مهارات إدارية

نظرية النظم في الإدارة: ما هي؟ المزايا والعيوب

نظرية النظم في الإدارة

ما هي نظرية نظم الإدارة؟

تعتبر نظرية نظم الإدارة أن أي منظمة تتكون من مجموعة من الأنظمة الفرعية المتنوعة التي تتحد لتشكل نظامًا متكاملًا. على سبيل المثال، في المؤسسات التجارية، تشمل هذه الأنظمة الفرعية الحسابات، والتمويل، وقسم التسويق، والإنتاج وغيرها.

الفكرة الأساسية في هذه النظرية هي أن كل نظام فرعي يتأثر بشكل ما بالتغيرات التي تحدث في نظام فرعي آخر. كما يشمل التفاعل مع البيئة الخارجية من خلال نهج الأنظمة في التسويق، حيث تتأثر الجوانب الداخلية للمنظمة بالعوامل البيئية الخارجية، والتي تستقبل بدورها منتجات المنظمة.

تعتبر هذه النظرية أن المنظمات هي أنظمة مفتوحة تتكون من أنظمة فرعية تعتمد على بعضها البعض وتتبادل العمليات بينها. هذا الاعتماد المتبادل والتواصل المستمر بين الأنظمة الفرعية المختلفة هو ما يحدد نجاح أو فشل العمل في النهاية.

تؤكد هذه النظرية على أهمية رؤية الأنظمة الفرعية كمترابطة ومعتمدة على بعضها البعض بدلاً من التعامل معها ككيانات منفصلة. يجب أن يشمل التعاون بين الأقسام المختلفة داخل المنظمة.

يجب أن يكون هناك تواصل حر بين الأنظمة الداخلية والخارجية. على سبيل المثال، يحتاج قسم الإنتاج إلى الاعتماد على مدخلات قسم التسويق لتصميم منتجاته بشكل فعال.

تشكل مفاهيم أنظمة التسويق أساس التطوير التنظيمي.

خصائص النظام التنظيمي

يتميز نهج الأنظمة في الإدارة بمجموعة من الخصائص المميزة:

  • التآزر: تكون المساهمة الإجمالية للنظام ككل أكبر من مجموع مساهمات كل قسم على حدة.
  • الشمولية: أي تطور في نظام فرعي يؤثر على النظام المعقد بأكمله، لأن النظام ككل يتكون من هذه الأجزاء المترابطة.
  • حدود النظام: تتألف البيئة الخارجية أيضًا من أنظمة مختلفة، إلا أن المنظمة تبقى كيانًا مميزًا عن بقية البيئة.
  • النظم الفرعية: المنظمة هي نظام موحد يتكون من أنظمة فرعية متعددة، وهذه الأنظمة الفرعية مترابطة بشكل وثيق.
  • الأنظمة المغلقة والأنظمة المفتوحة: تعتبر المنظمة نظامًا مفتوحًا يتألف من أنظمة مفتوحة ومغلقة مختلفة، وتشكل هذه الأنظمة بمجموعها الكيان الكامل للمنظمة.

مكونات النظام التنظيمي

وفقًا لنهج النظام، يتكون أي نظام من خمسة مكونات رئيسية:

  • عملية التحول: تشمل عمليات التشغيل، ووظائف الإدارة، ووظائف عمل الموظفين.
  • التغذية الراجعة: تعتمد المدخلات على نتائج المخرجات.
  • المدخلات: تشمل التكنولوجيا، والموارد البشرية، والبيانات، والاستثمار، والمواد الخام.
  • البيئة: تتألف من الجوانب الداخلية والخارجية التي تؤثر على المنظمة ككل.
  • المخرجات: تشمل المخرجات البشرية أو المعلومات أو النتائج المالية أو المنتجات أو الخدمات.

مزايا نهج الأنظمة

تشمل مزايا نظام الإدارة القائم على نهج الأنظمة ما يلي:

  • إنشاء منظمات متنوعة بناءً على هذا النهج، مثل منظمة إدارة المشاريع.
  • يأخذ في الاعتبار العشوائية ولا يحاول التنبؤ بشكل دقيق.
  • يمكن دراسة الترابط بين الأقسام المختلفة، بما في ذلك السيطرة والتوجيه والتنظيم والتخطيط.
  • يساعد في تحليل المنظمات المعقدة وفهم عملياتها.

