ما هو تخطيط الأداء؟
تخطيط الأداء هو نهج منظم لتحقيق الأهداف المرجوة للفرد أو الفريق بنجاح طوال فترة التقييم. يتم وضع خطة للفريق أو الفرد مع مراعاة الأهداف الأوسع للمنظمة.
يدور تخطيط الأداء حول استكشاف ما يحتاج الأفراد إلى القيام به ومعرفته من أجل تحسين أدائهم وتطوير مهاراتهم وكفاءاتهم. يتعلق الأمر أيضًا بمعرفة كيف يمكن لمديريهم تقديم الدعم والتوجيه الذي يحتاجون إليه. تتطلب العملية برمتها تخطيط الكفاءات والتطوير المحتمل.
يعد تخطيط الأداء المفتاح الأساسي لنظام فعال لإدارة الأداء، لأنه بعد التخطيط السليم فقط، يمكن للمنظمة تحقيق النتائج المرجوة.
أهداف تخطيط الأداء
لنجاح أي نظام لإدارة الأداء، فإن تطوير خطة إدارة أداء الموظف له أهمية قصوى. تحدد الخطة المهام الوظيفية الأساسية للموظف، والمسؤوليات، وأهداف الأداء الحاسمة التي يجب تحقيقها خلال فترة الأداء.
يتم تطوير الخطة بشكل متبادل خلال مؤتمر التخطيط وتعكس الجوانب الفردية وطبيعة وظيفة الموظف.
الهدف الرئيسي لتخطيط الأداء يتمثل في:
- تحديد بوضوح غايات المنظمة. الغرض من ذلك هو وضع أهداف وغايات واقعية تتسق مع المهمة في إطار زمني محدد ضمن قدرة المنظمة على التنفيذ.
- بعد التخطيط، تكون المهمة التالية هي توصيل تلك الأهداف والغايات إلى مكونات المنظمة.
- ضمان الاستخدام الأكثر فعالية لموارد المنظمة من خلال تركيز الموارد على الأولويات الرئيسية.
- توفير قاعدة لقياس التقدم وإنشاء آلية للتغيير المستنير عند الحاجة.
- الاستماع إلى آراء الجميع لبناء توافق في الآراء حول وجهة المنظمة وإلى أين تريد الوصول.
- توفير تركيز أوضح للمؤسسة، وبالتالي زيادة الكفاءة والفعالية.
- استخدامه لتحديد مقاييس الأداء بوضوح لقياس نجاح الموظف في تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.
- تحقيق رضا كبير ومعنى بين المخططين، خاصة حول رؤية مشتركة تزيد الإنتاجية من خلال زيادة الكفاءة والفعالية.
- حل المشكلات الرئيسية في المنظمة من خلال تقديم ملاحظات مستمرة أثناء العمل.
أهمية تخطيط الأداء
يعمل المدربون أو الموجهون في أي مؤسسة مع خطط الأداء أو خطط العمل للحفاظ على تحفيز موظفيهم. إنهم يعملون مع مثل هذه الخطط الموضوعة لكل فرد من أعضاء فريقهم لتوليد التآزر.
تناقش النقاط التالية أهمية تخطيط الأداء:
- يساعد تخطيط الأداء في مواءمة الأهداف الفردية مع الأهداف التنظيمية، والمفهوم الكامن وراء ذلك هو التبادلية من أجل البقاء والنمو.
- يجعل عملية إدارة الأداء أكثر مسؤولية وموضوعية.
- يركز على مجال النتائج الرئيسية ومجال الأداء الرئيسي الذي يجب مراعاته لاكتساب الميزة التنافسية.
- يساعد تخطيط الأداء في الاستفادة القصوى من الموارد ومن المهم توضيح دور ومسؤوليات الموظفين.
بهذا نكون قد قدمنا شرحًا وافيًا ومتكاملًا لمفهوم تخطيط الأداء وأهميته في تحقيق أهداف المنظمة وتطوير كفاءات الأفراد داخلها.
معوقات تخطيط الأداء
يمكن تصنيف العوائق التي تحول دون تخطيط الأداء إلى نوعين رئيسيين وهما: العوائق التنظيمية والحواجز الفردية.
العوائق التنظيمية
معظم المنظمات التقليدية لا تؤيد تخطيط الأداء. وفقًا لهذا المفهوم، فإن قضاء المنظمات للوقت في تخطيط الأداء هو مجرد إهدار للوقت. تعتقد هذه المنظمات أن لديها استراتيجية تنفيذ قوية وبسبب هذا فقط، فإنها تصبح حاجزًا.
