من المهم أن تثق في موظفيك بمستوى من الاستقلالية، ولكن ماذا تفعل إذا كنت تشك في أنهم يتراخون؟
يريد كل مدير أن يشعر كما لو أنه يمكن الوثوق بموظفيه، ولكن ماذا تفعل إذا كنت بحاجة للتحقق من أنهم لا يتراخون؟ يمكن أن يكون الاستقلالية جزءًا مهمًا من التطوير الشخصي للمهني، لكن هذا لا ينبغي أن يأتي على حساب الإنتاجية أو أرباح الشركة.
لماذا تراقب أداء الموظف؟
يعد تتبع أداء الموظف أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت تهدف إلى ضمان بقاء الإنتاجية عالية والحفاظ على المشاركة بين موظفيك.
بينما قد تشعر أن الاحتفاظ بعلامات تبويب قريبة على الموظفين يظهر نقصًا في الثقة، فمن المهم أن تضع في اعتبارك دائمًا تأثير الانخفاض في أداء القوى العاملة والتكاليف المرتبطة التي قد تؤدي إلى ذلك.
يساعد موظفو المراقبة على ضمان أن العمل يعمل دائمًا بأقصى كفاءة ويقدم أيضًا مجموعة من المزايا الأخرى، مثل:
- تحسين إنتاجية الموظف
- تحديد العمليات التجارية غير الفعالة
- تحديد مصادر الإلهاء الشائعة للموظفين
عندما تراقب سلوك الموظف، يمكنك تقييم الأشياء التي قد تعيقه عن تحقيق كامل إمكاناته. إنها ليست مسألة”الأخ الأكبر يراقبك”، بل الطريقة التي يعمل بها الناس ويتم دعمهم يمكن تقييمها بشكل صحيح.
لذا، كيف يمكنك معرفة ما إذا كان موظفوك يعملون بالفعل؟
كيفية مراقبة أداء الموظفين
إليك أهم الخطوات التي ستساعدك في مراقبة أداء موظفيك بفعالية:
1. تشجيع تجول المدير
يجب أن يكون المديرون قادرين على الانتقال من مكتب إلى مكتب في فريقهم دون أن يشعر أي شخص بالتوتر. هذا الأسلوب يمكن أن يساهم في تعزيز الثقة بين المديرين والموظفين، ويجعل الموظفين يشعرون بأنهم مرئيون ومقدّرون.
إذا كان الناس يسارعون إلى الظهور بمظهر مشغول أو إخفاء ما يفعلونه على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، فهذه علامة جيدة على أنهم لا يعملون بكامل طاقتهم. من خلال التفاعل المباشر، يتيح المديرون للموظفين فرصة التعبير عن أي مشكلات يواجهونها بسهولة أكبر.
بالطبع، لا تريد أن يضطر مديرك إلى أن يتنفسوا أعناق كل فرد في فريقهم، ولكن قد يكون من المفيد جعلهم يتجولون قليلاً بين الحين والآخر. يمكن أن يساعد ذلك في بناء تواصل مفتوح وشفاف.
اطلع الآن على: كيفية حل مشكلة ضعف الأداء الوظيفي.
2. التواصل مع الموظفين في المنزل
يمثل ظهور العمل عن بعد مشكلة كبيرة للشركات؛ كيف تعرف ما يفعله الناس كل يوم؟ إذا كنت قلقًا بشأن الساعات التي يقضونها، فحاول استخدام أدوات الاتصال مثل Slack للوصول إليهم. تساعد هذه الأدوات في خلق بيئة عمل مرتبطة على الرغم من المسافات.
إذا أخذوا وقتًا طويلاً للرد، فهذا يشير إلى أنهم لا يولون نفس القدر من الاهتمام كما ينبغي. من خلال تحسين قنوات الاتصال، يمكنك تعزيز الانتماء وتنمية التواصل بين كل أعضاء الفريق.
يمكن أيضًا استخدام أدوات مثل Basecamp لإبقاء الجميع على اطلاع دائم بما يحدث وكيف تتقدم المشاريع أينما كانوا يعملون. هذه الطريقة تعتبر مفيدة في تعزيز الشفافية والتعاون الجماعي.
هذه طريقة رائعة لإبقاء العاملين في المنزل في الحلقة والمساعدة في جعلهم يشعرون بأنهم جزء من الفريق.
3. استخدام التكنولوجيا
هناك مجموعة متنوعة من البرامج التي يمكن استخدامها لتتبع نشاط الكمبيوتر. تشمل هذه البرامج أدوات إدارة المشاريع مثل Trello وAsana، التي تساعد في رصد تقدم الأعمال ومتابعة الأداء.
