مهارات إدارية

مهارات الاتصال الكتابي

مهارات الاتصال الكتابي

يُعَدّ الاتصال الكتابي من أهم وسائل التواصل في العصر الحديث، حيث يلعب دورًا حيويًا في جميع مجالات الحياة، وخاصة في بيئات العمل. بفضل قدرته على نقل المعلومات بسرعة ودقة، أصبح التواصل الكتابي أداة لا غنى عنها لإدارة الأعمال وتنظيم العمل اليومي.

تُتيح لنا مهارات الاتصال الكتابي ليس فقط مشاركة الأفكار والقرارات مع الزملاء والعملاء، بل أيضًا التأثير عليهم وإقناعهم بما نطرحه من أفكار وآراء. سواء كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا موجزًا، أو تقريرًا شاملاً، أو حتى مذكرة قصيرة، فإن إتقان فن التواصل الكتابي يمكن أن يحدث فارقًا كبيرًا في كيفية تلقي رسالتك وفهمها.

ما هو الاتصال الكتابي؟

ببساطة، يشير الاتصال الكتابي إلى نقل الرسالة من خلال الرموز المكتوبة. يختلف عن الاتصال اللفظي في أنه يتم تدوين الكلمات بدلاً من التحدث بها. تعني طبيعة الاتصال الكتابي أنك يمكنك اختيار الكلمات وتعديلها بوعي لتوصيل وجهة نظرك بشكل أفضل.

عندما يتبادل شخصان الكلمات المكتوبة – سواء كانت رسالة مكتوبة بخط اليد أو رسالة نصية قصيرة أو بريدًا إلكترونيًا موجزًا – فإنهما يشاركان في الاتصال الكتابي.

مزايا الاتصال الكتابي

هناك العديد من المزايا للاتصال الكتابي التي تجعله الأسلوب الأكثر شيوعًا وفعالية للتفاعل التجاري. يتم استخدامه في كل مؤسسة، بغض النظر عن البيئة، ويمكن أن يتخذ العديد من الأشكال من رسائل البريد الإلكتروني إلى أدلة الموظفين.

في مجال الأعمال، يُعتقد أن هناك أربعة أنواع من الاتصالات الكتابية:

  • المعاملات
  • مقنع
  • معلوماتية
  • تعليمي

الفوائد العديدة للاتصال الكتابي تجعله خيارًا أكثر فعالية من الاتصال اللفظي في كثير من الحالات.

  • أولاً، يسمح للمرسل بصياغة رسالة بعناية للوصول إلى عدد كبير من الأشخاص. بينما قد يبدو التحدث من القلب بدون نص شخصيًا وصادقًا، إلا أنه قد يعرضك لخطر سوء فهم الكلمات حسنة النية.
  • تساعد إزالة الجانب اللفظي على التخفيف من ذلك وفي نفس الوقت إنشاء سجل ورقي مادي أو افتراضي يمكن الرجوع إليه في المستقبل. يسمح هذا السجل الدائم للمعلومات للشركات بالوصول إلى البيانات بسرعة، حتى بعد سنوات.

أفضل خيار للاتصال

إنه أيضًا أفضل خيار للاتصال عند نقل معلومات طويلة أو معقدة، لأنه يسمح بالتفصيل الشامل بطريقة لا يمكن للتفاعل اللفظي القيام بها.

تحدد الاتصالات الكتابية أيضًا العلامة التجارية من خلال تصويرها بالعناصر المرغوبة.

تعلم مهارات الكتابة الفعالة

نظرًا لاستخدام الاتصال الكتابي عبر هذا النطاق الواسع، فإن تعلم مهارات الكتابة الفعالة وتطويرها لا يقدر بثمن. صياغة اتصالات مكتوبة عالية الجودة هي أكثر بكثير من مجرد وضع كلمات على الصفحة؛ إنها طريقة للتعبير عما تشعر به، ورفع دعوة للعمل وكسب ثقة الآخرين.

تكمن قوة الاتصال الكتابي في فعالية رسالتك. من الأهمية بمكان أن تختار الكلمات الصحيحة وبنية الجملة وتماسك الفقرة.