على سبيل المثال، تميل الشركات الهندية إلى قضاء 30٪ من الوقت في التخطيط و70٪ في التنفيذ، بينما تقضي الشركات متعددة الجنسيات عادةً 70٪ من الوقت في تخطيط الأداء و30٪ في تنفيذ الاستراتيجية.
الحواجز الفردية
يعد الافتقار إلى الالتزام لدى موظفي المنظمة أو إدارتها عائقًا مهمًا آخر لتخطيط الأداء. في بعض الأحيان يظهر المديرون أو الموظفون أو كلاهما التزامًا أقل تجاه تحقيق الأهداف التنظيمية وقد تكون الأسباب شخصية أو تنظيمية أو تنافسية أو تتعلق بالموارد البشرية.
على سبيل المثال، تؤدي السياسات التنظيمية أو التنمر في مكان العمل أو الصراع الشديد إلى تقليل اهتمام الموظفين بمسؤوليات وظائفهم.
عملية تخطيط الأداء
هناك العديد من الفوائد لكل من المشرفين والموظفين في التخطيط الفعال للأداء وعملية المراجعة. يجب أن تحدد العملية بوضوح ما هو متوقع من الموظف، مما يوفر الفرصة للتعرف على الأداء الجيد وتحديد المجالات التي تحتاج إلى إجراءات تصحيحية أو تدريب إضافي. تشمل أربعة مجالات يجب تحديدها في خطة الأداء:
- مسؤولية الوظيفة: ما العمل؟
- مقياس الأداء: كيف سيتم التحقق من ذلك أو قياسه؟
- معيار الأداء: ما مدى جودة العمل؟
- التاريخ المستهدف: متى سيتم فحصه؟
أثناء بناء خطة أداء، تحتاج إلى الحصول على معلومات في هذه المجالات من الوصف الوظيفي، ويمكنك أيضًا النظر إلى احتياجات المنظمة لتوضيح الواجبات ذات الأولوية والمعايير التي يجب تحقيقها.
يجب أن تحدد خطة الأداء الفعالة النتائج المتوقعة، ومقاييس الأداء، والمعايير التي يتعين تحقيقها والتواريخ المستهدفة للقياس.
المكونات الرئيسية لعملية تخطيط الأداء
- إعداد خطط الأداء: يتم إعداد خطط الأداء عادةً في بداية فترة المراجعة السنوية، أو عندما يبدأ الموظف وظيفته الجديدة لأول مرة. عند التحضير للتخطيط الأولي، يجب أن يتم عقد الاجتماع من قبل كل من المشرف والموظف. يجب أن يقوم كل من المشرف والموظف بمراجعة أهداف وحدة العمل وأهدافها واحتياجاتها والنظر في الوصف الوظيفي الحالي. يمكن للموظف تدوين الطرق التي يعتقد أن كل مهمة يمكن قياسها ومدى جودة أدائها.
- تحديد عوامل النجاح الرئيسية: عند تحديد عوامل النجاح الرئيسية، يجب أن تركز أهداف الأداء والنتائج المراد تحقيقها على النتائج. يجب أن تكون التدابير محددة لكل مهمة، مع معايير واضحة تشمل التواريخ والأوقات عند الاقتضاء.
- تحديد أهداف الأقسام والأفراد: بعد تحديد الأهداف والغايات التنظيمية، تكون المهمة التالية هي تحديد أهداف القسم وغاياته. يتم تصنيف أهداف القسم كذلك إلى أهداف فردية تشمل الواجبات والمسؤوليات الرئيسية لتحقيق الأهداف النهائية للمنظمة.
- تقديم ملاحظات منتظمة: تتمثل الخطوة التالية في العملية في تقديم ملاحظات منتظمة حيث يجب أن يحتفظ المشرف بسجل لحقائق الأداء، مما يضمن إعطاء القضايا المهمة الاهتمام المطلوب. يجب على الموظف أيضًا الاحتفاظ بسجل من الإنجازات والإنجازات الخاصة، أو القضايا التي تحتاج إلى حل ومناقشة هذه الأشياء خلال جلسات التغذية الراجعة المجدولة أو العفوية.
- مراجعة الأداء: تمنح مراجعة الأداء المشرف والموظف الفرصة للنظر في النتائج التي تم تحقيقها فيما يتعلق بالخطة الأصلية. يجب مراجعة جميع سجلات الأداء وتقييم كل مهمة. يجب مناقشة ما إذا كانت تلبي معايير الأداء أم لا وما إذا كانت تتجاوز تلك المعايير.
