هناك العديد من العوامل التي تُسهم في النجاح الشامل للمؤسسة، بدءًا من التخطيط والاستراتيجيات وصولاً إلى التنفيذ وقيادة الشركة. إدارة الموظفين تعد من أهم العناصر المساهمة في نجاح الشركة، فعندما تتم إدارة الموظفين بفعالية، يصبحون أكثر تفاعلاً وإنتاجية. إذا كنت تسعى لمعرفة كيفية التعامل مع الموظفين بفعالية، فإليك بعض النصائح لتصبح قائدًا أكثر فعالية.
فن الإدارة والتعامل مع الموظفين يتمثل في القدرة على قيادة الفريق بفعالية وإحداث تواصل فعال بين الأفراد. يشمل هذا الفن تحفيز الموظفين وتشجيعهم على تحقيق أفضل النتائج، مع الحفاظ على بيئة عمل محفزة وإيجابية. ويتطلب ذلك مهارات عديدة مثل القدرة على الاستماع وحل المشكلات بإبداع وتطوير الثقة والاحترام المتبادل بين القائد وأعضاء الفريق.فن الإدارة والتعامل مع الموظفين
أهمية حسن التعامل مع الموظفين
كما أكدت سابقًا، فإن نجاح وازدهار أي مؤسسة يعتمد بشكل كبير على الإدارة الفعالة للموظفين. كلما شعر الموظفون بحسن المعاملة واعتبروا المدير قائدًا مثاليًا، سيعملون بكفاءة أعلى، وستلاحظ تأثير ذلك على مستوى الإنتاجية.
أما في حالة إهمال هذا الجانب، فستحدث فوضى في بيئة العمل. عندما يشعر الموظف أن المدير غير كفء وغير قادر على التحكم بزمام الأمور، ستواجه موظفًا متمردًا لا يطيع التعليمات.
عندما تصل الأمور إلى هذا المستوى، ستزداد سوءًا بشكل كبير لأن هذه الأجواء السلبية تنتشر بسرعة في بيئة العمل، مما يؤدي إلى فقدان روح العمل الجماعي وتراجع الإنتاجية، وستكون النتائج سيئة على مستوى ربحية الشركة أو المؤسسة.
لتفادي كل هذه المواقف والمشاكل، يجب عليك تعلم فن التعامل مع الموظفين.
اقرأ أيضا: كيفية التعامل مع الموظف السيء
الجوانب الأساسية لإدارة الموظفين
إدارة الموظفين أسهل قولاً من الفعل، ونحن جميعًا نعرف هذا الأمر. من أجل نجاح الشركة، فإن الإدارة هي شيء يجب عليك القيام به بشكل صحيح.
ما هي الجوانب الأساسية لإدارة الموظفين؟
- الاختيار: عليك اختيار المرشحين المناسبين خلال عملية التوظيف.
- القياس: يجب الاهتمام بقياس أداء الموظف والتحقق مما إذا كان يحقق الأهداف المحددة.
- المراقبة: يجب عليك متابعة وتقييم أداء الموظفين بانتظام.
- التفاعل: عليك التواصل مع الموظفين وطلب ملاحظاتهم وآرائهم.
- المكافأة: عليك مكافأة أي موظف يؤدي بشكل استثنائي.
هذه الجوانب ليست سوى أساسيات التعامل مع الموظفين، لكن ربما ما زلت تتساءل: ما معنى التعامل مع الموظفين؟
اقرأ أيضا: كيفية التعامل مع الموظفين المتمردين.
ما معنى التعامل مع الموظفين؟
إدارة الموظفين تعني كيفية المساعدة في تحويل الموظفين ذوي الأداء الضعيف إلى موظفين استثنائيين، وكذلك المساعدة في منع كبار الموظفين من الأداء الضعيف.
إدارة الموظفين هي أكثر من مجرد التأكد من أن الموظفين يقومون بأعمالهم؛ إنها مجموعة من الإجراءات والاستراتيجيات التي تساعدك على القياس والمراقبة والتفاعل مع القوة العاملة التي تلعب دورًا كبيرًا في نجاح شركتك.
