ما هو اقتراح المشروع؟
مقترح المشروع هو مستند في إدارة المشاريع يُستخدم لتحديد أهداف ومتطلبات المشروع. يساعد هذا المستند المنظمات وأصحاب المصلحة الخارجيين على الاتفاق على إطار عمل أولي لتخطيط المشروع.
الهدف الرئيسي من مقترح المشروع هو الحصول على تأييد صانعي القرار. لذلك، يحدد مقترح المشروع عرض القيمة الأساسية لمشروعك، مما يجذب انتباه أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين على حد سواء. الغرض من الاقتراح هو جذب انتباه أصحاب المصلحة وراعي المشروع، ومن ثم إثارة حماستهم بشأن ملخص المشروع.
الوصول إلى رؤساء الجمهور المستهدف عند كتابة اقتراح المشروع أمر حيوي. عليك التفكير كأصحاب المصلحة لتقديم اقتراح يلبي احتياجاتهم وتطلعاتهم.
لقد أنشأنا نموذجًا مجانيًا لمقترح مشروع لبرنامج Word للمساعدة في تنظيم المستندات، حتى لا تضطر إلى تذكر العملية في كل مرة.
أنواع مقترحات المشاريع
عند الحديث عن أنواع مقترحات المشاريع، يمكن تصنيفها إلى اقتراح رسمي أو غير رسمي أو اقتراح استمرارية. بالإضافة إلى ذلك، هناك مقترحات تجديد وتكميلية. فيما يلي وصف موجز لكل نوع منها:
مقترح المشروع المطلوب: يُرسل مقترح المشروع المطلوب كرد على طلب تقديم العروض (RFP). في هذه الحالة، يجب الالتزام بالإرشادات المحددة في طلب تقديم العروض من قبل مالك المشروع.
مقترح المشروع غير المطلوب: يمكن إرسال مقترحات المشروع دون تلقي طلب عرض. يحدث هذا غالباً في العطاءات المفتوحة لمشاريع البناء، حيث يتلقى مالك المشروع مقترحات غير مطلوبة من العديد من المقاولين.
مقترح المشروع غير الرسمي: يتم إنشاء هذا النوع من مقترحات المشروع عندما يطلب العميل عرضًا غير رسمي بدون وجود طلب تقديم العروض. يكون هذا النوع من الاقتراحات أقل رسمية وأكثر مرونة.
مقترح تجديد المشروع: يُستخدم اقتراح تجديد المشروع عند الوصول إلى العملاء السابقين. الفائدة من هذا النوع من المقترحات هي القدرة على إبراز النتائج الإيجابية السابقة والفوائد المستقبلية المحتملة.
مقترح استمرار المشروع: يُرسل هذا النوع من المقترحات إلى المستثمرين وأصحاب المصلحة للإبلاغ عن تقدم المشروع وتحديثاتهم المستمرة.
مقترح المشروع التكميلي: يُرسل اقتراح المشروع التكميلي إلى المستثمرين لطلب موارد إضافية أثناء مرحلة تنفيذ المشروع. يساعد هذا النوع من المقترحات في تلبية الاحتياجات المستجدة وضمان استمرارية تنفيذ المشروع بنجاح.
كيف تكتب اقتراح مشروع
عند كتابة اقتراح مشروع، هناك العديد من الأسئلة التشغيلية والاستراتيجية الرئيسية التي يجب مراعاتها، بما في ذلك:
- القيد الثلاثي: كيف يمكننا معالجة القيد الثلاثي لنطاق المشروع والجدول الزمني والتكلفة؟
- المشكلة الأساسية: ما هي المشكلة الأساسية التي نحاول حلها؟
- الموارد: ما هي الموارد المتاحة لدينا؟
- الجدول الزمني: ما هو الجدول الزمني للمشروع الذي نعمل ضمنه؟
- الميزانية: ما هي ميزانية المشروع التي نعمل بها؟ كيف يؤثر هذا على تحديد هدفنا؟
- الأهداف الاستراتيجية: ما هي الأهداف الاستراتيجية لعملائنا، وكيف يتوافق اقتراحنا مع تلك الأهداف؟
- الجهات المسؤولة: من هم المسؤولون عن المشروع؟ ما هي أهدافهم ودوافعهم؟
- منفعة العميل: كيف سيستفيد العميل من إتمام المشروع؟ ما هو هدفهم الأساسي؟
- مخرجات المشروع ونجاحه: كيف سيتم قياس نجاح المشروع؟ ما هي المخرجات التي يتوقع أصحاب المصلحة رؤيتها عند الإغلاق؟
بمجرد إجابتك على هذه الأسئلة، يمكنك كتابة اقتراح المشروع. تحتوي جميع مقترحات المشاريع على ستة عناصر تشكل أساس الاقتراح. دعنا نلقي نظرة على مثال اقتراح مشروع:
- ملخص تنفيذي: يقدم لمحة عامة عن المشروع وأهدافه.