- تخطيط العمل: يعد تخطيط العمل جانبًا مهمًا لإكمال هذه الدورة. هذا هو المكان الذي يخطط فيه المشرف والموظف لأي تدريب يحتاج إلى الحدوث. يمكن أن يكون أيضًا حيث نناقش التخطيط الوظيفي.
بهذا نكون قد قدمنا شرحًا وافيًا ومتكاملًا لمفهوم تخطيط الأداء وعوائقه، بالإضافة إلى عملية التخطيط والمكونات الرئيسية لتحقيقه بفعالية داخل المنظمة.
منهجيات تخطيط الأداء
يمكن فهم المنهجيات الرئيسية لإعداد معايير الأداء من خلال النقاط التالية وهي:
- منطقة الأداء الرئيسية
- منطقة النتائج الرئيسية
- المهام وتحديد الهدف
- تمارين تحديد الهدف
- الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية
- تقييم احتياجات الأداء التنظيمي
- تحديد توقعات الأداء التنظيمي
- إنشاء عملية إدارة الأداء
- قياس فعالية إدارة الأداء
منطقة الأداء الرئيسية
يشمل مجال الأداء الرئيسي لأي موظف تحديد مجال الأولوية أولاً. بعد تحديد ذلك، يتم العمل اللاحق على المنطقة المحددة. تتضمن عملية مجال الأداء الرئيسي الخطوات التالية:
- تحديد المهام والأنشطة الهامة.
- تحديد مجالات الأولوية.
- تحديد الأهداف في المنطقة المحددة.
- السعي للحصول على التزام الموظف بالعمل المحدد.
- عمل الترتيبات للموارد المطلوبة.
- منطقة النتائج الرئيسية
يمكن تعريف مصطلح مجال النتائج الرئيسية على أنه المجال العام للنتائج الذي يكون الموظف مسؤولاً عنه، والمهمة الرئيسية هي تحديده. يساعد تحديد KRAs الموظفين بعدة طرق:
- توضيح أدوارهم.
- مواءمة أدوارهم مع أعمال المنظمة أو الخطة الاستراتيجية.
- التركيز على النتائج بدلاً من الأنشطة.
- نقل أغراض دورهم للآخرين.
- وضع الأهداف والغايات.
- أولويات أنشطتهم، مما يحسن إدارة وقت العمل.
- اتخاذ قرارات ذات قيمة مضافة.
المهام وتحديد الهدف
يتضمن تحديد الأدوار والمسؤوليات والمهام والأهداف الرئيسية للموظفين. من خلال تحديد هذه الأمور، يجب أن يعرف كل موظف واجباته وأهدافه الرئيسية.
تمارين تحديد الهدف
تحدد الأهداف النهائية للمؤسسة استراتيجيتها.
على سبيل المثال، منظمة تعتزم أن تصبح أكبر شركة نسيج في العالم في أقصر وقت ممكن، وهو الهدف النهائي لأي منظمة، ستزيد من طاقاتها الإنتاجية إما من خلال المسار العضوي مثل إنشاء مرافق تصنيع جديدة، أو من خلال الحصول على منظمات نسيج أخرى.
نظرًا لأن الاستحواذ يساعد على زيادة القدرات الإنتاجية بسرعة، يجب على المنظمة متابعة الاستحواذ كاستراتيجية للنمو الأسرع. لكن استراتيجية الاستحواذ تتضمن أيضًا تحسين أداء وحدات الإنتاج المكتسبة القديمة، مما يتطلب بشكل أساسي تحسين الأداء البشري لنجاح الشركة.
الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية
من أجل فهم الهدف والاستراتيجية التنظيمية، نحتاج إلى النظر في النقاط المختلفة التالية:
- الهدف النهائي للتنظيم: تحديد ما تسعى المنظمة لتحقيقه في النهاية.
- المركز التنافسي في السوق: معرفة مكانة المنظمة مقارنة بمنافسيها.
- مقارنة قوة المنظمة مع البيئة المتغيرة: تحليل كيف تتكيف المنظمة مع التغيرات في السوق والبيئة.
- فحص القضايا الحرجة للمنظمة: تحديد المشكلات الأساسية التي تواجه المنظمة.
- تحليل فرص المنظمة: استكشاف الفرص المتاحة للمنظمة للنمو والتحسين.
- استكشاف أفضل الأساليب في ضوء الموارد والكفاءات التنظيمية: تحديد الأساليب الأكثر فعالية التي يمكن أن تستفيد من موارد المنظمة وكفاءاتها.
