مهارات إدارية

الفرق بين الهيكل التنظيمي والتصميم

الفرق بين الهيكل التنظيمي والتصميم

كل منظمة لديها هيكل، ولكن ليس كل منظمة لديها تصميم. الطريقة التي تُوَزع بها المهام والمسؤوليات والسلطات في عملك تُشكّل الهيكل التنظيمي. يمكن أن يحدث هذا الهيكل بدون تخطيط مسبق بمجرد تنفيذ الأعمال. أما التصميم التنظيمي فهو قرار واعٍ ومدروس.

الهيكل التنظيمي مقابل التصميم التنظيمي

بمجرد وجود المنظمة، تكتسب هيكلًا. هذا لا يتطلب أي قرارات مدروسة أو شخص معين لتحديد الهيكل التنظيمي وتصميمه. يكفي فقط تنفيذ الأعمال اليومية.

على سبيل المثال، افترض أنك بدأت عملك كمدير مالك ومعك اثنان أو ثلاثة موظفين تحت إدارتك. هذا ما يُعرف في كتب الأعمال بالهيكل البسيط: لا توجد أقسام، ولا تسلسل هرمي – فقط أنت تعطي الأوامر وفريقك ينفذها. إنه لا يزال هيكلًا وليس فوضى، حيث تكون أنت في القمة وموظفوك يتولون المهام التي تكلفهم بها.

الآن، افترض أن عملك ينمو ويصبح أكثر تعقيدًا. لديك 20 موظفًا – خمسة منهم يعملون كفريق إداري، و15 يعملون تحت إدارتهم. السماح لمؤسستك بالنمو بشكل أكبر وتحسين الهيكل بدون تخطيط مسبق سيكون أقل فعالية من تصميم هيكل صحيح. هذا هو الفرق الأساسي بين الهيكل التنظيمي والتصميم التنظيمي.

ما الذي يصنع الهيكل

حتى لو لم تتخذ قرارًا واعيًا بشأن التصميم، سيظل لديك هيكل تنظيمي. إنه ينبع من المهام التي تؤديها أنت وفريقك، مثل المبيعات والتسويق والتمويل والهندسة. يحدد الهيكل الغرض من كل قسم ودور، ويحدد المسؤوليات.

على سبيل المثال، إذا كان لديك فريق مبيعات في أحد الأقسام يرد على مدير المبيعات، يصبح المدير مسؤولاً عن كل شخص تحت إدارته. إذا كانت هناك مشكلة، فعليك الرجوع إلى المدير. إذا كانت هناك مبادرة مبيعات جديدة، تقوم بتمريرها من خلال المدير إلى فرق الخط الأمامي.

هناك العديد من الهياكل التنظيمية، مثل المنظمات البسيطة والوظيفية والمتعددة الأقسام والمصفوفة. كل منها يحتوي على ثلاثة مكونات أساسية: شخص لديه السلطة لاتخاذ القرارات، تقسيم العمل، ومجموعة من القواعد التي تعمل المنظمة وفقها.

ما الهيكل التنظيمي ليس كذلك

كل عمل له هيكل قانوني، لكن الهيكل التنظيمي ليس هو نفسه الهيكل القانوني. يمكن أن تكون للمؤسسة الفردية وشركة S التي يديرها شخص واحد هياكل قانونية مختلفة، ولكنهما قد يشتركان في نفس الهيكل التنظيمي لاتخاذ القرارات وتنفيذ المهام. على العكس من ذلك، يمكن أن تكون جميع المؤسسات الفردية لديها نفس الهيكل القانوني، ولكن هياكلها التنظيمية قد تكون مختلفة تمامًا.

هناك أيضًا فرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي. يتعلق الهيكل التنظيمي بالوظائف والمسؤوليات، بينما يعنى المخطط التنظيمي بالعناوين الوظيفية والمسميات. قد يتغير المخطط التنظيمي لمؤسستك كلما قمت بتعيين نائب رئيس جديد للموارد البشرية أو ما شابه، ولكن هذا لا يؤثر على الهيكل الأساسي.

الهيكل والتصميم: العناصر الأساسية

تذكر كتب الهيكل التنظيمي ومذكرات التصميم والكتب المرجعية عدة عناصر مشتركة بين جميع الهياكل التنظيمية. إذا كنت تبحث عن تصميم أو إعادة تصميم هيكلك، فأنت بحاجة إلى وضع هذه العناصر في الاعتبار.

  • تخصص العمل: يتم تقسيم المهام بين الأشخاص والفرق المختلفة. مع نمو أعمالك، يمكنك ببساطة تعيين المهام لمن يبدو الأنسب للقيام بها. أحد الاختلافات بين الهيكل التنظيمي والتصميم التنظيمي هو أنه في التصميم التنظيمي، يجب عليك التفكير في تخصصات محددة.
  • التقسيم: تقوم العديد من الشركات بتقسيم الموظفين إلى أقسام مختلفة بناءً على تخصصاتهم. بينما تقوم شركات أخرى بتقسيمهم بناءً على احتياجات مجموعات العملاء المختلفة أو المراحل المختلفة في عملية الإنتاج.
  • سلسلة القيادة: من لديه السلطة ويفعل ماذا؟ لمن يتم تفويض السلطة؟ في الشركات الصغيرة، حيث تكون أنت المصدر الوحيد للسلطة، قد لا تكون هذه الأسئلة مهمة. لكن في الشركات الكبيرة والدولية، تكون هذه الأسئلة حاسمة للغاية.
  • مدى السيطرة: كم عدد الموظفين الذين يمكنهم تقديم تقارير مباشرة إلى نفس المدير؟ إذا كان لدى أحد أعضاء فريق الإدارة لديك أكثر من عشرين تقريرًا للتعامل معها، فقد تحتاج إلى نقل بعضها إلى مديرين آخرين لديهم أعباء عمل أقل. في بعض الأحيان، قد يكون من الضروري إعادة تصميم هيكلك لتخفيف الضغط.
  • المركزية / اللامركزية: يبدأ معظم رواد الأعمال بنموذج مركزي لاتخاذ القرارات. في الشركات الكبيرة، غالبًا ما يؤدي تصميم هيكل لامركزية السلطة إلى تحسين عملية اتخاذ القرارات. على سبيل المثال، الرئيس التنفيذي في نيويورك قد لا يكون على دراية كافية بالضغوط التي يواجهها فرع الشركة في مومباي.
  • إضفاء الطابع الرسمي: في الهيكل الرسمي، تكون الوظائف الفردية ذات مسؤوليات محددة بدقة، ولا يتمتع الموظفون بالكثير من الحرية في تحديد كيفية أداء مهامهم. بينما يمنح الهيكل الأقل رسمية الموظفين المزيد من الحرية.