- بيان المشكلة: يحدد المشكلة أو الفرصة التي يسعى المشروع إلى معالجتها.
- أهداف المشروع: يوضح الأهداف المحددة التي يسعى المشروع إلى تحقيقها.
- نطاق المشروع: يحدد ما سيتم تضمينه وما سيتم استبعاده من المشروع.
- الجدول الزمني: يقدم تفاصيل عن المراحل الرئيسية والجدول الزمني لكل منها.
- الميزانية: يوضح التكاليف المتوقعة للمشروع وكيف سيتم تخصيص الموارد.
باتباع هذه الخطوات والإجابة على الأسئلة الأساسية، يمكنك إنشاء اقتراح مشروع شامل ومقنع يجذب انتباه أصحاب المصلحة ويعزز فرص الحصول على التأييد والدعم اللازم.
نموذج مخطط اقتراح المشروع
هذه العناصر الستة هي أساس مخطط مقترح مشروع جيد البناء:
- ملخص تنفيذي
الملخص التنفيذي يقدم لمحة سريعة عن العناصر الرئيسية لمقترح المشروع، مثل خلفية المشروع، أهداف المشروع، ومخرجات المشروع، من بين أمور أخرى. الهدف هو جذب انتباه جمهورك وإثارة حماستهم بشأن المشروع الذي تقترحه. إنه أساسًا “خطوة المصعد” لدورة حياة المشروع. يجب أن تكون قصيرة وفي صلب الموضوع.
يجب أن يكون الملخص التنفيذي وصفيًا، ويرسم صورة لما يبدو عليه نجاح المشروع بالنسبة للعميل. الأهم من ذلك، يجب أن تحفز عميل المشروع؛ بعد كل شيء، الهدف هو حملهم على التوقيع على الخط المنقط لتحريك المشروع!
- خلفية المشروع
خلفية المشروع هو جزء من صفحة واحدة يشرح المشكلة التي يسعى المشروع لحلها. يجب أن تشرح متى بدأت هذه المشكلة، وحالتها الحالية، وكيف سيكون مشروعك هو الحل الأمثل.
التاريخ: يحدد هذا القسم المشاريع الناجحة سابقًا، ويحدد الخطوط العريضة لتلك التي كان من الممكن أن تعمل بسلاسة أكبر. بذلك، يؤسس هذا القسم السوابق، ويشرح كيف يمكن أن يكون المشروع التالي أكثر فعالية باستخدام المعلومات من المشاريع السابقة.
الحل: يتناول هذا القسم كيف سيحل مشروعك مشكلة العميل، ويتضمن أي تقنيات ومهارات وإجراءات لإدارة المشروع سيستخدمها فريقك للعمل بكفاءة.
- نهج المشروع
يحدد نهج المشروع منهجية إدارة المشروع والأدوات والحوكمة. ببساطة، يشرح هذا القسم لأصحاب المصلحة كيف سيتم تخطيط المشروع وتنفيذه والتحكم فيه بنجاح.
المتطلبات: العناصر والمواد والموارد اللازمة للمشروع، بما يغطي كل من الاحتياجات الداخلية والخارجية.
التفويض: يغطي من هم صناع القرار في فريق المشروع وأصحاب المصلحة الذين لديهم سلطة التوقيع من جانب العميل.
نطاق المشروع: يشير إلى كل العمل الذي سيتم تنفيذه، ويحدد عناصر العمل وحزم العمل والتسليمات التي سيتم تسليمها خلال مرحلة التنفيذ من دورة حياة المشروع.
- موارد المشروع
الموارد ضرورية لتنفيذ مشروعك. يصف مقترح المشروع بإيجاز الموارد المطلوبة وكيف سيتم استخدامها. لاحقًا، أثناء مرحلة التخطيط، ستحتاج إلى إنشاء خطة إدارة الموارد التي ستكون عنصرًا مهمًا في خطة مشروعك. - المخطط الزمني للمشروع
بمجرد تحديد نطاق المشروع، ستحتاج إلى تقدير مدة كل مهمة لإنشاء مخطط زمني. لاحقًا أثناء مرحلة تخطيط المشروع، ستحتاج إلى إنشاء خط أساس للجدول الزمني، والذي يقدر الطول الإجمالي للمشروع. بمجرد بدء المشروع، ستقارن الجدول الزمني الفعلي بالجدول الأساسي لمراقبة التقدم. - ميزانية المشروع
جميع الموارد التي ستحتاجها لمشروعك سيكون لها تكلفة. لهذا السبب تحتاج إلى تقدير هذه التكاليف وإنشاء ميزانية المشروع. يجب أن تغطي الميزانية جميع نفقات المشروع، وبصفتك مديرًا للمشروع، يجب عليك التأكد من الالتزام بها.