تقييم احتياجات الأداء التنظيمي
بعد تحديد الأهداف والاستراتيجية، هناك حاجة لتقييم معايير الأداء. لتحقيق ذلك، يجب تنفيذ الخطوات التالية:
- تحديد الكفاءات اللازمة لتحقيق الأهداف والاستراتيجية التنظيمية: تحديد المهارات والمعرفة التي يحتاجها الموظفون لتحقيق الأهداف.
- جمع المعلومات حول القضايا الهامة المتعلقة بالغرض: جمع البيانات والمعلومات حول المشكلات التي تؤثر على تحقيق الأهداف.
- تحديد احتياجات الأداء الجديدة والمستقبلية للمنظمة: استشراف الاحتياجات التي قد تنشأ في المستقبل.
- تحديد أولويات إجراءات التحسين التنظيمي: ترتيب التحسينات المطلوبة حسب الأهمية.
- التعرف على القيم التنظيمية الأساسية: تحديد المبادئ والقيم التي تلتزم بها المنظمة.
تحديد توقعات الأداء التنظيمي
بمجرد انتهاء التقييم، يجب تحديد توقعات الأداء على النحو التالي:
- تحديد الأداء المطلوب مقابل الأداء المطلوب: مقارنة الأداء الحالي بما هو مطلوب.
- تحديد حالة الأداء الحالية: تقييم الوضع الحالي للأداء.
- فهم ومواءمة والاتفاق على توقعات الأداء: تحديد وضبط التوقعات بشكل يتفق عليه الجميع.
- صياغة مؤشرات الأداء الرئيسية: إنشاء معايير لقياس الأداء.
- تطوير أهداف الوظيفة: وضع أهداف واضحة لكل وظيفة.
- مواءمة الأهداف الفردية مع الاستراتيجية التنظيمية: ربط أهداف الموظفين بالأهداف العامة للمنظمة.
إنشاء عملية إدارة الأداء
لإنشاء عملية إدارة الأداء، يجب اتباع الخطوات التالية:
- تصميم إطار شامل لإدارة الأداء: وضع هيكل متكامل لإدارة الأداء.
- تنفيذ تخطيط الأداء: وضع خطط أداء تفصيلية.
- إدارة الأداء: متابعة وتوجيه الأداء لتحقيق الأهداف.
- إجراء تقييم الأداء: تقييم الأداء بشكل دوري.
- مراقبة الأداء: متابعة الأداء وتقديم التوجيه عند الحاجة.
قياس فعالية إدارة الأداء
لقياس فعالية إدارة الأداء، يجب:
- تحديد فرص تطوير الأداء: تحديد المجالات التي يمكن تحسين الأداء فيها.
- تقديم استشارات الأداء بما في ذلك ردود الفعل 360 درجة حسب المتطلبات: تقديم ملاحظات شاملة لتحسين الأداء.
- وضع استراتيجية للمكافآت وإدارة نظام المكافآت بشكل صحيح: تحديد نظام مكافآت فعال ومحفز.
- إنشاء مراجعة لإدارة الأداء: إجراء مراجعات دورية لتحسين عملية إدارة الأداء.
- تحسين الوضع التنافسي للمنظمة: استخدام نتائج التقييمات لتحسين القدرة التنافسية للمنظمة.
بهذا نكون قد أوضحنا النقاط الرئيسية لفهم وتطبيق الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية وتقييم وقياس احتياجات وتوقعات الأداء التنظيمي بفعالية.
في ختام هذا المقال، يتضح أن تخطيط الأداء هو عنصر حيوي في إدارة أي منظمة تسعى للنجاح والتفوق. من خلال تطبيق المنهجيات المناسبة لتحديد الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية، وتقييم احتياجات الأداء، وتحديد التوقعات، يمكن للمنظمات تحقيق مستويات عالية من الكفاءة والفعالية. إن تصميم وتنفيذ إطار شامل لإدارة الأداء، ومتابعة الأداء وتقييمه بانتظام، لا يسهم فقط في تحسين أداء الأفراد ولكن يعزز أيضًا القدرة التنافسية للمنظمة ككل.
كما أن تخطيط الأداء يساعد على مواءمة أهداف الأفراد مع الأهداف التنظيمية، مما يخلق بيئة عمل متكاملة ومتناسقة. وبفضل تقييم مستمر وتقديم ملاحظات بناءة، يمكن للمنظمات تحسين أداء موظفيها بشكل دائم والتأكد من تحقيق الأهداف المحددة. لذا، فإن استثمار الوقت والجهد في تخطيط الأداء ليس مجرد خيار بل ضرورة لتحقيق النجاح المستدام والنمو في بيئة الأعمال المتغيرة والمتسارعة.
