مهارات إدارية

كيفية تسيير وكالة كراء السيارات [لمشروع أكثر كفاءة]

كيفية تسيير وكالة كراء السيارات

عندما تكون السيارة مستأجرة، فإن استخدام الوقود وتلف السيارة والسلامة تعتبر من الأمور الأساسية التي تشغل بال المستأجرين. بينما عندما تكون السيارة غير مستأجرة، يتوجب على المديرين معرفة كيفية إعادة استخدامها بسرعة.

تسعى أساطيل تأجير السيارات باستمرار إلى تحسين كفاءتها التشغيلية، خصوصاً بعد الانخفاض الكبير في الإيرادات في عام 2020. يمكن أن تكون التقنيات مثل الاتصالات عن بعد مفيدة للغاية في هذا السياق.

إليك كيفية تسيير وكالة كراء السيارات:

  • توثيق الأضرار بشكل موثوق.
  • الحصول على معلومات دقيقة عن التصادمات بسرعة.
  • إجراء فحوصات صيانة أكثر فعالية.
  • تحسين كفاءة استخدام المركبات.
  • تسريع استعادة المركبات المسروقة.

استمر في القراءة لتعرف كيف يمكن لبرنامج إدارة الأسطول أن يعزز الكفاءة التشغيلية في مجال تأجير السيارات وكيف يمكن أن يفيد أسطولك.

1. سجل الضرر بشكل موثوق

تقليديًا، عندما تُسلّم سيارة إلى شركة تأجير، يقوم الموظف بفحص السيارة وتحديد أي أضرار على رسم تخطيطي للسيارة. تكمن المشكلة في أن بعض الأضرار قد تُغفل، وتعتمد العملية على وصف شاهد العيان الذي يقوم بالفحص.

إذا اعتبر أحد الموظفين أن الخدش لا يستحق الذكر، ولكن الموظف الذي يستلم السيارة يعترض، فقد ينشأ نزاع بين الطرفين.

يقولون إن الصورة تساوي ألف كلمة، وعندما يتعلق الأمر بتأجير السيارات، يمكن أن تساوي الصورة ألف دولار أو أكثر.

يعني التقاط صور للأضرار أن لديك دليلاً لا يقبل الجدل على الأضرار التي حدثت أو لم تكن موجودة قبل الاستئجار. يتيح لك ذلك تسجيل التفاصيل بدقة أكبر – بدلاً من استخدام دوائر مميزة على الرسم التخطيطي، يمكنك ببساطة التقاط سلسلة من الصور، ثم تكبيرها ومقارنتها بالصور السابقة واللاحقة. يسهل هذا كثيراً إثبات أو دحض الادعاءات على الفور.

باستخدام النماذج الرقمية، يمكنك التخلص من الورق. يمكنك استخدام أداة إنشاء النماذج بالسحب والإفلات الخالية من الأكواد، مما يتيح لك إنشاء قوالب لأكثر العمليات ومهام سير العمل تعقيدًا، بما في ذلك التقاط الصور. كما أنها تعمل دون اتصال بالإنترنت.

تجهيز موظفيك بنماذج متنقلة سيجعل حفظ السجلات أمرًا سهلاً وسيسرع عملية الفحص بمقدار عشرة أضعاف.

2. دقة تصادم أسرع

لسوء الحظ، تحدث الحوادث المرورية. هنا يمكن أن يكون تتبع GPS وكاميرات dashcams مفيدين للغاية: إذا كانت السيارة متورطة في حادث، فإن قراءات مقياس التسارع ولقطات dashcam ستكون مفيدة جداً في تسوية المنازعات ومطالبات التأمين.

في بعض الحالات، قد يكون السائق في حالة صدمة ولا يتمكن من تسجيل رقم لوحة السيارة الأخرى. من المحتمل أن تلتقطها كاميرا dashcam، ولكن حتى إذا لم يحدث ذلك، فإن لقطات الفيديو ستكون ذات قيمة كبيرة في مطالبات التأمين.

3. فحوصات صيانة أفضل

تعتبر الصيانة الجيدة جزءًا مهمًا من تشغيل أسطول فعال، حيث من المرجح أن تتعطل المركبات التي لا تتم صيانتها بشكل جيد على الطريق. كما أنها أكثر تكلفة في التشغيل، إذ تزيد الإطارات ذات النفخ الرديء وحدها من استهلاك الوقود بنسبة تتراوح بين 0.6٪ و 3٪.

يسهّل برنامج إدارة الأسطول جدولة فحوصات الصيانة بانتظام. يمكن للمديرين الوصول إلى معلومات في الوقت الفعلي حول رموز مشكلات التشخيص (DTC) ونقاط البيانات الأخرى مثل:

  • بيانات المحرك الحيوية
  • درجة حرارة المبرد والزيت
  • استهلاك الوقود
  • قراءات عداد المسافات
  • ساعات عمل المحرك
  • العتبات الحرجة

باستخدام تطبيق Inspect، يمكنك بسهولة إنشاء تقارير فحص السيارة وإتاحتها للموظفين لتنزيلها ونشرها لعمليات فحص المركبات من خلال التوقيع الرقمي وبوابة ميكانيكية. يساعد حل المشكلات مبكرًا قبل أن تتحول إلى مشاكل أكبر في توفير أموال طائلة على المدى الطويل.

