تعتبر إدارة الموارد من أهم العوامل التي تسهم في نجاح المشاريع وتحقيق الأهداف المرجوة. في عالم الأعمال اليوم، الذي يتسم بالتغيرات السريعة والتحديات المستمرة، يصبح من الضروري اعتماد نهج فعال لإدارة الموارد يضمن الاستخدام الأمثل لكل مورد متاح. سواء كنت تعمل على مشروع صغير أو تدير مؤسسة كبيرة، فإن فهم كيفية تخطيط وتنظيم ومراقبة الموارد يساهم بشكل كبير في تحقيق الكفاءة والإنتاجية.
في هذا المقال، سنستعرض أفضل الممارسات والأساليب الحديثة في إدارة الموارد، بدءًا من تخطيط الموارد وتحديد الاحتياجات، وصولاً إلى مراقبة الأداء وضمان الاستخدام الأمثل للموارد طوال دورة حياة المشروع. سنسلط الضوء على الأدوات والتقنيات المتاحة، مثل برامج إدارة الموارد عبر الإنترنت وبرامج سطح المكتب، ونناقش مزايا وعيوب كل منها. بالإضافة إلى ذلك، سنقدم نصائح عملية للمساعدة في تحسين إدارة الموارد وضمان تحقيق النجاح المستدام في المشاريع.
استعد لاكتساب المعرفة والمهارات اللازمة لتطبيق إدارة الموارد بفعالية، وتحقيق توازن مثالي بين التكلفة والجودة والوقت، مما يتيح لك الوصول إلى أهدافك بكفاءة وفعالية.
ما هي خطة الموارد؟
تنظم خطة الموارد وتحدد وتسرد الموارد المطلوبة لإكمال المشروع بنجاح. الموارد هي الأصول الضرورية لتنفيذ المشروع وتشمل الأدوات، والمعدات، والإمدادات، والمواد، والوقت، والأشخاص.
ستحدد خطة الموارد المناسبة الكميات الدقيقة للموارد القابلة للتخزين الضرورية (مثل النقد) والموارد غير القابلة للتخزين (مثل الآلات أو العمالة). الاعتبارات التي يتم إجراؤها أثناء تخطيط الموارد تؤثر بشكل كبير على جدولة وميزانية المشاريع.
ما هي مكونات خطة الموارد؟
تهدف خطة الموارد إلى استخدام الموارد بأكثر الطرق الممكنة كفاءة، وبالتالي المساهمة في الإنتاجية الإجمالية للمشروع. يتم تعزيز ذلك من خلال تخصيص فريق المشروع بشكل صحيح حيث ستأخذ مجموعة مهاراتهم المشروع إلى أبعد مدى. أفضل رهان هو أن يكون لديك تدفق مستمر للموارد والتأكد من استخدامها بحكمة وإنتاجية.
لتقييم خطة الموارد وإنشائها بشكل صحيح، يجب أن تسأل نفسك الأسئلة التالية حول أهم المكونات:
- ما هي أدوار فريق المشروع؟
- ما هي احتياجات الشراء الخاصة بالمشروع؟
- ما هي أنواع العقود المطلوبة؟
- هل هناك حاجة لطرق التأهيل المسبق؟
- ما هي المعايير التي سيتم استخدامها لاختيار المقاولين أو البائعين؟
- ما مقدار الميزانية المخصصة للموارد؟
- كيف سيتم قياس الأداء في المشروع؟
- ما هي السياسات والإجراءات التي سيتم استخدامها؟
الشروط الأساسية لخطة الموارد
لفهم كيفية إدارة الموارد بشكل أفضل في المشاريع، يجب علينا أولاً تفصيل المصطلحات الأساسية المختلفة التي ترتبط غالبًا بإدارة الموارد.
تذكر أن الموارد أكثر من مجرد فريقك – إنها أيضًا معداتك وأصولك ومساحة مكتبك. إنها كل شيء، في الواقع، له تكلفة مطلوبة لإكمال المشروع.
- خطة الموارد: قائمة مفصلة بالموارد والطرق التي ستديرها بها طوال المشروع.
