مهارات إدارية

ما هو سجل المخاطر وكيفية إنشائه

سجل المخاطر

تعتبر إدارة المخاطر من أهم العناصر التي تساهم في نجاح أي مشروع، بغض النظر عن حجمه أو تعقيده. من الأدوات الرئيسية في هذه العملية هو سجل المخاطر، الذي يساعد في تتبع وتقييم المخاطر المحتملة التي قد تواجه المشروع. في هذا المقال، سنستعرض أهمية سجل المخاطر، وكيفية إنشائه بشكل فعال، ودوره الحيوي في ضمان سير المشروع نحو تحقيق أهدافه. كما سنتناول الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها لضمان إنشاء سجل مخاطر متكامل وشامل، مما يسهم في توفير بيئة عمل آمنة ومنظمة لجميع أعضاء الفريق.

ما هو سجل المخاطر؟

سجل المخاطر هو أداة حيوية في إدارة المخاطر وإدارة المشاريع. يُستخدم لتحديد المخاطر المحتملة في مشروع أو منظمة، سواء للامتثال التنظيمي أو للبقاء على رأس المشكلات المحتملة التي يمكن أن تعرقل تحقيق النتائج المرجوة.

على الرغم من أن سجل المخاطر يُستخدم غالبًا أثناء تنفيذ المشروع، إلا أنه يُعد جزءًا أساسيًا من خطة إدارة المخاطر، والتي يجب أن يوليها مديرو المشروع اهتمامًا جادًا خلال مرحلة تخطيط المشروع. ليس هناك وقت مبكر للبدء في التفكير في تحليل المخاطر في مشروعك. لذلك، فإن وجود سجل مخاطر المشروع جاهز ومتاح يُعد ضروريًا لإدارة المخاطر بفعالية.

يتضمن سجل المخاطر جميع المعلومات المتعلقة بكل خطر تم تحديده، مثل طبيعة تلك المخاطر، مستوى تأثيرها، من يمتلكها، وما هي تدابير التخفيف المتخذة للتعامل معها. يمكنك تنزيل قالب سجل المخاطر المجاني لبرنامج Excel، وهو مثال ممتاز لتسجيل المخاطر.

لن تكون قادرًا على توقع كل خطر يمكن أن يحدث في المشروع، ولكن من خلال القيام بالعناية الواجبة، يمكنك وضع خطة لإدارة المخاطر للاستجابة بسرعة قبل أن تصبح مخاطر المشروع مشاكل حقيقية تتسبب في انحراف المشروع عن مساره.

يعد وجود سجل لتتبع مخاطر المشروع، سواء من خلال جدول بيانات بسيط أو كجزء من حل برمجي لإدارة المشاريع أكثر قوة، فكرة جيدة للتعامل معها في أي خطة مشروع. هناك مخاطر متأصلة في كل شيء، وهذا يضاعف في إدارة مشروع يحتوي على العديد من الأجزاء المتحركة.

فوائد سجل المخاطر

سجل مخاطر المشروع هو أداة يستخدمها مديرو المشاريع لتتبع ومراقبة أي مخاطر قد تؤثر على مشاريعهم. تعد إدارة المخاطر عنصرًا حيويًا في إدارة المشروع لأنها الطريقة الاستباقية في مكافحة المشكلات أو النكسات المحتملة.

يعد استخدام سجل مخاطر المشروع، المعروف أيضًا باسم سجل المخاطر، جزءًا أساسيًا من عملية إدارة المخاطر.

لماذا تحتاج إلى سجل مخاطر المشروع؟

إذا كنت تعرف ما هي إدارة المخاطر، فستعرف أن الخطوة التالية لإدارة المخاطر تعمل بشكل استراتيجي للتحكم في المشكلات المحتملة التي من المرجح أن تحدث عند إدارة المشروع. لذلك، يجب أن يكون لديك آلية لتحليل المخاطر في مكانها الصحيح لجمع المخاطر المحتملة ثم تحديد مسار للتخفيف من المخاطر وإعادة المشروع إلى المسار الصحيح، إذا أصبحت هذه المخاطر حقائق.

