وظائف الإدارة الخمس [بالتفصيل] حسب هنري فايول

تستعرض هذه المقالة النظرية الإدارية لـ هنري فايول حول وظائف الإدارة الخمسة بأسلوب تطبيقي. بعد قراءتها، ستكون قادرًا على فهم أساسيات هذه المبادئ الإدارية الفعّالة.

الوظائف الخمس للإدارة هي:

1. التخطيط
2. التنظيم
3. التعيين
4. التوجيه
5. الرقابة

مقدمة من الوظائف الخمس للإدارة

في مطلع القرن العشرين (1916)، أبدع المهندس الفرنسي هنري فايول المبادئ الرائدة لنظرية الإدارة. يُعتبر هنري فايول الأب المؤسس لنظام الإدارة الخطية والوظيفية.

استنادًا إلى تجاربه كمدير ناجح في شركة تعدين، طور فايول عدة نظريات لا تزال تُستخدم حتى اليوم. في ذلك الوقت، لم يكن المديرون يخضعون لتدريبات رسمية، ولكن مع تزايد تعقيد المنظمات، برزت الحاجة إلى وجود إدارة مهنية.

وظائف الإدارة الخمسة

اكتسب هنري فايول شهرة عالمية بفضل مبادئه العامة الأربعة عشر للإدارة، وحدد ستة أنشطة رئيسية تُمارس في المؤسسات الصناعية وهي: الفنية، والتجارية، والمالية، والأمنية، والمحاسبية، والإدارية. وقد عرّف فايول خمس وظائف أساسية للإدارة التي تعتبر حتى اليوم ذات صلة بالمنظمات.

تركز هذه الوظائف الخمس على تعزيز العلاقة بين الموظفين والإدارة، وتوفر مرتكزات يمكن من خلالها معالجة المشكلات بأساليب إبداعية.

1. التخطيط الإداري

التخطيط ينظر إلى المستقبل. وفقًا لـهنري فايول، فإن وضع خطة عمل متقنة يعتبر من أصعب وظائف الإدارة الخمس.

هذه العملية تتطلب مشاركة فاعلة من جميع أقسام المنظمة. ومن حيث التوقيت والتنفيذ، ينبغي أن يكون هناك تناغم بين التخطيط والتنسيق على مختلف المستويات.

يجب أن يأخذ التخطيط في الاعتبار الموارد المتاحة للمنظمة ومرونة الموظفين، حيث أن ذلك سيضمن الاستمرارية.

يشمل برنامج التخطيط الفعال التأثر بكل من العوامل الخارجية والداخلية. العوامل الخارجية تشمل نقص الموارد سواء كانت رأسمالية أو مادية، الاتجاهات الاقتصادية العامة كأسعار الفائدة والتضخم، التطور التكنولوجي المستمر، زيادة التنظيم الحكومي بما يخدم مصالح المجتمع، وعدم استقرار البيئات السياسية الدولية، إلخ.

العوامل الداخلية التي تؤثر على التخطيط تشمل محدودية فرص النمو بسبب التشبع الذي يتطلب التنويع، تغير أنماط القوى العاملة، وزيادة تعقيد الهياكل التنظيمية واللامركزية، إلخ.

2. التنظيم الإداري

لا يمكن لأي مؤسسة أن تعمل بكفاءة إلا إذا كانت منظمة بشكل جيد.

هذا يعني أنه يجب توافر رأس المال الكافي، والموظفين، والمواد الخام لكي تستطيع المنظمة العمل بسلاسة وتشكيل هيكل عمل فعّال.

الهيكل التنظيمي، مع تقسيم واضح للوظائف والمهام، يحظى بأهمية بالغة. مع تزايد الوظائف، ستتسع المنظمة أفقيًا وعموديًا، مما يستلزم نمطًا مختلفًا من القيادة.

وفقًا لـهنري فايول، “تنظيم عمل تجاري يعني تزويده بكل ما هو ضروري لوظيفته، سواء كانت المواد الخام، أو الأدوات، أو رأس المال، أو الموظفين”.

وبالتالي، تشمل وظيفة التنظيم تحديد الأنشطة الضرورية لتحقيق أهداف الشركة، وإسناد هذه الأنشطة إلى الموظفين المناسبين، وتفويض السلطة اللازمة لهم لتنفيذ هذه الأنشطة بطريقة منسقة ومتماسكة.