اقرأ أيضا: كيفية التعامل مع الموظف السلبي.
كيفية التعامل مع الموظفين في العمل
كتب الأستاذ روبرت موريس آر مانا في إحدى المجلات: تعتمد إدارة الموظفين على الأفكار والإجراءات التي تم تطويرها من أجل تحفيز الموظفين وزيادة الإنتاجية وتطوير الأداء.
1. التواصل المستمر مع الموظفين
إحدى أفضل طرق تطوير مهارات الموظفين لديك هي التواصل الفعال معهم وبشكل منتظم. وفقًا لتقارير، فإن الموظفين الذين يعقدون اجتماعات فردية مع مديرهم هم أكثر عرضة بثلاث مرات للمشاركة في العمل.
لكن ما يجب التركيز عليه هو قيمة هذا التواصل. حاول أن تسعى جاهدًا إلى الوضوح والدقة والشمولية في تواصلك مع أي موظف، سواء كان التواصل شخصيًا أو عبر البريد الإلكتروني أو مكالمة. فالوضوح والدقة والشمولية هي ما يضمن التواصل الجيد وضمان سير عمل الموظف في الطريق الصحيح.
أما بالنسبة للإيقاع الصحيح لهذا التواصل، فهو يختلف حسب احتياجات كل موظف. يوصي العديد من المديرين بمقابلة فردية أسبوعية مع التقارير المباشرة. لكن في النهاية، فالمدير التنفيذي هو من يملك سلطة اختيار وتيرة هذه الاجتماعات بناءً على احتياجات الموظف.
بالطبع، التواصل هو بمثابة تعامل إيجابي مع الموظفين، لكن هناك بعض الأمور التي يجب تجنبها. على الرغم من أن مقابلة أعضاء الفريق والتواصل معهم فكرة جيدة، إلا أن جدولة أعداد كبيرة من هذه الاجتماعات قد يمثل ضغطًا على الموظف ويؤثر سلبًا على علاقات العمل الخاصة بك.
2. مساعدة الموظفين على التطور
أظهر استطلاع أجرته مجلة Monster أن 72٪ من الموظفين يشعرون أن مديرهم لا يهتم بنموهم الوظيفي. لذلك، من الضروري إعطاء الموظفين فرصة للنمو في أدوار جديدة، سيساعد ذلك على الحفاظ على مشاركة الموظفين ومساعدتهم على بناء مجموعة مهاراتهم حتى يتمكنوا من المساهمة بشكل أكبر في شركتك.
يمكنك مساعدة موظفيك على النمو من خلال:
- تقديم تدريب داخلي.
- إرسال الموظفين إلى المؤتمرات والندوات.
- السماح للموظفين بالبروز بناءً على نقاط قوتهم.
وأهم ما أشجع على الاستثمار فيه هو التطوير الوظيفي، بل أكثر من ذلك، يجب أن تملك كل شركة خطة لتطوير الموظفين مع عقد اجتماعات كل 3-6 أشهر لمناقشة كيف يتتبع أعضاء الفريق الأهداف المرسومة.
3. تمكين الموظفين
إن كنت ترغب في إظهار أفضل تعامل مع الموظفين، فحاول منحهم المزيد من الاستقلالية، مع توفير الأدوات والموارد اللازمة. كن متأكدًا أن هذا سيساعد في تحفيز الموظفين على تجاوز حدودهم وزيادة إنتاجيتهم.
وحاول ألا تقع في فخ الإدارة التفصيلية أو المتسلطة، من خلال الرغبة في معرفة كل شيء والسيطرة على كل شيء. ساعد على تطوير فريقك واستثمر الوقت اللازم لتنميته، لن يؤدي ذلك فقط إلى أداء أعلى ولكن أيضًا إلى زيادة تفاعل الموظفين والاحتفاظ بهم.