مكونات سجل المخاطر

قد تختلف سجلات المخاطر حسب المنظمة والمشروع. ومع ذلك، فإن معظم قوالب سجلات المخاطر تشترك في هذه العناصر الشائعة الاستخدام:

  • معرف تحديد المخاطر: اسم أو رقم معرف لتحديد المخاطر.
  • وصف المخاطر: شرح موجز للمخاطر.
  • هيكل توزيع المخاطر: هو مخطط يسمح لك بتحديد جميع مخاطر المشروع وتصنيفها.
  • فئات المخاطر: هناك العديد من فئات المخاطر التي يمكن أن تؤثر على المشروع مثل الجدول الزمني، الميزانية، المخاطر الفنية، والمخاطر الخارجية.
  • تحليل المخاطر: الغرض من تحليل المخاطر هو تحديد احتمالية وتأثير المخاطر. يمكنك إما إجراء تحليل نوعي أو كمي للمخاطر.
  • احتمالية المخاطر: ستحتاج إلى تقدير احتمالية كل خطر وتعيين قيمة نوعية أو كمية.
  • أولوية المخاطر: يتم تحديد أولوية المخاطر من خلال تعيين درجة لكل خطر، والتي يتم الحصول عليها بضرب تأثير المخاطر وقيم الاحتمالات. إذا كنت تستخدم قياسات نوعية، فستحتاج إلى إعطاء الأولوية للمخاطر ذات التأثير الأكبر والأعلى احتمالية.
  • الاستجابة للمخاطر: كل خطر يحتاج إلى استجابة للتخفيف من تأثيره على مشروعك. تم توثيق هذه الاستجابات أيضًا في خطة الاستجابة للمخاطر.
  • ملكية المخاطر: يجب تعيين كل خطر لعضو الفريق الذي يصبح مالكًا للمخاطر. يتحمل مالك المخاطر مسؤولية نشر الاستجابة المناسبة والإشراف عليها.

عملية إدارة المخاطر

الخطوة الأولى في عملية إدارة المخاطر هي تحديد المخاطر. جميع المشاريع مختلفة بالطبع، ولكن بالنسبة للمؤسسات التي تدير مشاريع مماثلة عامًا بعد عام، قد تكون هناك بيانات تاريخية لمراجعتها للمساعدة في تحديد فئات المخاطر المشتركة لتلك الأنواع من المشاريع.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك توقع بعض مخاطر المشروع بناءً على قوى السوق (مخاطر العرض والطلب، على سبيل المثال)، أو بناءً على مشكلات إدارة المشروع الشائعة، أو حتى بناءً على الطقس.

جمع مخاطر المشروع

يتطلب جمع المخاطر المحتملة التي يمكن أن تظهر عند إدارة مشروع نهجًا منهجيًا للتأكد من أنك دقيق قدر الإمكان. سجل مخاطر المشروع هو نظام يمكنه بعد ذلك تتبع هذه المخاطر إذا ظهرت في الواقع ثم تقييم الإجراءات التي حددتها لحلها.

عند تسجيل هذه المخاطر في جدول بيانات سجل المخاطر أو في برنامج إدارة المشروع، يكون لديك مكان لوضع كل هذه البيانات ومتابعة حدث الخطر المحدد طوال المشروع، وبالتالي معرفة ما إذا كانت إجراءات الاستجابة للمخاطر التي اتخذتها لمعالجة المخاطر تعمل. لذلك، فإن وثيقة تتبع المخاطر تحافظ على مخاطر المشروع في نطاق ضيق للتخفيف من تأثيرها حتى لا تدمر مشروعك.

توثيق مخاطر المشروع

يعد توثيق مخاطر المشروع باستخدام سجل المخاطر أمرًا حيويًا لنجاح أي مشروع. يمنحك مكانًا واحدًا لتحديد المخاطر، وتسجيل تاريخها من المكان الذي حدثت فيه لأول مرة إلى المكان الذي تم حله فيه أخيرًا، وحتى تحديد الخطر على الشخص الذي حدده ويمتلك إدارته. في سجل المخاطر، يمكنك ملاحظة درجة المخاطرة ومدى احتمالية تأثير المخاطر على المشروع وغير ذلك الكثير.