يمكن أن يمنحك هذا معلومات في الوقت الفعلي حول ما يراه موظفوك ويستمعون إليه في أي وقت. على الرغم من أن هذا قد يكون أحد أكثر الطرق فعالية لتتبع السلوك، إلا أنه قد يؤدي إلى بعض المشاعر السلبية إذا لم يتم التعامل معه بشكل صحيح.
يمكن النظر إلى برامج تتبع الموظفين مثل أجهزة تسجيل ضربات المفاتيح أو مراقبة الكلمات الرئيسية أو تسجيل الرسائل الفورية على أنها أشكال غازية لتتبع سلوك الموظف. لتعزيز الشعور بالثقة، من الضروري مشاركة الموظفين في استخدام هذه التدابير.
لا أحد يحب أن يشعر وكأنه غير موثوق به، حتى الموظفين المتفانين، ومن غير المرجح أن يكون تقديم شيء ما دون علمهم موضع ترحيب.
4. إدارة الوقت
يمكن أن تكون برامج إدارة الوقت طريقة أخرى منتجة لمعرفة ما ينجزه موظفوك خلال يومهم. يمكن أن يكون هذا في شكل برنامج متخصص مثل Liquid Planner أو شيء أكثر انخفاضًا مثل جدول البيانات لتتبع الساعات / الإيرادات المكتملة كل يوم.
نظرًا لأن هذا يركز على الإبلاغ الذاتي للموظفين، يجب أن يجعلهم أكثر وعياً بما يفعلونه كل يوم ويسمح لهم أيضًا بمقارنة أنفسهم بأقرانهم، الذين سيتتبعون عملهم أيضًا.
5. راقب الأداء
يمكن أن يكون تتبع الأداء طريقة أخلاقية أكثر لمعرفة الموظفين الذين يعملون بجد وتحديد أولئك الذين تخلفوا عن الركب. تشمل مؤشرات الأداء المحتملة: تحقيق الأهداف، وتحسن جودة العمل، وجاهزية الموظف للتعاون.
بالطبع، قد لا يكون هذا مؤشرًا دقيقًا لمن يتراخى ومن ليس كذلك، ولكنه يمكن أن يساعدك في تركيز جهودك على تقديم الدعم. من المهم أن نقيم الأداء بشكل دوري، مما يسهل تقديم الملاحظات الفورية.
لا تهتم معظم الشركات في الواقع بما يفعله موظفوها أثناء ساعات العمل، طالما أنهم حققوا أهدافهم وجلبوا الإيرادات. تأكد من أن أهداف الموظفين قابلة للتحقيق ومحددة بوضوح لضمان التركيز على أداء أفضل.
6. السماح بإرسال بلاغات مجهولة المصدر
إن تمكين الموظفين من الإبلاغ دون الكشف عن هويتهم عن زملائهم الذين لا يتحملون ثقلهم أو الذين لا يفيون بمعايير الشركة يمكن أن يكون طريقة فعالة لضمان عمل الأشخاص بكامل طاقتهم. وجود آلية للإبلاغ عن المخاوف يُظهر التزام الإدارة بالشفافية.
حتى مجرد وجود شيء مثل هذا في مكانه يمكن أن يثني المهنيين عن التراخي خلال ساعات العمل. ويمكن استغلال هذه الملاحظات لتحسين بيئة العمل.
ومع ذلك، يجب أن تكون حريصًا على عدم الإبلاغ عن الأشخاص بسبب المشاعر الشخصية أو النزاعات الشخصية، لذلك من الجيد أن يكون لديك شخص ما لفحص البلاغات.
إذا كنت تريد بديلاً أقل كثافة، ففكر في وجود خطة تقييم تسأل الموظفين الآخرين عن رأيهم في أداء X وموقفه وأخلاقيات العمل.
يمكن أن تكون هذه طريقة جيدة لفهم ما يساهم به كل محترف في الفريق، دون أي سرية من نظام بلاغ مجهول.
أفضل الممارسات لمراقبة أداء الموظفين
تعتبر مراقبة أداء الموظفين عملية حساسة تتطلب التوازن بين الثقة والمراجعة الفعّالة. إليك بعض الممارسات المثالية التي يمكن أن تساعدك في تحسين أداء فريقك:
1. تحديد الأهداف بوضوح
تأكد من أن جميع الموظفين يعرفون ما هو متوقع منهم من خلال تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس. استخدام معايير SMART (محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، مرتبطة بالواقع، وقابلة للتقييم في زمن محدد) يمكن أن يساعد في توجيه الأداء بشكل فعال.