4. بناء الثقة بينك وبين موظفيك
لا تضع موظفيك تحت المجهر! وجدت دراسة أن 16٪ من الموظفين كانوا راضين عن مستوى ثقة مديرهم داخل الشركة. هذه النسبة قليلة جدًا. إذن كيف يمكنك تجنب هذا الأمر؟
تجنب التدقيق الزائد: إذا أخبرت موظفيك بكيفية القيام بكل شيء صغير، فأنت تمارس نوعًا من الضغط على الموظف.
تجنب ردود الفعل المستمرة: من المهم أن تعلق وتعطي ملاحظات لموظفيك، لكن لا تتجاوز الحدود، فهذا سيعطي إشارة إلى أنك لا تثق بموظفيك.
توفير الخصوصية: لا تجبر الموظفين على وضع شاشات الحواسب أمام أعينك لمراقبة كل تحركاتهم. اسمح لهم بالعمل على راحتهم وامنحهم الخصوصية التامة.
5. تحديد الأهداف
إن كنت ترغب حقًا في معرفة كيفية التعامل مع الموظفين، فأولًا يجب أن تجعل العمل يتم بالشكل المطلوب. العمل بدون أهداف واضحة يمكن تتبعها وتقييمها هو طريق للكارثة عندما يتعلق الأمر بأداء الموظف.
لذلك، فإن تحديد الأهداف يعتبر لبنة أساسية، لكن يجب أن تعمل على تحديد الأهداف كفريق واحد. لكي يعمل كل عضو في الفريق بشكل فعال ويتعاون بشكل جيد، يجب أن يتعلموا العمل الجماعي. الأهداف الفردية رائعة، ولكنها يمكن أن تؤدي إلى العزلة وقلة روح التعاون. بدلاً من ذلك، وحتى تضمن حسن إدارة موظفيك، يجب أن تركز جهود الفريق من أجل هدف محدد.
6. إدارة توقعات الأداء
نصيحة أخرى للمدير من أجل التعامل مع موظفيه: اعمل على تحديد توقعات أداء واضحة، وحافظ على تحفيز الموظفين من أجل التحسن.
ربما تتساءل عن أفضل طريقة لتقييم أداء الموظفين؟ في الحقيقة، هناك عدة أنواع، سواء التقييم بالأهداف، ثم التقييم بالأحداث أو من خلال أنظمة تصنيف الموظفين. إذا ركزت على هذا الأمر جيدًا، كن متأكدًا أنك ستستطيع إدارة فريق العمل بنجاح وتشجيع النمو الوظيفي، كما سيساعدك على تحديد أية ثغرات ضمن خطتك وتستطيع مراجعتها وبناء خطة أفضل لتطوير موظفيك.
7. مكافأة الموظف الجاد
عندما يقوم أعضاء فريقك بشيء استثنائي، كافئهم بمكافأة صغيرة أو تذكار صغير أو حتى مجرد تقدير صوتي، وافعل ذلك أمام المجموعة كاملة. سيجعل ذلك المستلم يشعر بالرضا ويظهر للبقية أن العمل الجاد يكافأ. لكن دائمًا لا تنسى أن تكون متسقًا في مكافآتك، حتى لا تعطي أي إشارة على أنك مدير متحيز.
8. التوازن في إبداء ملاحظات للموظف
تقديم ملاحظات محايدة ومتوازنة هو أمر في غاية الصعوبة. لكن عليك أن تعلم أن تجاهل تقديم أي منها أو أي نقد بناء بتاتًا هو أيضًا من بين الأخطاء الشائعة الفادحة التي يرتكبها المدراء الجدد.
لا يعد تقديم ملاحظات بناءً مهمًا فقط، بل أيضًا التعرف على الموظفين عندما يتجاوزون توقعاتنا، سواء في الأداء أو الإنتاجية. بالنسبة للتقديم، فإن الملاحظات الإيجابية حتى لو قدمتها وأنت تصرخ في وجه موظفيك ما زالت جيدة وستؤدي مفعولها، ببساطة التعليقات الإيجابية ليست هي التي يصعب تقديمها. بل عند تقديم ملاحظات سلبية، كن متعاطفًا قدر الإمكان واعمل مع الموظفين للوصول إلى حلول للمشكلات.