يميل الأشخاص إلى الاعتماد بشكل أكبر على المحتوى المكتوب، لذا فأنت تحمل بين يديك أداة قوية!

 ما هي الأنواع الرئيسية للاتصال الكتابي؟

تشمل الأنواع الرئيسية للاتصال الكتابي ما يلي:

  • رسائل البريد الإلكتروني
    أصبح البريد الإلكتروني وسيلة شائعة جدًا للتواصل داخل الشركات نظرًا لسرعة توصيله وسهولة استخدامه والقدرة على الوصول إلى جمهور كبير دون عناء. يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني موجزة لجذب الانتباه، لذا استخدم النقاط النقطية والقوائم المرقمة.
  • الرسائل
    تُعَدُّ الرسائل أحد أهم تنسيقات الاتصال المكتوبة، وتمثل وسيلة صمدت أمام اختبار الزمن. يجب أن تُستخدم لغة بسيطة مع تهجئة وقواعد لا تشوبها شائبة.
  • العقود
    توضح بالتفصيل التعهدات الملزمة قانونًا للأطراف. من المهم أن تتم صياغة العقود مع التركيز على التفاصيل والوضوح.
  • ملخصات
    كما يوحي الاسم، يجب أن يكون هذا النوع من الاتصال موجزًا. عادة ما يتم إعداد هذه الأشكال من النص لتقديم معلومات إلى شخص آخر قبل الاجتماع.
  • المذكرات
    عادة ما تُستخدم المذكرات القصيرة للتواصل مع موظفي نفس المنظمة. يجب أن تحتوي فقط على معلومات ضرورية للغاية للتأكد من أن الناس يأخذون الحقائق الأساسية.
  • جداول أعمال الاجتماع
    يتم توزيع جداول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع لإبلاغ الحضور بموضوعات المناقشة المخطط لها. يجب أن تكون مفصلة بما يكفي لجعل القارئ على دراية بما سيحدث، ولكن تجنب التحميل الزائد للمعلومات غير الضرورية.
  • النشرات
    النشرة هي إشعار يتم نشره في منطقة مشتركة لإبلاغ الموظفين بحالات الطوارئ والأمور المهمة. والغرض الرئيسي منه هو نقل المعلومات العاجلة، لذلك يجب أن يكون هذا الاتصال قصيرًا وموجزًا.
  • الإعلانات
    سيبحث الأشخاص عن النقاط البارزة في إعلان الاتصال، لذا استخدم ميزات الخط مثل النص الغامق والتسطير للفت الانتباه إلى الأجزاء الأكثر أهمية.

أفضل 10 مهارات اتصال مكتوبة

لقد نظرنا في الأنواع الرئيسية للاتصال الكتابي وكيف تختلف عن الاتصال اللفظي.

سننتقل الآن إلى أفضل 10 مهارات مطلوبة لإنشاء اتصالات مكتوبة فعالة. باتباع خطواتنا، يمكنك تطوير مهاراتك وتقويتها لتصبح خبيرًا في إشراك الآخرين من خلال قوة النص.

1. تعرف هدفك

أنواع مختلفة من الاتصالات الكتابية تناسب أغراض مختلفة. إذا كانت مهمتك هي نقل المعلومات بأي تنسيق تعتقد أنه الأفضل، فابحث عن مزايا كل منها لتقرر أيهما يناسب رسالتك.

بمجرد أن تقرر نوعًا ما، أو إذا طُلب منك الكتابة بتنسيق معين، قم بتوضيح ما تريد حدوثه نتيجة لاتصالك الكتابي. سيساعدك وجود هدف واضح في ذهنك على إبقاء كتابتك موجزة. هل تحتاج إلى أن يرد القارئ، أو يتخذ إجراءً، أو ببساطة أن يكون على دراية بالمعلومات المهمة؟

مهما كان هدفك، حدده في أسرع وقت ممكن في بداية رسالتك. سيضمن القيادة بالنقطة الأساسية أن القراء قادرون على فهم ما هو مطلوب منهم.