4. استخدام أكثر كفاءة للمركبة

باستخدام تقنية المعلومات عن بُعد، يمكن لشركات التأجير تبسيط رؤية استخدام السيارات عبر الأسطول بأكمله، مما يساعدها على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن شراء الأصول وبيعها.

الحفاظ على تشغيل الأصول لفترة أطول مما ينبغي يؤدي إلى ارتفاع التكاليف. كما يعني أنك تخاطر باستخدام مركبات غير متوافقة مع لوائح السلامة والانبعاثات الحالية.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة الأسطول في البقاء على اطلاع بجدول استبدال سياراتك وإيجاد الوقت المناسب لاستبدال أصولك. تأكد من معرفتك بالمركبات التي تعمل بشكل جيد، وتلك التي تبقى لها بضع سنوات، وتلك التي ستحتاج إلى استبدالها قريبًا.

5. طريقة أسرع لمساعدتك على استعادة المركبات المسروقة

في حالة سرقة سيارة، يمكن لبرنامج إدارة أسطول GPS تسريع عملية استعادتها. يتيح نظام Geofence تنبيه مديري الأساطيل فور خروج السيارة من منطقتها المحددة. يمكنهم بعد ذلك الاتصال بالسائق أو تنبيه السلطات في أقرب وقت ممكن. وهذا يعني أيضًا أنه في حالة عدم إعادة السيارة، يمكن للمديرين تسجيل الدخول والتحقق من موقعها على الفور.

“لقد سُرقت سيارتان بالفعل وتم استردادهما. إذا نظرنا إلى فقدان سيارتين، فهذا يعني خسارة ما يقرب من 60 ألف دولار أمريكي من أعمالنا، وهو ضربة لتأميننا – وهذا أمر مهم للغاية في بيئة الأعمال التجارية الصغيرة. كانت أقساط التأمين لدينا سترتفع مرتين أو ثلاث مرات في العام المقبل”، يقول ماركوس ليو، المدير الإداري في CarPass.

الحفاظ على الصيانة الجيدة للأسطول

أهمية الصيانة المنتظمة لتقليل التكاليف وزيادة الكفاءة

تعتبر الصيانة المنتظمة للمركبات جزءًا أساسيًا من إدارة أسطول السيارات بكفاءة. المركبات التي لا تُصان بانتظام تتعرض لمشاكل فنية متكررة، مما يؤدي إلى زيادة تكاليف الإصلاح وتقليل مدة تشغيلها. بإجراء فحوصات دورية وصيانة مستمرة، يمكن الكشف عن المشاكل البسيطة وحلها قبل أن تتطور إلى مشاكل كبيرة تتطلب إصلاحات مكلفة. بالإضافة إلى ذلك، الصيانة الجيدة تزيد من عمر المركبات وتقلل من الحاجة إلى استبدالها بشكل متكرر، مما يؤدي إلى توفير كبير في التكاليف على المدى الطويل.

استخدام برامج إدارة الأسطول لجدولة فحوصات الصيانة

يساعد برنامج إدارة الأسطول في تبسيط عملية جدولة الصيانة الدورية للمركبات. يمكن للمديرين استخدام البرنامج لتحديد مواعيد الصيانة بناءً على بيانات دقيقة مثل قراءات عداد المسافات، ساعات عمل المحرك، واستهلاك الوقود. هذا يسمح بتنظيم الصيانة بشكل فعال وضمان أن كل مركبة تحصل على الصيانة اللازمة في الوقت المناسب. كما يساعد البرنامج في تتبع تاريخ الصيانة لكل مركبة، مما يسهل التخطيط للمستقبل واتخاذ قرارات مستنيرة حول استبدال أو بيع الأصول.

نقاط البيانات الحيوية التي يجب مراقبتها

هناك عدة نقاط بيانات حيوية يجب مراقبتها لضمان صيانة الأسطول بشكل جيد:

  • بيانات المحرك الحيوية: متابعة حالة المحرك من خلال قراءة البيانات الحيوية مثل سرعة الدوران، وضغط الزيت، ودرجة حرارة المحرك.
  • درجة حرارة المبرد والزيت: مراقبة درجات الحرارة لضمان عدم حدوث ارتفاع غير طبيعي قد يؤدي إلى تلف المحرك.
  • استهلاك الوقود: تتبع معدلات استهلاك الوقود لاكتشاف أي زيادة غير طبيعية قد تشير إلى مشاكل ميكانيكية.
  • قراءات عداد المسافات: استخدام قراءات عداد المسافات لتحديد مواعيد الصيانة بناءً على المسافات المقطوعة.
  • ساعات عمل المحرك: تتبع ساعات عمل المحرك لمعرفة متى يجب إجراء الصيانة بناءً على مدة التشغيل.
  • العتبات الحرجة: مراقبة العتبات الحرجة مثل مستويات السوائل المختلفة وحالة البطارية للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل طبيعي.