9. استخدام برامج إدارة الموظفين
يمكن أن تساعدك برامج إدارة الموظفين على ضمان قيام موظفيك بعملهم الأفضل كل يوم. هناك عدة برامج قد تساعدك في هذا الأمر. تقدم هذه البرامج المساعدة على تعزيز التواصل وبناء الشفافية والثقة، ومساعدة الموظفين على التطور أكثر وأكثر. في بعض الأحيان، برنامج واحد قد يوفر كل هذه الأمور.
أغلب هذه الأمور تتم من خلال أدوات توفر:
- الاستبيانات وصندوق الاقتراحات: تأكد من سماع كل عضو من أعضاء الفريق، واتخاذ القرارات بناءً على الاستطلاعات التنظيمية واستطلاعات الرأي الحية، وتنظيم مربع اقتراح للحصول على تعليقات، وأيضًا إرسال قنوات للتواصل مع الإدارة العليا.
- الإعلانات والرسائل الإخبارية والتحديثات: التواصل مع فرد أو مجموعة أو المنظمة بأكملها من خلال التحديثات المجدولة مسبقًا ودعم المشاركة الاجتماعية للإعجابات والتعليقات وما إلى ذلك مع قدرات المتابعة الآلية. يتم تسهيل توزيع المحتوى المرئي وقياس مدى وصوله وتأثيره، كل هذا بنقرة واحدة.
- تقدير وتكريم الموظف: توفر لك هذه البرامج خصائص تكريم الموظفين الكبار، وتقييم الموظفين المميزين، وكذلك توفير خاصية ترشيح الموظفين لزملائهم من أجل جوائز محددة. دع فريق العمل يشارك في كل هذه الأنشطة ونظمها بفعالية.
10. الاحتفال بنجاح الموظف
إذا كنت تبحث عن أفضل نسق للتعامل مع الموظف، فكن متأكدًا أن زيادة الأدرينالين هو الحل. تقدير الموظف ضروري للروح المعنوية الإيجابية والمشاركة. عندما تكتشف أن أي موظف يبذل مجهودات إضافية، اعتبرها فرصة جيدة أولاً للحفاظ على ذلك النسق، وثانيًا لتشجيع باقي الموظفين للوصول لذلك المستوى. كل ما عليك هو تقدير هذا الموظف أمام الجميع.
هناك العديد من الطرق للقيام بذلك، مثل منشور على وسائل التواصل الاجتماعي على شكل صورة له، أو يمكنك تنظيم نظام للنقاط والمكافآت وبالتالي ستلاحظ تنافسًا على التصدر، أو من خلال بناء مستويات يتم تجاوزها بشروط معينة للحصول على شارات تكريمية.
تعد الصفات القيادية القوية ضرورية لإدارة موظفيك بشكل فعال ولضمان سعادتهم ومشاركتهم في العمل. من خلال تنفيذ هذه النصائح، كن متأكدًا أنك ستصبح مثالاً في التعامل مع الموظفين وتستطيع تحسين مهاراتك الإدارية، وزيادة أداء الموظفين في بيئة العمل.
اقرأ أيضا:
استراتيجيات التعامل مع الموظفين
لا يمكنك إدارة موظفيك إذا كنت لا تعرف كيفية التواصل معهم. إرسال الرسائل هو نصف المعركة فقط؛ معرفة كيفية الاستماع إلى موظفيك لا تقل أهمية عن إيصال رسالتك.
فن الإدارة والتعامل مع الموظفين ليس بالأمر البسيط؛ أنت تحتاج لضبط بعض التصرفات أولاً حتى تصل لهدفك.