- هيكل توزيع الموارد (RBS): ينشئ هيكل توزيع الموارد تسلسلات هرمية للموارد، وفقًا لمؤسسة التوظيف (مثل هيكل التقارير أو التسلسل الهرمي للفريق) أو حسب المنطقة الجغرافية (مثل جميع الفرق أو المعدات المطلوبة في آسيا أو إفريقيا). قم بتضمين جميع الموارد التي سيتم إنفاق أموال المشروع عليها، ولكن الأمر متروك لك لتحديد نوع التسلسلات الهرمية ذات الصلة بمشروعك. تنفيذه مشابه لـ WBS.
- مصفوفة تعيين المسؤولية: تحدد مصفوفة تخصيص المسؤولية الموارد وفقًا لمستويات مختلفة من المسؤولية عن إكمال مهام المشروع أو للمشروع ككل. توضح أدوار ومسؤوليات المشروع بأكمله.
- التجميع الكلي للموارد: يعني التجميع الإجمالي ببساطة عندما يتم إعطاء الشخص الكثير من العمل، مما قد يؤثر على الميزانية بل ويعرقل المشروع. من الأهمية بمكان أن تكون الموارد متوازنة، لذلك ستحتاج إلى طريقة للبقاء على رأس عبء عمل فريقك طوال دورة حياة المشروع.
- الرسم البياني للموارد: يوفر هذا عرضًا مرئيًا للموارد لأي شخص في المشروع يحتاج إلى البقاء في الحلقة. إنها طريقة سريعة وسهلة لعرض تخصيص الموارد الخاصة بك وملاحظة ما إذا كانت هناك زيادة أو نقص في تخصيص الموارد.
- الاعتماد على الموارد: يشير هذا إلى نظرية مفادها أن المنظمة يجب أن تحمي من وجود كل بيضها في سلة فريق واحدة. وهذا يعني أن الاعتماد المفرط على فريق واحد لإنجاز العمل الأساسي (خاصة إذا كان فريقًا خارجيًا) يمكن أن يؤدي إلى كتل أعباء العمل ونقص الموارد.
- تسوية الموارد: تسوية الموارد هي عملية شعوذة، حيث يمكنك إدارة توفر الموارد عبر مشروع أو عبر مشاريع متعددة. يمكن تحقيق ذلك من خلال إطالة المدة التي خططت لإنجازها لمهام معينة عن طريق تعديل تواريخ البدء والانتهاء، اعتمادًا على ما إذا كان لديك الموارد لإكمالها الآن أم لا.
مراحل خطة الموارد
هناك أربع مراحل رئيسية لتخطيط الموارد يجب اتباعها لضمان ثبات صافي الأرباح وأنك قادر على الحصول على الموارد المتاحة عندما تحتاج إليها. وهذا ما يسمى أيضًا بدورة حياة إدارة الموارد.
قبل أن يبدأ المشروع، ابدأ في معرفة الموارد التي ستحتاجها لتنفيذه. يتضمن ذلك ميزانية تلك الموارد للتأكد من أن مشروعك مربح، والحصول على موافقة أصحاب المصلحة. لبدء هذه العملية، يجب أولاً تحديد متطلبات المشروع. بعد ذلك، يمكنك التفكير في ملء أنواع ومقدار الأدوار المطلوبة.
1. تأكد من الموارد
بعد تقييم الموقف وتحديد أهداف المشروع، عليك تحديد الإستراتيجية الصحيحة وتحديد الموارد التي ستحتاجها للوصول إلى هذا الهدف. يجب التفكير في ذلك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والفعالية من حيث التكلفة. تشمل هذه الموارد العمالة والمواد والمعدات والمرافق وغيرها، مثل المسؤول والمقاولين من الباطن، إلخ.
2. الحصول على الموارد
تحتاج إلى البدء في تجميع فريقك وفقًا للمهارات والخبرة التي يتطلبها المشروع. يجب الحصول على المعدات وتأمين المقاولين. تتضمن بعض جوانب هذه المرحلة من تخطيط الموارد تطوير أدوار الفريق، واحتياجات الشراء، والعقود، والميزانيات، والقياسات للحكم على الأداء وأي سياسات وإجراءات.