2. اجعل رسالتك واضحة

يمكن أن يكون الاتصال الكتابي أكثر تسامحًا من نظيره اللفظي. لديك الوقت لاختيار العبارات الصحيحة بعناية لتوصيل رسالتك. بينما قد تشعر أن هذه هي فرصتك لإبهار جمهورك بكلمات طويلة واعترافات صادقة، تذكر أن تجعل كتاباتك واضحة.

ستساعد الكتابة بوضوح القارئ على فهم ما تقوله وتشكيل أي أسئلة لطلب مزيد من التوضيح. يمكنك الكتابة بوضوح باستخدام لغة بسيطة والالتزام بمعلومات محددة ومحددة. كن قاسيًا في تعديلاتك واستبعد أي شيء ينتقص من النقطة التي تطرحها.

3. اشرح وجهة نظرك بإيجاز

في أي تنسيق تستخدمه، يعد شرح وجهة نظرك بإيجاز أمرًا بالغ الأهمية. بينما تسمح الوسائط مثل رسائل البريد الإلكتروني والخطابات بإرسال رسالة أطول من المذكرات، يجب أن تظل حريصًا على إبقاء اتصالاتك مقتضبة.

قم بتضمين المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها فقط. إذا كنت تستخدم الكثير من الكلمات لإخبار الجمهور بما يحتاجون إلى معرفته، فمن المحتمل أن يفقدوا الاهتمام ويتوقفوا عن القراءة.

بعد كتابة المسودة الأولى، اقرأ وتحقق مما إذا كانت كل جملة تفي بالمعايير التالية:

  • هل الهدف من الرسالة واضح وملموس؟
  • هل هذه التفاصيل ضرورية للقارئ لفهم الهدف من رسالتي؟
  • هل هذه الجملة مكتوبة ببساطة وبشكل مباشر قدر الإمكان؟
  • إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة بخلاف نعم، فقم بإجراء تغييرات.

4. التدقيق اللغوي بعناية

هذه مهارة مهمة جدًا يجب تطويرها، خاصةً إذا كنت تقوم بصياغة اتصالات رسمية برسالة مهمة. بمجرد الحصول على المسودة الأولى، اقرأ النص بعناية – ويفضل أن يكون مطبوعًا، حيث تُظهر الدراسات أن قراءة الحبر على الورق أكثر فعالية في التدقيق منه على الشاشة – وقم بتمييز أي أخطاء، مع تدوين ملاحظات حول ما يجب تعديله.

إن تحقيق الفهم الكامل للتهجئة والقواعد يعود إلى الممارسة. بمجرد الانتهاء من هذه العملية عدة مرات، سيكون لديك فهم أفضل وستتحسن كتابتك. أثناء التعلم، تذكر أن التدقيق الإملائي هو أفضل صديق لك.

5. النظر في الجمهور مقدما

من المحتمل أن يعتمد أسلوب الاتصال بشكل كبير على جمهورك المقصود. هل تكتب موجزًا إلى صديق أو تقوم بإعداد عقد قانوني؟ سيسمح لك التفكير في من تتواصل معه قبل البدء في الكتابة بالبدء على المسار الصحيح.

يجب أن تفكر في النغمة واللغة والصيغة الأكثر ملاءمة لوسيلة الاتصال التي تستخدمها. الكتابة مع التعاطف ستجذب القارئ وتبين له أنك مهتم.

6. تجنب المصطلحات غير الضرورية

المصطلحات اللغوية هي لغة معقدة بلا داع تُستخدم للتأثير بدلاً من الإعلام. إنها تختلف عن اللغة الفنية، والتي تكون ضرورية أحيانًا لشرح وجهة نظرك.

إذا كنت تفكر في نبرة صوتك وجمهورك، يمكنك التأثير من خلال اللغة العربية البسيطة دون الحاجة إلى الكلمات الزائدة عن الحاجة. إذا كنت بحاجة إلى الإشارة إلى الاختصارات، فتأكد من شرح معناها في أول ذكر.

لا تربك المصطلحات القارئ فحسب، بل تجعل كتابتك تبدو غير صادقة وغير مستنيرة.