البيانات المالية: لإقناع أصحاب المصلحة والمستثمرين، يجب توضيح الفوائد المالية التي يمكن أن يحققها مشروعك. يمكن استخدام تحليل التكلفة والمزايا والبيانات المالية المتوقعة لتوضيح سبب كون مشروعك مربحًا.
- الملحق
المعلومات غير المدرجة في مقترح المشروع هي جزء من الملحق. إنه المكان الذي توجد فيه العديد من التفاصيل الأكثر إثارة للاهتمام للمشروع. كما يمكن لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الرجوع إليه لمعرفة المزيد.
نموذج اقتراح مشروع مجاني
على الرغم من وجود قيود على نموذج اقتراح المشروع، إلا أنه يعد مكانًا جيدًا لبدء كتابة اقتراح مشروعك. جرب قالب اقتراح المشروع المجاني لبرنامج Word.
نصائح حول اقتراح المشروع
مهما كان نوع اقتراح المشروع الذي تعمل عليه، فهناك بعض النصائح التي تنطبق كأفضل الممارسات على الجميع. بينما اقترحنا أعلاه نموذجًا لمقترح المشروع يحتوي على جدول محتويات، مما يعني أنه سيكون بطول عدة صفحات، فإن أفضل سيناريو هو الاحتفاظ بالمقترح في صفحة واحدة أو صفحتين كحد أقصى. تذكر أنك تحاول كسب أصحاب المصلحة، لا أن تضجرهم.
التحدث مع أصحاب المصلحة في المشروع
قم بإجراء البحث اللازم لتوجيه اقتراح المشروع إلى الأشخاص المناسبين. لا فائدة من القيام بكل العمل الضروري لكتابة اقتراح رائع فقط لتوجيهه إلى الجمهور المستهدف الخطأ. يجب أن يكون من سيقرأه قادرًا على فهم الاقتراح بسهولة. اجعل اللغة بسيطة ومباشرة.
الكتابة الاحترافية
عندما يتعلق الأمر بالكتابة، احصل على محترف. حتى وثيقة تجارية مثل اقتراح المشروع، أو الحالة التجارية، أو الملخص التنفيذي قد تعاني إذا كانت رديئة البناء أو مليئة بالأخطاء المطبعية. إذا لم ترغب في توظيف كاتب أعمال محترف، فتأكد من حصولك على شخص ما في فريق المشروع لنسخ المستند وتعديله ومراجعته. كلما زاد عدد العيون عليها، قل احتمال حدوث أخطاء في النسخة النهائية.
تضمين شهادات العملاء
بينما تريد إبقاء الاقتراح قصيرًا وجذابًا، يساعد على تعزيز الاقتراح من خلال إضافة شهادات العملاء إلى المرفقات. لا شيء يبيع خطة مشروع أفضل من قاعدة عملاء مؤيدين يبحثون عن منتجك أو خدمتك.
تطوير أهداف SMART لمقترح مشروعك
أفضل طريقة لتطوير الأهداف والغايات لمقترح مشروعك هي استخدام نظام SMART. يشير هذا النظام إلى خمسة معايير تجعل الأهداف فعّالة وقابلة للتحقيق:
محدد (Specific): تأكد من أن أهدافك وغاياتك واضحة وموجزة ومحددة للمهمة المطروحة. يجب أن تكون الأهداف واضحة بما يكفي لتحديد الاتجاه بدقة دون أي غموض.
قابلة للقياس (Measurable): تأكد من أن أهدافك وغاياتك قابلة للقياس، بحيث يمكنك معرفة متى تكون الأمور على المسار الصحيح ومتى تحتاج إلى معالجة القضايا. تساعد الأهداف القابلة للقياس في تطوير المعالم التي ستستخدمها لتتبع تقدم المشروع وتحديد تاريخ معقول للانتهاء و/أو الإغلاق.
يمكن تحقيقه (Achievable): من المهم أن يكون لكل مشروع هدف “مدى الوصول”، مما يعني أن تحقيقه يعني مشروعًا رائعًا يتجاوز التوقعات. ومع ذلك، يجب أن يكون الهدف الأساسي للمشروع قابلاً للتحقيق، بحيث تبقى الروح المعنوية مرتفعة ويتم إنجاز المهمة ضمن الوقت والموارد المتاحة.
