمل مقدمة وجسم وخاتمة. هذا يساعد القارئ على متابعة الأفكار بسهولة وفهم المحتوى بشكل أفضل.
الاهتمام بالنغمة والصوت
تأكد من أن نغمة رسالتك تتناسب مع السياق والعلاقة بينك وبين القارئ. في بيئات العمل، يُفضل استخدام نغمة احترافية ومحايدة.
استخدام القواعد وعلامات الترقيم بشكل صحيح
الاهتمام بالقواعد وعلامات الترقيم يعزز وضوح الرسالة ويجعلها أكثر جاذبية واحترافية.
التدقيق والمراجعة
بعد كتابة الرسالة، تأكد من تدقيقها ومراجعتها لتصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية وضمان أن الرسالة خالية من العيوب.
استخدام الوسائط الصحيحة
اعتمادًا على نوع الرسالة والجمهور المستهدف، اختر الوسيلة الأنسب لإيصال رسالتك، سواء كانت بريدًا إلكترونيًا أو مذكرة أو تقريرًا رسميًا.
التفاعل والاستجابة
التواصل الكتابي ليس عملية أحادية الجانب. كن مستعدًا للرد على استفسارات القارئ وتقديم التوضيحات اللازمة لتعزيز التفاعل الإيجابي.
التكيف مع التكنولوجيا
استفد من الأدوات والتقنيات الحديثة لتحسين جودة كتاباتك وتسهيل عملية التواصل. برامج التدقيق اللغوي وأدوات التعاون عبر الإنترنت يمكن أن تكون مفيدة في هذا السياق.
باتباع هذه الخطوات، يمكن للتواصل الكتابي أن يحقق أفضل إمكانياته ويعزز من فاعلية الرسائل وتأثيرها في بيئات العمل المختلفة.
إن الانتباه إلى جميع النصائح المذكورة أعلاه سيضمن بالتأكيد إمكانية أكبر لتحقيق الإنجازات في حياتك المهنية والشخصية.
ما هي أفكارك حول أهمية التواصل الكتابي الفعال في سيناريوهات الأعمال المعاصرة؟