7. اشرح أهمية الاجتماعات السابقة

قد تكون هناك حالات تحتاج فيها إلى الرجوع إلى الاجتماعات السابقة لتوضيح ما يحدث في الوقت الحاضر. إذا قمت بذلك، فتأكد من توضيح أهمية الاجتماع السابق.

8. اضرب النغمة الصحيحة

تشير نبرة الاتصالات المكتوبة إلى “صوت” كلماتك. في كتابة الأعمال، يجب أن تستخدم نغمة احترافية بدرجات متفاوتة من الود والشكلية. من المهم أن تضرب النغمة الصحيحة في اتصالاتك، بغض النظر عن النوع الذي تستخدمه.

اسأل نفسك الأسئلة التالية:

  • من تخاطب؟
  • هل يمكنك التحدث بشكل غير رسمي أم هل يجب استخدام نبرة أكثر رسمية؟
  • ماذا تطلب في رسالتك؟
  • ما هي النقاط الرئيسية التي تريد أن يحصل عليها القارئ من رسالتك؟

في بعض الحالات، قد تشعر أنه من الأفضل إيجاد توازن بين النبرة الاحترافية والودية. التحية الموضوعة بعناية والتي تتمنى جيدًا يمكن أن تشغل القارئ وتضيف لمسة شخصية إلى اتصالاتك.

9. هيكلة الاتصال بشكل صحيح

اعتمادًا على نوع الاتصال، ستحتاج إلى استخدام تنسيقات وهياكل مختلفة. بالنسبة للنصوص الطويلة، مثل جداول أعمال الاجتماعات أو التقارير، قد يكون من المفيد إنشاء مخطط تفصيلي قبل البدء في كتابة المعلومات.

نظّم أفكارك وحدد الترتيب الذي يجب أن تظهر به المعلومات. الكتابة بترتيب منطقي هي مهارة دقيقة لكنها أساسية لإتقانها لمساعدة القارئ في الحصول على المعلومات التي يحتاجها.

10. قم بتحرير اتصالاتك بدقة

بمجرد الانتهاء من تدقيق كتابتك للتحقق من وجود أي أخطاء إملائية ونحوية، يجب أن تلقي نظرة أعمق على نغمة وهيكل اتصالك.

هذا هو الوقت المناسب لتكون صريحًا مع نفسك وطرح أسئلة حول وضوح وكفاءة عملك:

  • كيف تتدفق الكتابة؟
  • هل يعقل عندما تقرأ بصوت عال؟
  • هل هناك الكثير من التفاصيل غير الضرورية؟
  • هل هناك أي تفاصيل مفقودة لازمة لفهم النقطة الأساسية؟
  • هل هو مكتوب بأسلوب بسيط ومباشر؟

بمجرد قيامك بتقييم هذه الأسئلة وإجراء أي تغييرات، ضع المسودة جانبًا واعمل على شيء آخر. ثم عد إليها واسأل نفسك هذه الأسئلة مرة أخرى بعيون جديدة لاكتشاف أي تفاصيل غير ضرورية.

يمكنك أيضًا أن تطلب من زميل – أو حتى أفضل من صديق أو فرد من العائلة ليس على دراية بالسياق (طالما أن المعلومات ليست حساسة أو سرية) – لقراءة المسودة وتقديم التعليقات.

التواصل الكتابي هو الدعامة الأساسية لكل بيئة عمل تقريبًا. إنها أداة قوية يمكن استخدامها لمشاركة المعلومات مع عدد كبير من الأشخاص في غضون دقائق.

الطريقة التي تكتب بها قطعة الاتصال مهمة للغاية. لديها القدرة على إشراك وإقناع الموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين.

سواء كنت مطالبًا بإنتاج اتصالات مكتوبة في العمل كل يوم، أو أقل كثيرًا، فإن تعلم هذه القدرات يمكن أن يثري حياتك بشكل عام.

يمكن أن تنتقل مهارات الاتصال الكتابي، مثل التواصل بإيجاز واستخدام النغمة الصحيحة، إلى خارج مكان العمل. إنها صفات قوية يمكن أن تساعدك في الحصول على ما تريد في جميع مجالات حياتك.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...