مراقبة مخاطر المشروع

كما ذكرنا، يمكنك تعيين المخاطر لأعضاء فريقك في سجل مخاطر المشروع الخاص بك. بعد ذلك، يكون هذا الشخص مسؤولاً عن مراقبة المخاطر وقيادة أي إجراءات استجابة للمخاطر مطلوبة للتخفيف من تأثير حدث الخطر هذا أو معالجته بمجرد أن يصبح مشكلة. من خلال توثيق هذه العملية في سجل مخاطر المشروع، من غير المرجح أن تفقد مسار مخاطر المشروع على مدار مشروع مزدحم، مما يعني أن المخاطر لا تتحول إلى مشكلات حقيقية يمكن أن تؤثر سلبًا على ميزانية المشروع أو الجدول الزمني وتساوم على نجاح المشروع.

حل المخاطر

أخيرًا، عندما يتم حل مخاطر المشروع، يمكنك إغلاقها. ليس هناك ما هو أفضل من التحقق من هذه المخاطر في سجل المخاطر الخاص بك حيث لم تعد مشكلة في المشروع. أيضًا، إذا تمت معالجة حدث الخطر، فأنت لا تريد الاستمرار في وضع الموارد في مواجهة مشكلة لم تعد موجودة. إنه يمنحك ببساطة مزيدًا من التحكم في خطة إدارة المخاطر ويعزز اتصالات أفضل مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة.

كيفية إنشاء سجل للمخاطر

دعنا ننتقل إلى جميع الخطوات لإنشاء سجل للمخاطر حتى نتمكن من تحقيق أقصى استفادة من أداة إدارة المخاطر هذه عند استخدامها.

تحديد المخاطر

اجمع فريق المشروع معًا لتبادل الأفكار حول المخاطر المحتملة. كل عضو في الفريق مسؤول عن مجالات مختلفة من المشروع، لذا استخدم خبراتهم للمساعدة في تحديد مخاطر المشروع المحتملة التي قد تؤدي إلى الخروج عن المسار. ستحتاج أيضًا إلى التحدث مع أصحاب المصلحة للتأكد من أنك قد وضعت مخاوفهم في الاعتبار، وأنك تتتبع مخاطرهم أيضًا. تأكد من استنفاد جميع فئات المخاطر ذات التأثير المحتمل، من قوى السوق إلى الموارد إلى الطقس.

وصف مخاطر المشروع

الخطوة التالية هي وصف مخاطر المشروع بدقة. حاول أن تكون دقيقًا قدر الإمكان مع الحفاظ على الوصف للأساسيات. وجود مخاطرة غامضة للغاية سيجعل من الصعب فهم ما إذا كانت المخاطرة قد أصبحت مشكلة حقيقية أم لا. على سبيل المثال، لا تكتب “الطقس” كمخاطرة متعلقة بالطقس. بدلاً من ذلك، حدد شيئًا يتعلق بمشروعك تحديدًا، مثل “قد يتسبب موسم الرياح الموسمية في الهند في تأخير شحن النحاس”.

نظرًا لأننا نقوم بتحديد ووصف المخاطر، يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشروع على البقاء منظمًا. يتيح لك استخدام عرض القائمة في برنامج ProjectManager أن يكون لديك مركز مركزي لجميع المخاطر مع وجود مساحة لوصفها وكذلك تحديد الأولويات وتخصيص العلامات وغير ذلك الكثير. على عكس تطبيقات المهام الخفيفة الوزن، نقدم لك بيانات في الوقت الفعلي ويظهر عرض القائمة الخاص بنا النسبة المئوية الكاملة لكل قائمة. كما يسمح للفرق بالتعليق لمساعدتهم على العمل بشكل أفضل معًا سواء كانوا في المكتب أو في الميدان أو في المنزل.

تقدير تأثير المخاطر

قم بتضمين كل شيء يمكن أن تؤثر عليه المخاطر، حتى تتمكن من تطوير استراتيجية قوية للتعامل معها. على سبيل المثال، إذا كانت هناك شائعات عن تسريح العمال في قطاع عملك على المستوى الإقليمي، فحدد التأثير الفعلي الذي قد يكون على جدول المشروع إذا حدث ذلك. على سبيل المثال، “قد تؤدي عمليات التسريح المتوقعة في التصنيع في جنوب شرق البلاد إلى المخاطرة بجداول الإنتاج في يونيو. قد يؤدي هذا إلى تأخير تنفيذ المشروع بالكامل لمدة ثلاثة أشهر ما لم يتم النظر في خيارات الإنتاج البديلة”. هذا يخبر صاحب المخاطر بالتحقيق في الخيارات المحتملة لمنشآت التصنيع خارج تلك المنطقة، لذلك توجد خطة إدارة مخاطر حقيقية.