3. إدارة الموارد
في هذه المرحلة، تحتاج إلى تحديد أدوار ومسؤوليات فريقك، ومن يفعل ماذا. يجب أيضًا تحديد أدوار المقاولين من الباطن. إذا كنت تستخدم الأدوات والمعدات التي يتم تأجيرها للمشروع، فيجب عليك التأكد من إعادتها في حالة تفي بمتطلبات العقد. يجب صيانة أي مرافق أيضًا.
ستكون هناك مشكلات بالطبع، وعندما تحدث، يتعين عليك تحديد وتعريف والتحقيق والتحليل وحل ثم المراجعة.
4. مراقبة الموارد
يختلف نوعًا ما عن إدارة الموارد في التحكم في مواردك، مما يعني مراقبة الموارد أثناء التنفيذ للتأكد من أنها تقدم النتائج المتوقعة منها. يتلخص هذا في شيء يسمى معدل استخدام الموارد، والذي يقيس مدى كفاءة استخدامك للموارد.
إذا كان معدل الاستخدام منخفضًا جدًا، فيجب اتخاذ إجراء، مثل تحليل التكلفة والعائد. يجب عليك دائمًا تقييم النتائج للتأكد من بقائك على المسار الصحيح.
ما هو برنامج إدارة الموارد؟
برنامج إدارة الموارد هو أداة تساعد في تخطيط وجدولة المشاريع. يتم استخدامه لإدارة فريقك، وأدواتك، ومعداتك، وموادك، وما إلى ذلك – وكلها ضرورية لنجاحك.
جميع مواردك لها تكاليف مرتبطة بها، وغالبًا ما يتم استخدامها لفترة محدودة. يجب إدارة هذه النفقات والأطر الزمنية لتتماشى مع الجدول الزمني. يتيح لك برنامج إدارة الموارد التخطيط مع وضع هذه الموارد في الاعتبار، ثم يسمح لك بتخصيصها وتتبع من يعمل على ماذا ومتى.
ستساعدك أداة إدارة الموارد على تتبع التكاليف والوقت المرتبط بالموارد الخاصة بك للتأكد من استخدامها كما هو مخطط لها والتزامك بميزانية المشروع. يعد Microsoft Project أحد أكثر برامج إدارة المشاريع شيوعًا، لكن له عيوبًا كبيرة تجعل ProjectManager أفضل لإدارة الموارد.
سطح المكتب مقابل برامج إدارة الموارد عبر الإنترنت
تشترك برامج إدارة الموارد المكتبية وعبر الإنترنت في العديد من الميزات. هذا يمكن أن يجعل من الصعب اختيار الحل المناسب لمشروعك. كلاهما يسمح للمديرين برؤية عالية المستوى لموارد المشروع. هذا يجعل من السهل عرض الموارد المطلوبة بسرعة وتوفير المقدار المناسب فقط.
يمكنك أيضًا إنشاء تقارير باستخدام تطبيق سطح المكتب وعبر الإنترنت. على سبيل المثال، تعد تقارير حالة المشروع مهمة للتأكد من أنك لا تفرط في الإنفاق. إنها أيضًا وسيلة اتصال لتقديمها لأصحاب المصلحة في المشروع وإبقائهم على اطلاع دائم بالتقدم.
الايجابيات من برامج إدارة موارد سطح المكتب
ومع ذلك، هناك اختلافات كبيرة بين الاثنين، وإذا كنت تبحث عن الأمان والسرعة، فقد يكون طراز سطح المكتب هو الأفضل. يمكن أن تكون تطبيقات سطح المكتب أكثر أمانًا إذا لم تتطلب اتصالاً بالإنترنت. بالطبع، لا يضمن أي من برامج سطح المكتب أو الإنترنت توفير أمان لا يمكن اختراقه، ولكن من المحتمل أن يكون لسطح المكتب ميزة هناك.