عيوب نهج الأنظمة

تشمل الجوانب السلبية لنهج الأنظمة ما يلي:

  • لا توفر الإدارة نظرة ثاقبة للنهج الذي يجب اتباعه.
  • يمكن اعتبار نهج الأنظمة فكرة مجردة وغير محددة.
  • تميل الشركات الأكبر حجمًا إلى أن تكون أكثر تعقيدًا، مما يزيد من صعوبة فهم المنظمة.
  • لا يشير إلى اختلال التوازن الاجتماعي أو القوى والعوامل المحفزة لذلك.
  • لا توجد مواصفات واضحة لتطبيق النظرية من قبل المديرين في عملياتهم اليومية، مما يجعلها غير مفيدة كأداة إرشادية.
  • لا يمكن تسليط الضوء على تفاصيل الترابط والتعاون بين الإدارات المختلفة.

المساهمون في نظرية النظم

تم الكشف عن الأنظمة التعاونية لأول مرة من قبل تشيستر برنارد في عمله عام 1938 بعنوان “وظائف المدير التنفيذي”. ونشر الاقتصادي هربرت سيمون كتاب “السلوك الإداري” في عام 1947 الذي تحدث فيه عن عمليات صنع القرار في الشركات، بما في ذلك الرضا والعقلانية المحدودة وعمليات النظام المعقدة. في عام 1950، قام عالم الأحياء لودفيج فون بيرتالانفي بتوسيع تفاصيل نظرية النظم العامة. جاءت المساهمات أيضًا من شخصيات مثل جي دي طومسون، ودبليو باكلي، وروبرت إل. كاهن، ودانييل كاتز، ودبليو جي سكوت، ولورانس ج. هندرسون.

مميزات نهج الأنظمة

  • لا يمكن فهم الأنظمة الفرعية كأنظمة منفصلة. بدلاً من ذلك، يجب فهمها كسلسلة من الأجزاء المستقلة المترابطة.
  • يمكن تقسيم مفاهيم النظام إلى أنظمة فرعية مترابطة تتفاعل بطريقة تضمن أن النتيجة النهائية هي نظام فردي.
  • يتأثر النظام نفسه بالبيئة، حيث تؤثر التطورات الخارجية على وظائفه.
  • يتميز النظام عن بيئته، حيث يحتوي على مكونات داخلية منفصلة عن العوامل الخارجية.
  • تتفاعل الأنظمة مع بعضها البعض، مما يتيح تدفق البيانات والأشياء بينها. يتم تغيير ما يستقبله النظام من خلال الوظائف الداخلية ثم يُعاد إرساله إلى البيئة.

أهمية مبدأ نهج الأنظمة

يمكن تطبيق نهج أنظمة بيرتالانفي للإدارة في مختلف القطاعات. يتضمن هذا النهج مراقبة نوعين من الأنظمة: الأنظمة المغلقة والأنظمة المفتوحة. وتتألف هذه الأنظمة من الموظفين والتكنولوجيا. يمكن أيضًا تقسيم مكونات النظام إلى أنظمة فرعية تتفاعل مع البيئة بشكل عام مثل الأنظمة والعملاء الآخرين.

التطبيقات العملية لنظرية الأنظمة في الإدارة

تطبيقات نظرية الأنظمة في الإدارة

يمكن استخدام نظرية الأنظمة في الإدارة بطرق متنوعة لتحسين أداء المنظمات وتعزيز فعاليتها. فيما يلي بعض التطبيقات العملية لهذه النظرية:

تحليل العمليات وتحسينها:

  • باستخدام نهج الأنظمة، يمكن تحليل العمليات الداخلية والخارجية للمنظمة بشكل متكامل. يساعد هذا التحليل في تحديد النقاط القوية والضعيفة في الأنظمة الفرعية المختلفة، مما يتيح فرص التحسين المستمر للعمليات.
  • يمكن تطبيق تقنيات مثل تحسين العمليات التجارية (BPR) وتطبيق تقنيات الجودة الشاملة (TQM) لتعزيز كفاءة وفعالية الأنظمة.

إدارة التغيير التنظيمي:

يساعد نهج الأنظمة في إدارة التغيير التنظيمي بشكل أكثر فعالية من خلال فهم كيفية تأثير التغييرات في جزء من النظام على الأجزاء الأخرى. يساهم ذلك في تطوير استراتيجيات أكثر دقة لإدارة التغيير وتقليل المقاومة المحتملة من الموظفين.
يمكن استخدام نماذج التغيير مثل نموذج كوتر أو نموذج ليوين لدعم عملية التغيير التنظيمي.

تحسين الاتصال والتنسيق:

يعمل نهج الأنظمة على تعزيز الاتصال والتنسيق بين الأقسام المختلفة داخل المنظمة. يساعد هذا في تقليل العوائق بين الأقسام وتسهيل تدفق المعلومات والموارد بشكل أكثر فعالية.
يمكن استخدام أدوات مثل الاجتماعات الدورية ولجان التنسيق لتحسين الاتصال الداخلي.