إنشاء خطة الاستجابة للمخاطر

هذا هو الجزء الأهم في سجل مخاطر المشروع، لذا امنحه الوقت والجهد اللازمين لإكماله بشكل صحيح. تريد أن تكون دقيقًا، لكن ليس مفرطًا. اجعل خطة الاستجابة للمخاطر قصيرة ومباشرة. قم بأبحاثك، حتى إذا ظهرت المخاطر في المشروع، يمكنك البدء في العمل مباشرة. وثّق جميع خطط الاستجابة واستراتيجيات التنفيذ. إذا تطلب ذلك مستندًا طويلاً، فأضف ارتباطًا أو أضف مرفقًا إلى مستند خطة الاستجابة للمخاطر للإشارة مباشرةً نحو الاستجابة المخطط لها.

تحديد أولويات مخاطر المشروع

لا يتم إنشاء جميع مخاطر المشروع بالتساوي. بعضها له تأثير أكبر من البعض الآخر، لذلك عليك أن تقرر هنا أيها سينتقل إلى مقدمة الصف وأيها يمكن تجاهله إذا لم يكن لديك الوقت والموارد. هنا ستحدد مستوى المخاطرة: عالية أو متوسطة أو منخفضة. بهذه الطريقة يمكنك تصفية السجل الخاص بك ثم تحديد الأولويات.

تحديد أصحاب المخاطر

أخيرًا، قم بتعيين مالك لكل خطر. إذا لم يكن لديك مالك للمخاطر لكل خطر محتمل، فقد لا تعرف عنه حتى يصبح تأثير هذا الخطر لا رجوع فيه.

ملاحظات

يوجد عمود أخير في سجل المخاطر الخاص بك، وهو مكان لجمع أي ملاحظات لا تندرج تحت الفئات التي تمت مناقشتها بالفعل. من المهم أن يكون لديك مكان لوضع هذه الأفكار حتى لا تضيع في خضم المشروع اللامتناهي.

من يقوم بإنشاء سجل مخاطر المشروع؟

إذا كنت تعمل في مشروع كبير جدًا أو معقد أو بالغ الأهمية، فقد يكون لديك منسق مخاطر أو مدير مخاطر في فريقك. في هذا السيناريو، ستكون وظيفتهم إنشاء سجل المخاطر والحفاظ عليه.

ومع ذلك، بالنسبة لمعظم المشاريع، تقع مسؤولية إنشاء سجل المخاطر على عاتق مدير المشروع.

هذا لا يعني أن مدير المخاطر أو مدير المشروع مسؤول عن تحديد أو اتخاذ إجراءات ضد جميع المخاطر. يجب على كل فرد في فريق المشروع ومن المحتمل أن يتأثر بنجاح المشروع أن يساعد في تحديد وتقييم المخاطر.

على سبيل المثال، قد يكون العميل أو الراعي على دراية بمشكلة محتملة لم يعرفها أحد في فريق المشروع.

في النهاية، يُعد سجل المخاطر أداة أساسية في إدارة المشاريع، حيث يسهم بشكل كبير في تحليل وتقييم المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على نجاح المشروع. من خلال اتباع الخطوات المحددة لإنشاء سجل المخاطر وتوثيقها بدقة، يمكن لمديري المشاريع وفريق العمل التصدي بفعالية للمشكلات والنكسات المحتملة. إن التعاون بين جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة يعزز من القدرة على مراقبة ومعالجة المخاطر بشكل استباقي، مما يضمن بقاء المشروع على المسار الصحيح وتحقيق الأهداف المرجوة بكفاءة. لذا، فإن الاستفادة من سجل المخاطر بشكل صحيح تعزز من فرص نجاح المشروع وتقلل من التأثيرات السلبية التي قد تواجهه.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...