السرعة هي أيضًا عامل. أجهزة سطح المكتب ليست تحت رحمة قوة اتصالك عبر الإنترنت. بالطبع، إذا انقطع اتصالك بالإنترنت، فلن تعمل أداتك عبر الإنترنت على الإطلاق.
إيجابيات برامج إدارة الموارد عبر الإنترنت
بينما قد يكون لبرامج سطح المكتب مزايا في الأمان والسرعة، فإن هذه الثغرات يتم إغلاقها بسرعة. يمكن أن توفر التطورات في المصادقة ذات العاملين والدخول الموحد تجربة آمنة بشكل لا يصدق.
يتمتع الإنترنت بمزايا أخرى لا يمكن لأجهزة الكمبيوتر المكتبية تحقيقها أبدًا. يتمثل الاختلاف الرئيسي في أن أداة إدارة الموارد عبر الإنترنت ستحتوي على بيانات في الوقت الفعلي، وهو أمر بالغ الأهمية عند إدارة الموارد للحفاظ على سير المشروع بسلاسة.
تعني البيانات في الوقت الفعلي اتخاذ قرارات أفضل، ولكنها أيضًا تنشئ نظامًا أساسيًا يمكن لفريقك التعاون عليه. يؤدي هذا إلى زيادة الإنتاجية، مما يعني أن مواردك ستذهب إلى أبعد من ذلك. إن وجود ميزات تربط الفرق للعمل من خلال مهامهم معًا يساعد في الكفاءة وبناء فرق أفضل.
أخيرًا، يمكن الوصول إلى برنامج إدارة الموارد عبر الإنترنت في أي مكان وفي أي وقت، إذا كان هناك اتصال عبر الإنترنت. هذا يعني أن الفرق الموزعة في جميع أنحاء العالم لديها حق الوصول إلى الأداة ويمكنها حتى العمل معًا. وهذا يعني أيضًا أن جميع وثائق مشروعك موجودة في موقع مركزي ومتاحة أيضًا متى وأينما كنت في حاجة إليها.
فوائد برامج إدارة الموارد عبر الإنترنت
تتطلب إدارة الموارد بيانات في الوقت الفعلي لتتبع التكاليف والوقت الذي تقضيه من أجل الحفاظ على ميزانيتك والبقاء في الموعد المحدد.
يوفر برنامج إدارة الموارد عبر الإنترنت معلومات ذات صلة وفي الوقت المناسب لأنك لا تملك رفاهية الانتظار عندما يتوقف نجاح مشروعك في الميزان. ولكن هذا ليس كل ما تحصل عليه، فيما يلي المزيد من المزايا المتعلقة باستخدام أداة إدارة الموارد عبر الإنترنت:
- تتبع تكاليف الموارد: يتيح لك البرنامج مراقبة التكاليف المرتبطة بكل مورد بسهولة، مما يساعدك في التحكم في ميزانية المشروع.
- عرض توافر الفريق: يمكنك معرفة مدى توافر كل فرد في الفريق في أي وقت، مما يسهل تخطيط المهام وتوزيع العمل.
- عبء عمل فريق التوازن: يساعدك البرنامج في توزيع عبء العمل بشكل متساوٍ بين أعضاء الفريق، مما يضمن عدم تحميل أحدهم فوق طاقته.
- دمج الموارد في خطة المشروع: يمكنك إدراج الموارد المختلفة مباشرة في خطة المشروع، مما يضمن أن جميع الموارد المطلوبة مغطاة ومخططة بشكل جيد.
- الحساب التلقائي للتكاليف الفعلية مقابل التكاليف المخططة: يقوم البرنامج بحساب التكاليف الفعلية بشكل تلقائي ويقارنها بالتكاليف المخططة، مما يساعدك على البقاء على اطلاع دائم بوضع الميزانية.
ابق على اطلاع دائم بساعات الفريق باستخدام الجداول الزمنية التلقائية: يوفر البرنامج جداول زمنية تلقائية تسجل ساعات العمل لكل فرد في الفريق، مما يسهل متابعة تقدم المشروع وضبط الجدول الزمني عند الحاجة.