2. تقديم الملاحظات الفورية
تعزيز ثقافة الملاحظات المستمرة يمكن أن يجعل الموظفين يشعرون بالتقدير والتوجيه. قد تكون الملاحظات الإيجابية التحفيزية بنفس أهمية ملاحظات التحسين. حاول إجراء تقييمات صغيرة وتجنب ترك الأمور حتى التقييم الرسمي.
3. استخدام التكنولوجيا
تساعد البرامج مثل أدوات إدارة الأداء في تتبع تقدم الموظفين وتحليل الأداء. استخدم هذه التقنيات لتمكين الموظفين من تسجيل إنجازاتهم بشكل دوري، مما يوفر لك ولهم بيانات قيمة لتقييم الأداء.
4. الاستماع إلى المدخلات
اجعل الموظفين جزءًا من عملية تقييم الأداء عن طريق استشارة آرائهم وأفكارهم. يمكن أن تعزز هذه الخطوة الشعور بالانتماء وتعزز جهود التحسين. يمكن أيضًا توفير استبيانات دورية لجمع معلومات قيمة حول قضايا محتملة.
5. تعزيز التعلم المستمر
شجع الموظفين على تطوير مهاراتهم من خلال تقديم التدريب وورش العمل. سيكون لدى الموظفين المجهزين بشكل جيد أدوات أفضل لتحقيق النجاح. كما أن الاستثمار في تعليمهم سيعزز ولاءهم وسعادتهم في العمل.
6. تقييم الأداء بشكل دوري
اجعل من الضروري إجراء تقييمات دورية لأداء الموظفين، سواء كانت شهرية أو ربع سنوية. هذا سيمكنك من رصد التغيرات وتقديم المساعدة الضرورية قبل أن تصبح القضايا أكبر.
باستخدام هذه الممارسات، يمكنك ضمان بيئة عمل أكثر إنتاجية وفعالية، مما يساهم في تحقيق أهداف الشركة الشاملة.
ماذا تفعل عندما يكون أداء الموظفين ضعيفًا؟
يمكن أن يكون موقفًا صعبًا عندما يكون لديك موظفون لا يعملون. إن تحديد أولئك الذين قد لا يرفعون أوزانهم يعني أنه يجب اتخاذ إجراءات لضمان عدم تحول ذلك إلى مشكلة مستوطنة.
السرعة هي المفتاح عندما يتعلق الأمر بمعالجة قضايا ضعف الأداء بنجاح.
فيما يلي بعض الخطوات التي يجب عليك اتباعها لتقييم المشكلات والتغلب عليها:
- كن واضحًا بشأن القضايا: كن مستعدًا لأي اجتماع لمناقشة ضعف الأداء مع الحقائق المطروحة حول سبب ضرورة اتخاذ أي إجراء. لا يكفي تقديم عبارة غامضة”أنت لا تقوم بعمل جيد”. يجب أن تكون هناك معلومات محددة حول قصور الموظف.
- فهم الضغوط (الداخلية والخارجية): لا يقتصر الأمر على عوامل العمل التي يمكن أن تعيق أداء الموظف. على هذا النحو، من المهم أن يكون لديك صورة كاملة عن حالة الشخص قبل متابعة أي شكل من أشكال العمل.
- معالجة الأسباب الأساسية: قد تكون المشكلات الخارجة عن سيطرة الشخص تجعله أقل أداءً، مثل العمليات غير الفعالة. إن وجود فهم واضح للأسباب الأوسع لضعف الأداء أمر لا بد منه أيضًا.
- قم بإنشاء أهداف معًا: يعد قبول الموظف أمرًا بالغ الأهمية للنجاح، لذا تأكد من أن أي أهداف تم تعيينها أو تغييرات يجب إجراؤها قد تم وضعها بالشراكة مع الفرد الذي سيحتاج إلى تحقيقها / القيام بها.
- تقديم التدريب والدعم: تأكد من اتباع جميع السبل من حيث التدريب الإضافي أو الدعم المقدم من الشركة للوصول إلى مستوى الأداء المطلوب. قد تكون هذه أشياء مثل تقديم دورات داخلية أو خارجية أو برامج توجيه أو إلقاء نظرة فاحصة على ممارسات العمل اليومية.
- تتبع التقدم عن كثب: يحتاج المديرون إلى مزيد من المشاركة مع موظف ذي أداء ضعيف في كل مرحلة، حيث يحتاجون إلى ضمان إحراز تقدم. يجب تنظيم اجتماعات منتظمة لمناقشة كيفية تعامل الأفراد مع مسؤولياتهم. وفي الوقت نفسه، يمكن أن يساعد تحديد أهداف قابلة للتحقيق في إنشاء معالم رئيسية تعمل عليها جميع الأطراف.