ويترتب على ذلك أن وظيفة التنظيم تتضمن الآتي:

1. تحديد المهام التي يجب القيام بها وتجميعها عند الضرورة.
2. إسناد هذه المهام للموظفين مع تحديد سلطتهم ومسؤوليتهم.
3. تفويض السلطة لهؤلاء الموظفين.
4. إقامة علاقة متوازنة بين السلطة والمسؤولية.
5. تنسيق الأنشطة لضمان الفعالية.

3. التوظيف

التوظيف يعني تعيين موظفين جدد والحفاظ على قوة عمل مناسبة للمؤسسة على المستويين الإداري وغير الإداري. هذه العملية تشمل توظيف، وتدريب، وتطوير، وتعويض، وتقييم الموظفين، بالإضافة إلى الحفاظ على هذه القوة العاملة بواسطة الحوافز والدوافع المناسبة.

بما أن العنصر البشري يُعتبر الأكثر أهمية في عملية الإدارة، فمن الضروري تعيين الموظفين الأكفاء.

“تتضمن الوظيفة الإدارية للموظفين إدارة الهيكل التنظيمي من خلال الاختيار الدقيق والفعّال، وتقييم وتطوير الموظفين لشغل الأدوار المُصممة ضمن الهيكل”.

تكتسب هذه الوظيفة أهمية بالغة نظرًا لتباين الأفراد في ذكائهم، معرفتهم، مهاراتهم، خبراتهم، حالتهم البدنية، أعمارهم، ومواقفهم، مما يُعقد العملية.

لذا، يجب أن تدرك الإدارة، بالإضافة إلى الكفاءة الفنية والتشغيلية، البنية الاجتماعية والنفسية للقوة العاملة.

وفقًا لكوتز وأودونيل، “تتضمن الوظيفة الإدارية للموظفين إدارة الهيكل التنظيمي من خلال الاختيار الدقيق والفعّال، وتقييم وتطوير الموظفين لشغل الأدوار المُصممة ضمن الهيكل”.

هذه الوظيفة أكثر أهمية لأن الناس يختلفون في ذكائهم ومعرفتهم ومهاراتهم وخبراتهم وحالتهم البدنية وأعمارهم ومواقفهم، وهذا يعقد الوظيفة. ومن ثم، يجب أن تفهم الإدارة، بالإضافة إلى الكفاءة الفنية والتشغيلية، البنية الاجتماعية والنفسية للقوة العاملة.

4. التوجيه الإداري

تتضمن وظيفة الإدارة مهمة التوجيه والقيادة، لضمان التواصل الداخلي والإشراف بطريقة تضمن أداء الموظفين لأنشطتهم بأعلى كفاءة ممكنة، بهدف تحقيق الأهداف المرجوة.

تشتمل القيادة على إصدار التعليمات وتوجيه المرؤوسين حول الإجراءات والأساليب المتبعة.

يجب أن يكون التواصل مفتوحاً في كلا الاتجاهين، بحيث يسهل نقل المعلومات إلى المرؤوسين واستقبال التعليقات الواردة منهم.

التحفيز ضروري جداً لأن الأشخاص ذوي الدوافع العالية يظهرون أداءً متميزاً ويحتاجون إلى توجيه أقل من قبل الرؤساء.

الإشراف على المرؤوسين يؤدي إلى إنتاج تقارير دورية مستمرة ويوفر الطمأنينة للرؤساء بأن التوجيهات تُنفذ بشكل صحيح

5. الرقابة الإدارية

تشتمل وظيفة الرقابة على تلك الأنشطة التي يُقام بها للتأكد من أن الأحداث لا تنحرف عن الخطط الموضوعة مسبقًا. تتألف هذه الأنشطة من وضع معايير لأداء العمل، وقياس الأداء الفعلي، ومقارنته بالمعايير المحددة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لمعالجة أية انحرافات.

“الرقابة والتحكم تتضمن قياس وتصحيح أنشطة أداء المرؤوسين للتأكد من تحقيق أهداف وخطط المؤسسة المطلوبة”.

تتضمن وظيفة الرقابة الإدارية العناصر التالية:

أ. إنشاء المعايير القياسية للأداء.
ب. قياس الأداء الفعلي.
ج. مقارنة الأداء الفعلي بالمعيار المحدد مسبقًا وتحديد الانحرافات.
د. اتخاذ الإجراءات التصحيحية لمعالجة هذه الانحرافات.

كل هذه الوظائف الخمس للإدارة مترابطة بشكل وثيق. ومع ذلك، يصعب تمييز هذه الوظائف بوضوح في العمل اليومي.

لذا، من الضروري التركيز على كل وظيفة بشكل منفصل ومعالجتها بعناية

تطبيقات وظائف الإدارة الخمس في العصر الرقمي