إنشاء خطة إدارة الموارد: نظرة متعمقة
إذن، هذه هي المصطلحات والعمليات الأساسية. ولكن كيف يمكنك استخدامها لإنشاء عملية، وجدولة الموارد الخاصة بك طوال دورة المشروع، ومراقبة تلك الموارد ضمن حدود ميزانيتك، دون إثقال كاهلها والمخاطرة بإرهاق الفريق؟ لحسن حظك، لقد غطينا أساسيات تخطيط الموارد من قبل، ويمكن تلخيصها في عملية أساسية فائقة من ثلاث خطوات.
أولاً، قم بتدوين جميع مواردك، بما في ذلك الأشخاص والمعدات والمواد. بعد ذلك، حدد عدد هذه الموارد اللازمة لإنجاز المشروع. أخيرًا، ضع جدولًا زمنيًا للموارد. ومع ذلك، فمن المهم التأكد من أن لديك جميع مكونات خطة الموارد الجيدة. يجب أن تشمل ما يلي:
- كل الموارد اللازمة لإكمال المشروع: هذا كل شيء من الأشخاص إلى الآلات وحتى أي مساحة مكتبية ستحتاج إليها. اقضِ قدرًا كبيرًا من الوقت مع هذه القائمة، فكلما كانت أكثر اكتمالًا، كان جدولك الزمني أكثر دقة.
- الأطر الزمنية للجهد المخطط لكل مورد: من خلال ملاحظة المدة الزمنية اللازمة لكل مورد، يكون لديك صورة أوضح عن كيفية ملاءمتها للجدول العام الخاص بك.
- عدد كل مورد ستحتاجه في اليوم / الأسبوع / الشهر: مرة أخرى، تريد تقسيم احتياجاتك من الموارد بالتناوب اليومي والأسبوعي والشهري لفهم ما ستحتاج إليه ومتى تحتاجه بشكل أفضل.
- كمية ساعات الموارد المطلوبة في اليوم / الأسبوع / الشهر: لقد حددت ما تحتاجه، ولكن كم ساعة لكل من هذه الموارد ستخصصها بمرور الوقت؟
- الافتراضات والقيود: الافتراض هو ما تعتقد أنه قد يكون صحيحًا، بينما القيود هي الجدول الزمني والتكلفة ونطاق مشروعك. لذا، فأنت تريد أن تعرف ما هي وكيف ستؤثر على خطتك.
فكر بشكل استراتيجي. هل تفترض أن الفريق سيكون متاحًا في غضون ثلاثة أشهر؟ هل تعرف حقيقة أنه لن يتم تكليفهم من قبل قائد مجموعة آخر لمشروع منفصل؟ هل أخذت في الحسبان الإجازات وجدولة المناوبات؟
يعد تحديد كل افتراضاتك عنصرًا حاسمًا في تخطيط مواردك بحكمة.
أفضل ممارسات إدارة الموارد
هذا هو ما يجعل خطة إدارة الموارد قوية. أنت الآن بحاجة إلى معرفة كيفية إدارة مواردك بنشاط أثناء تقدم مشروعك.
يمكنك القيام بذلك عندما يكون لديك رؤية لتوافر الموارد وعبء العمل. نظرًا لأن العمل ينتقل من شخص لآخر، حيث يتعاون الأشخاص ذهابًا وإيابًا، يمكن أن ينتهي العمل بسهولة على أكتاف عدد قليل من أعضاء الفريق الرئيسيين. قد يعني هذا أن الآخرين يجلسون مكتوفي الأيدي في انتظار ردهم أو رفض العمل. يجب أن تكون قادرًا على مراقبة اتجاهات سير العمل هذه وأن تكون قادرًا على إعادة تخصيص الموارد الخاملة بسرعة.
لذلك كيف يمكنك أن تفعل هذا؟ هناك أربع طرق يمكنك من خلالها متابعة عبء عمل الموارد.