التخطيط الاستراتيجي:

يمكن استخدام نهج الأنظمة في عملية التخطيط الاستراتيجي من خلال تحليل البيئة الداخلية والخارجية وتحديد العوامل المؤثرة على المنظمة. يساعد ذلك في تطوير خطط استراتيجية تتماشى مع الأهداف العامة للمنظمة وتأخذ في الاعتبار التفاعلات المعقدة بين الأنظمة الفرعية.
يمكن تطبيق أدوات مثل تحليل SWOT وتحليل PESTEL لدعم التخطيط الاستراتيجي.

إدارة الموارد البشرية:

  • يساعد نهج الأنظمة في إدارة الموارد البشرية بشكل أكثر فعالية من خلال فهم العلاقات بين الموظفين والأقسام المختلفة. يساهم ذلك في تطوير سياسات وإجراءات تدعم التعاون والابتكار داخل المنظمة.
  • يمكن تطبيق ممارسات مثل إدارة الأداء والتدريب والتطوير لتعزيز مهارات الموظفين وكفاءاتهم.

أمثلة واقعية على تطبيق نظرية الأنظمة

  • شركة تويوتا: تستخدم شركة تويوتا نهج الأنظمة في إدارة عملياتها الإنتاجية من خلال نظام الإنتاج الخاص بها (TPS)، الذي يعتمد على تحسين العمليات وتنسيق الأنشطة بين الأقسام المختلفة لتحقيق أعلى مستويات الكفاءة والجودة.
  • شركة جوجل: تعتمد جوجل على نهج الأنظمة في إدارة الابتكار والتطوير التكنولوجي من خلال تعزيز التواصل والتنسيق بين فرق العمل المختلفة، مما يساهم في تسريع عملية الابتكار وتحسين منتجاتها وخدماتها بشكل مستمر.

نظرية إدارة الأنظمة

يسلط نهج الأنظمة للإدارة الضوء على أن المنظمة هي نظام كامل يتكون من أنظمة فرعية متعددة تتفاعل مع بعضها البعض وتؤثر على عمليات بعضها البعض. التطورات في نظام واحد تؤثر على عمليات كل نظام آخر، ويؤثر النظام ككل على البيئة ويتأثر بها.

يأخذ نهج الإدارة هذا في الاعتبار تفاعل النظام مع البيئة، حيث تختلف الأنظمة الفرعية والنظام نفسه عن البيئة ولكن تؤثر على بعضها البعض. تتلقى المنظمة مدخلاتها من البيئة وترسل مخرجاتها إلى البيئة التي قد تتكون من أنظمة أخرى وعناصر خارجية.

يُنظر إلى التنظيم في نهج النظام على أنه نظام مفتوح موحد يتكون من أنظمة مغلقة ومفتوحة تتفاعل مع بعضها البعض. من المهم فهم العلاقة المتبادلة والاعتماد المشترك بين الأنظمة الفرعية لأنها تتبادل البيانات والأشياء.

تكمن مزايا نهج النظام في قدرته على تقسيم الأطر التنظيمية المعقدة إلى أنظمة فرعية يمكن فهم تفاعلاتها وعملياتها. كما يتجنب النهج الحتمي ويأخذ في الاعتبار العشوائية في العمليات مما يجعل التنبؤ غير ضروري. تم بناء العديد من الأطر التنظيمية الأخرى على أساس نهج الأنظمة.

ومع ذلك، تبقى الفكرة نفسها مجردة إلى حد ما، حيث لا تحدد تفاصيل كيفية تفاعل الأنظمة الفرعية المختلفة وتؤثر على بعضها البعض، كما أنها ليست وصفيّة بما يكفي لإرشاد المديرين في أداء مهامهم. يعكس النهج تقسيم النظام إلى أنظمة فرعية مختلفة ولكنه يتغاضى عن التفاوتات الاجتماعية واختلال توازن القوى، ويصعب تطبيقه في الشركات الكبيرة لفهم كيفية عمل الأنظمة الفرعية.

في الختام، يُعد تبني نهج الأنظمة في الإدارة خطوة استراتيجية نحو تحقيق التكامل والتناغم بين مختلف مكونات المنظمة، مما يساهم في بناء مؤسسات أكثر مرونة وقدرة على التكيف مع التحديات المستقبلية. من خلال فهم الأنظمة الفرعية والتفاعل بينها، يمكن للمنظمات الاستفادة القصوى من مواردها وتحقيق أهدافها بكفاءة أعلى.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...