باستخدام هذه النقاط الحيوية وبرامج إدارة الأسطول، يمكن ضمان صيانة المركبات بشكل جيد، مما يقلل من الأعطال ويزيد من كفاءة التشغيل، ويؤدي في النهاية إلى تحسين الأداء العام للأسطول.

5. تسريع استعادة السيارات المسروقة

كيفية استخدام نظام Geofence في تتبع السيارات

يُعتبر نظام Geofence من الأدوات الفعّالة التي تساعد في تتبع السيارات وحمايتها من السرقة. يعتمد هذا النظام على تحديد منطقة جغرافية محددة حول السيارة باستخدام إشارات GPS. عندما تخرج السيارة من هذه المنطقة المحددة، يتلقى مدير الأسطول إشعارًا فوريًا. يمكن إعداد نظام Geofence بسهولة من خلال برامج إدارة الأسطول، وتخصيصه ليتناسب مع احتياجات الشركة. تتيح هذه التقنية مراقبة مستمرة للمركبات وضمان أنها تعمل ضمن المناطق المخصصة لها، مما يساعد في الحد من حوادث السرقة وتحسين الأمن.

الاتصال بالسائقين والسلطات بسرعة عند السرقة

عند تلقي إشعار بخروج السيارة من منطقة Geofence المحددة، يجب على مدير الأسطول اتخاذ إجراءات فورية. يمكنه الاتصال بالسائق للتحقق من الحالة والتأكد من أن السيارة لم تخرج عن مسارها بشكل غير مقصود. في حال تأكيد سرقة السيارة، ينبغي الاتصال بالسلطات المختصة فورًا وتزويدها بالمعلومات اللازمة مثل آخر موقع معروف للسيارة. يوفر تتبع GPS تحديثات مستمرة عن موقع السيارة، مما يسهل عملية تعقبها واستعادتها بسرعة. يمكن أن يساعد هذا النظام أيضًا في توفير الأدلة اللازمة لتقديمها للسلطات والتأمين.

تجارب ناجحة في استعادة السيارات المسروقة وتأثيرها على الأعمال

هناك العديد من التجارب الناجحة لشركات تأجير السيارات التي تمكنت من استعادة سياراتها المسروقة بفضل استخدام نظام Geofence وتقنيات تتبع GPS. على سبيل المثال، تمكنت شركة CarPass من استعادة سيارتين مسروقتين بفضل هذه التقنيات. هذه الاستعادة السريعة للسيارات ساعدت الشركة في تجنب خسائر مالية كبيرة كانت تقدر بحوالي 60 ألف دولار أمريكي، والتي كانت ستؤثر بشكل سلبي على أعمالها وأقساط التأمين.

تعزز هذه التجارب من ثقة الشركات في الاستثمار في تقنيات التتبع والمراقبة، حيث تساعد في حماية أصولها وتقليل المخاطر المالية. كما تساهم في تحسين سمعة الشركة وزيادة رضا العملاء، حيث يشعر العملاء بالأمان والاطمئنان عند استئجار سيارات من شركة تعتمد على أحدث التقنيات في حماية سياراتها.

باستخدام نظام Geofence وتقنيات التتبع، يمكن لشركات تأجير السيارات تعزيز أمن أسطولها وتقليل حالات السرقة، مما ينعكس إيجاباً على أعمالها واستقرارها المالي.

إن تسيير وكالة كراء السيارات بنجاح يتطلب اعتماد تقنيات حديثة مثل برامج إدارة الأسطول وتتبع GPS لضمان الكفاءة التشغيلية والأمان. من خلال توثيق الأضرار بفعالية، والاستفادة من تقنيات التتبع، والحفاظ على الصيانة الجيدة للأسطول، وتسريع استعادة السيارات المسروقة، يمكن للشركات تحقيق توفير كبير في التكاليف وزيادة رضا العملاء.

اعتماد نظام Geofence والتقنيات الرقمية يسهم في حماية أصول الشركة وتعزيز سمعتها في السوق. إن تطبيق هذه الإجراءات ليس فقط يزيد من الكفاءة ويقلل من التكاليف، ولكنه أيضًا يضمن استمرارية الأعمال بشكل أكثر أمانًا واستدامة. لتحقيق أقصى استفادة، يجب على شركات تأجير السيارات مواكبة التطورات التقنية وتطبيق أفضل الممارسات في إدارة الأسطول.

إذا كنت تبحث عن طرق لتحسين إدارة أسطولك وزيادة الكفاءة، فإن الاستثمار في تقنيات تتبع GPS وبرامج إدارة الأسطول هو الحل الأمثل. ابقَ على اطلاع دائم بأحدث التطورات في هذا المجال لتحقيق النجاح المستدام والنمو المستمر لشركتك.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...