1. إدارة تقويمات جدول العمل بشكل نشط
يجب أن تكون قادرًا على تتبع مدى توفر الموارد الفردية بالساعة واليوم، بالإضافة إلى تتبع الإجازات والعطلات المخطط لها. تأكد من مراعاة الفروق الزمنية العالمية أو الإقليمية، بالإضافة إلى العطلات العالمية المختلفة التي قد تختلف عن تقويم عطلة مكتبك بالمنزل.
2. مراقبة التقدم على جانت ولوحة القيادة
يمكنك أيضًا الرجوع إلى التقدم المخطط له مقابل التقدم الفعلي لمشروعك الإجمالي للحصول على رأس ما إذا كانت هناك مشكلة في الموارد. يجب أن يخبرك شريط تقدم جانت بمدى التقدم الذي يتم إحرازه في مهمة معينة وفقًا للجهود المخطط لها. يجب أن تكون أيضًا قادرًا على معرفة ما إذا كان قد تم إحراز تقدم في المهام الفردية باستخدام التظليل على أشرطة المهام الأكبر.
يجب أيضًا أن تكون قادرًا على الحصول على عرض لتقدم المشروع بأكمله من خلال النظر إلى عرض شامل لمهام جانت أو تقرير لوحة المعلومات. إذا كنت متخلفًا عن الركب، فعادةً ما يكون التنقل بين الموارد وسيلة للعودة إلى المسار الصحيح.
3. مراجعة تخصيص حجم العمل
إن عبء العمل على الفريق هو مقياس آخر ستحتاج إلى الإبقاء عليه قريبًا. إذا تم وضع كل العمل على أكتاف عدد قليل فقط من أعضاء الفريق، بينما كان الآخرون خاملين، فستحتاج إلى إعادة تخصيص مواردك.
هناك طريقة أخرى للنظر إلى هذا وهي تسوية مواردك من خلال ضمان توزيعها بالتساوي عبر فريقك. يعد التحقق من عبء العمل جزءًا يوميًا من الحفاظ على تخصيص مواردك جيدًا.
4. الحصول على تقارير الموارد لمراقبة الإنتاجية
عندما تراقب مواردك في الوقت الفعلي، ويكون نجاح المشروع على المحك، فستحتاج إلى اتخاذ قرارات بسرعة. استخدم ميزة إعداد التقارير الخاصة بأداة إدارة المشروع الخاصة بك لإنتاج تقارير حول تخصيص الموارد، بالإضافة إلى تقدم المهمة من قبل الفرد. من المهم مراقبة الموارد بانتظام من خلال التعمق في البيانات لقياس مؤشرات الأداء الرئيسية للإنتاجية مثل المخرجات والجهود الفعلية.
تذكر أن إدارة الموارد مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بـ الجدولة وإدارة جدول إدارة المشروع. هذه تخصصات مختلفة ولكنها متكاملة، وكلما تعاملت بشكل أكثر شمولية مع إدارة مواردك، زادت قدرتك على التصرف في الوقت المناسب للحفاظ على تقدم مشروعك نحو النجاح، في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
تعد إدارة الموارد عنصرًا حيويًا لضمان نجاح أي مشروع. من خلال فهم وتطبيق أفضل الممارسات في تخطيط الموارد وإدارتها، يمكنك تحقيق التوازن المطلوب بين التكاليف والوقت والجودة. تتيح لك برامج إدارة الموارد الحديثة، سواء عبر الإنترنت أو على سطح المكتب، مراقبة الموارد بكفاءة وتخصيصها بفعالية، مما يساهم في زيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف المرجوة ضمن الميزانية والجدول الزمني المحددين.
بتطبيق الأدوات المناسبة والاستراتيجيات المدروسة، يمكن للمشاريع أن تسير بسلاسة مع تحقيق أعلى مستويات الكفاءة والفعالية. تذكر أن الإدارة الفعالة للموارد ليست مجرد خطة توضع في بداية المشروع، بل هي عملية مستمرة تتطلب التقييم والتعديل المستمرين لضمان التقدم والنجاح.
في النهاية، تعتبر المرونة والتكيف مع التغيرات من أهم جوانب الإدارة الناجحة للموارد، مما يمكن فريقك من التغلب على التحديات وتحقيق النتائج المثلى.