لكي تكون محاورًا وقائدًا فعالاً، إليك أهم استراتيجيات التعامل مع الموظفين:
كن متسقًا
من خلال تقديم ملاحظات، سواء كانت سلبية أو إيجابية، وتأكد من أنك متاح دائمًا لموظفيك عندما يحتاجون إليك.
أشرك موظفيك
مع حديث هادف في مكان العمل. سيساعدك هذا في إبقائك على اطلاع دائم بكيفية أداء موظفيك والتحديات التي قد يواجهونها. من خلال البقاء على اطلاع ومشاركة، فإنك تُظهر أيضًا لموظفيك أنك تهتم.
كن مثالًا يحتذى به
يجب ألا يكون شعار مكان عملك أبدًا “افعل كما أقول، وليس كما أفعل”. إذا كان سلوكك وأفعالك في مكان العمل لا تتطابق مع الرسائل التي ترسلها، فلا تتوقع من الموظفين أن يستمعوا إليك، ناهيك عن الاحترام لك.
كن مدركًا لذاتك
إذا كنت تواجه صعوبة في رؤية عيوبك أو نقاط ضعفك، فتأكد من أن لديك على الأقل عدد قليل من المساعدين الموثوق بهم الذين سيبقون كلماتك وأفعالك في نصابها.
كن صادقًا
عند مخاطبة الموظفين. سيكون هذا دائمًا شكلاً أكثر فاعلية للتواصل من استخدام نغمة مؤسسية بعيدة.
استخدم لمسة شخصية
عندما يكون ذلك ممكنًا، تواصل وجهًا لوجه بدلاً من البريد الإلكتروني أو الهاتف. هذا أمر منعش للغاية في عالم الاتصالات الإلكترونية.
تبسيط أي رسائل طويلة أو معقدة
بحيث يمكنك التواصل بوضوح مع موظفيك بطريقة يسهل استيعابها وتذكرها. من خلال الإيجاز، تكون قادرًا بشكل أفضل على جذب انتباه جمهورك وتركيزه على الرسالة المطروحة.
مميزات التعامل الجيد مع الموظفين
التعامل الجيد مع الموظفين يحمل العديد من الفوائد التي تسهم في تحسين بيئة العمل وزيادة الإنتاجية. من بين هذه المميزات:
زيادة الرضا الوظيفي
عندما يشعر الموظفون بأنهم مقدّرون ومحتَرَمون، يرتفع مستوى رضاهم عن وظائفهم. الرضا الوظيفي يعزز من الولاء للشركة ويقلل من معدلات الدوران الوظيفي.
تحسين الإنتاجية
الموظفون الذين يتم التعامل معهم بشكل جيد يميلون إلى العمل بجدية وكفاءة أكبر. البيئة الإيجابية تحفز الموظفين على بذل قصارى جهدهم وتحقيق أهداف الشركة.
تعزيز روح الفريق
التعامل الجيد مع الموظفين يعزز من روح الفريق والتعاون بين الأفراد. العمل بروح الفريق يؤدي إلى تحسين الأداء الجماعي وتحقيق نتائج أفضل.
تقليل معدلات الغياب
الموظفون الذين يشعرون بالرضا والتحفيز يكونون أقل عرضة للتغيب عن العمل. هذا يسهم في استمرارية العمل وتحقيق الأهداف بكفاءة.
تحسين التواصل
بيئة العمل الإيجابية تسهم في تحسين قنوات التواصل بين الإدارة والموظفين. التواصل الجيد يعزز من فهم الأهداف المشتركة ويقلل من سوء الفهم والنزاعات.
زيادة الإبداع والابتكار
التعامل الجيد مع الموظفين يشجع على الإبداع والابتكار. عندما يشعر الموظفون بالحرية والدعم، يكونون أكثر استعدادًا لتقديم أفكار جديدة وحلول مبتكرة.