ذات صلة (Relevant): تأكد من أن جميع أهدافك ذات صلة مباشرة بالمشروع وتتناول النطاق الذي تعمل فيه. يجب أن تكون الأهداف متصلة بالأولويات والمهمات العامة للمشروع لضمان فعالية الجهود المبذولة.
مستند إلى الوقت (Time-bound): يجب أن تكون الجداول الزمنية والتواريخ المحددة في صميم جميع الأهداف والغايات. يساعد ذلك في إبقاء المشروع على المسار الصحيح ويضمن أن يتمكن جميع أعضاء فريق المشروع من إدارة العمل المنتظر ضمن الأطر الزمنية المحددة.
أهمية الأهداف SMART في مقترح المشروع
استخدام نظام SMART في تطوير الأهداف لمقترح المشروع يضمن أن تكون الأهداف:
واضحة ومحددة، مما يساعد على فهم الهدف النهائي بدقة.
قابلة للقياس، مما يتيح تتبع التقدم وتحديد النجاح.
قابلة للتحقيق، مما يحافظ على روح الفريق ويعزز الإنتاجية.
ذات صلة، مما يضمن توجيه الجهود نحو الأهداف المهمة للمشروع.
محددة بالزمن، مما يحافظ على الانضباط الزمني ويساعد في تحقيق الأهداف ضمن الإطار الزمني المطلوب.
استثمار الوقت في بناء مقترح المشروع
يستغرق بناء مقترح المشروع وقتًا ودراسة متأنية، ولكن الوقت الذي تقضيه يستحق ذلك عندما تفوز بالمشروع الكبير التالي. تطوير أهداف SMART يمكن أن يكون الخطوة الأولى نحو تحقيق النجاح في مشروعك وضمان التزام جميع الأعضاء بالأهداف المشتركة وتحقيق النتائج المرجوة.
دور الفريق في إعداد مقترح المشروع
الفريق يلعب دورًا حاسمًا في إعداد مقترح المشروع. تعاون الأعضاء وتنسيق جهودهم يساهمان بشكل كبير في جودة وفعالية المقترح. هنا نظرة على الأدوار المختلفة التي يمكن أن يلعبها الفريق في هذه العملية:
جمع المعلومات: يتولى أعضاء الفريق مسؤولية جمع المعلومات الضرورية حول المشروع، بما في ذلك متطلبات العميل، الأهداف الاستراتيجية، والموارد المتاحة. هذه المعلومات تشكل أساس المقترح وتساعد في تحديد نطاق المشروع وأهدافه.
تحليل البيانات: تحليل البيانات المتاحة لتحديد النقاط القوية والضعف في المشروع المقترح. هذا يساعد في تطوير استراتيجيات فعالة ومعالجة أي تحديات محتملة قبل تقديم المقترح.
كتابة وتحرير المحتوى: يمكن تخصيص أعضاء معينين لكتابة أجزاء مختلفة من المقترح مثل الملخص التنفيذي، خلفية المشروع، الأهداف، والجدول الزمني. تحرير ومراجعة المحتوى للتأكد من خلوه من الأخطاء وأنه واضح ومقنع.
تحديد المتطلبات والموارد: تحديد المتطلبات والموارد اللازمة للمشروع بما في ذلك الميزانية، الجدول الزمني، والأدوات. هذا يساعد في إعداد قسم متكامل يغطي جميع الجوانب الفنية والمالية للمشروع.
مراجعة وتدقيق: من المهم أن يقوم أعضاء الفريق بمراجعة المقترح بدقة للتأكد من خلوه من الأخطاء ومن أن جميع النقاط الضرورية قد تم تغطيتها. يمكن أن يتضمن ذلك التأكد من اتساق المعلومات والبيانات، والتأكد من أن المقترح يلبي متطلبات العميل.
العرض والتقديم: تقديم المقترح لأصحاب المصلحة بطريقة مقنعة. يمكن أن يتولى أحد أعضاء الفريق أو مجموعة منهم هذا الدور، حيث يتم شرح المقترح وإبراز نقاط القوة والفوائد المرجوة.
تنسيق الجهود: دور قائد الفريق أو مدير المشروع في تنسيق الجهود بين جميع الأعضاء لضمان أن يتم العمل بكفاءة وفعالية، وأن جميع الأجزاء تتماشى مع بعضها البعض.
يستغرق بناء مقترح المشروع وقتًا ودراسة متأنية.
الوقت الذي تقضيه يستحق ذلك، مع ذلك، عندما تفوز بالمشروع الكبير التالي!