التصميم وإعادة التصميم

عندما تجلس لتصميم أو إعادة تصميم هيكل عملك، تذكر الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي. الهيكل التنظيمي هو الواقع الذي تعمل به أنت وفريقك يوميًا. بينما المخطط التنظيمي هو تقريب للواقع يتغير كلما أصبح منصب شاغرًا أو تم ملؤه. بحلول الوقت الذي تنتهي فيه من إعادة التصميم، قد يكون المخطط التنظيمي قديمًا.

المخطط التنظيمي ليس له أهمية كبيرة عندما تتعامل مع التحدي بين الهيكل التنظيمي والتصميم التنظيمي. عندما تبدأ عملية التصميم، لا تفكر في من يشغل كل منصب. فكر في الطريقة التي تريد بها توزيع السلطة والمسؤولية عبر المنظمة بغض النظر عن الأشخاص الذين يشغلون الوظائف. على سبيل المثال، هل ستكون مرتاحًا لتطبيق اللامركزية إذا لم تكن واثقًا بفريق الإدارة لديك؟

من الجدير قضاء بعض الوقت في تصميم الهيكل التنظيمي لأن التصميم الجيد لا ينبغي أن يتغير كثيرًا. بمجرد الوصول إلى تصميم يناسب عملك، يجب أن يظل مستقرًا حتى يحدث تغيير كبير في الإستراتيجية أو العمليات.

التصميم والحلول

إلى جانب موازنة الهيكل التنظيمي مقابل التصميم التنظيمي، من المهم أن تتذكر أن ليست كل المشاكل ناتجة عن هيكل سيء، ولا يمكن حلها جميعًا من خلال التصميم.

افترض أن قسم البحث والتطوير لديك يعاني بسبب كثرة الاجتماعات التي تضيع الوقت. إذا جعلت إعادة تصميم المنظمة من أولوياتك، فقد لا يساعد ذلك. يمكن لأي شخص في السلطة أن يستمر في القيام بالأمور بالطريقة التقليدية، لذا ستستمر الاجتماعات.

الحل هو تقليص عدد الاجتماعات ثم التركيز على التصميم التنظيمي.

مبادئ التصميم

عند التفكير في التصميم التنظيمي، هناك عدة مبادئ يجب وضعها في الاعتبار.

لا تقلق بشأن الماضي. الحنين إلى الأيام التي كنت فيها تتخذ جميع القرارات بنفسك لن يساعدك في تحديد مقدار اللامركزية التي يحتاجها عملك.

خذ وقتك. قد يكون من الأفضل إجراء تغييرات صغيرة متعددة على الهيكل بدلاً من فرض تصميم جديد بضربة واحدة.

تعزيز المساءلة. لا تريد أن يتحمل موظفوك الإدارة التفصيلية، لكنك تريدهم أن يكونوا مسؤولين عن أعمالهم.

اعترف بشخصية عملك الفريدة. حتى لو كان منافسوك يعملون بنجاح مع هيكل مركزي خاضع للرقابة، فهذا لا يعني بالضرورة أنه يناسب عملك.

وازن بين التسلسل الهرمي والمرونة. التسلسل الهرمي الذي يحتوي على طبقات كثيرة يعوق جمع المعلومات واتخاذ القرارات بسرعة. من ناحية أخرى، يمكن أن تتحمل شركة بلا طبقات المسؤولية الكبيرة على المديرين.

كن على دراية بثقافة الشركة. تطور معظم الشركات رموزًا غير مكتوبة حول كيفية القيام بالأشياء بجانب الرموز الرسمية. قد يواجه التصميم التنظيمي الذي يتعارض مع القواعد غير الرسمية مقاومة.

في الختام، يتطلب التوازن بين الهيكل التنظيمي والتصميم التنظيمي فهماً عميقاً لطبيعة العمل واحتياجاته الخاصة. ليس كل تحد يواجه المؤسسة يمكن حله بإعادة تصميم الهيكل، كما أن الحلول قد تتطلب أحياناً تغييرات بسيطة وسهلة التطبيق. من الضروري مراعاة المبادئ الأساسية للتصميم التنظيمي مثل تعزيز المساءلة، والمرونة، والاعتراف بشخصية العمل الفريدة، بالإضافة إلى فهم ثقافة الشركة غير المكتوبة. من خلال تبني نهج مدروس ومتوازن، يمكن للمؤسسات بناء هياكل تنظيمية فعالة تدعم النمو والنجاح على المدى الطويل.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...