تحسين السمعة المؤسسية
الشركات التي تتعامل بشكل جيد مع موظفيها تحظى بسمعة جيدة في السوق. هذا يمكن أن يجذب أفضل المواهب ويساعد في بناء علاقة إيجابية مع العملاء والشركاء.
تعزيز الولاء والانتماء
الموظفون الذين يتم التعامل معهم بإنصاف واحترام يشعرون بولاء أكبر تجاه الشركة. هذا الولاء يعزز من استمرارية العمل ويحسن من الأداء العام للشركة.
من خلال تطبيق هذه المبادئ والاستراتيجيات، يمكن للشركات تحسين بيئة العمل وتعزيز أداء الموظفين، مما يؤدي إلى نجاح طويل الأمد.
تحديات التعامل مع الموظفين وكيفية حلها
إدارة الموظفين تنطوي على العديد من التحديات التي يمكن أن تؤثر على بيئة العمل والإنتاجية. إليك بعض هذه التحديات وكيفية حلها:
التواصل غير الفعال
التحدي: قد يؤدي سوء التواصل إلى سوء الفهم ونقص الشفافية والمشاكل في تنفيذ المهام.
الحل: تأكد من توفير قنوات تواصل مفتوحة وواضحة. استخدم اجتماعات منتظمة، وتطبيقات التواصل الداخلي، والبريد الإلكتروني لضمان وصول المعلومات بشكل فعال. شجع على التغذية الراجعة المستمرة من الموظفين.
إدارة النزاعات
التحدي: يمكن أن تنشأ النزاعات بين الموظفين أو بين الموظفين والإدارة، مما يؤدي إلى توتر في بيئة العمل.
الحل: تعامل مع النزاعات بسرعة وفعالية. استخدم أساليب الوساطة والاستماع الفعال للوصول إلى حلول مرضية لجميع الأطراف. شجع على ثقافة العمل الجماعي والتعاون.
التعامل مع الأداء المنخفض
التحدي: قد يكون لدى بعض الموظفين أداء منخفض يؤثر على الإنتاجية العامة للفريق.
الحل: قم بتحديد الأسباب وراء الأداء المنخفض من خلال التقييمات والمراجعات الدورية. قدم الدعم والتدريب اللازم لتحسين الأداء. حدد أهدافًا واضحة وقابلة للقياس وتابع التقدم بانتظام.
التوازن بين العمل والحياة
التحدي: يمكن أن يؤدي عدم التوازن بين العمل والحياة إلى إجهاد الموظفين وانخفاض معنوياتهم.
الحل: شجع على التوازن بين العمل والحياة من خلال سياسات مرنة، مثل العمل عن بُعد وساعات العمل المرنة. قدم برامج لدعم الصحة العقلية والجسدية للموظفين.
التحفيز والاحتفاظ بالموظفين
التحدي: قد يكون من الصعب الحفاظ على تحفيز الموظفين وولائهم للشركة.
الحل: استخدم برامج تحفيزية تشمل المكافآت المالية والمعنوية. وفر فرصًا للنمو والتطوير الوظيفي. اعترف بإنجازات الموظفين واحتفل بها.
إدارة التغيير
التحدي: يمكن أن تكون التغييرات في هيكل الشركة أو سياساتها صعبة على الموظفين.
الحل: قدم معلومات واضحة ومبكرة عن التغييرات وخطط التنفيذ. شجع على المشاركة الفعالة من الموظفين في عمليات التغيير. وفر التدريب والدعم اللازمين للتكيف مع التغييرات.
التنوع والشمول
التحدي: قد تكون إدارة فريق متنوع تحديًا نظرًا لاختلاف الخلفيات والثقافات.
الحل: شجع على ثقافة الشمول والتنوع من خلال التدريب والورش التوعوية. اعمل على خلق بيئة عمل تحترم وتقدر الفروقات الفردية.
بتبني هذه الاستراتيجيات، يمكن للشركات التغلب على تحديات التعامل مع الموظفين وبناء بيئة عمل صحية وإيجابية تعزز من الإنتاجية والرضا الوظيفي.