إذا كنت تواجه صعوبة في إدارة وقتك بشكل صحيح، فإن أحد أفضل الأماكن للبدء هو إنشاء جدول زمني. في هذا المنشور، سأشرح، خطوة بخطوة، كيفية إنشاء جدول بسيط يساعدك على اتخاذ الخطوات الأولى نحو إدارة أفضل للوقت.
لماذا إنشاء جدول؟
أعلم أن فكرة عيش الحياة وفقًا لجدول زمني مقيدة بعض الشيء، لأنهم يعتقدون أنها مقيدة ومملة وتتطلب الانضباط. من يريد أن يعيش هكذا؟
يريدون أن يكونوا عفويين وأحرارًا ويفعلون ما يريدون فعله! وربما يريدون أن يتم تحميلهم ويريدون قضاء وقت ممتع. وهم يريدون إقامة حفلة. (إذا حصلت على هذا المرجع، فقم بالتعليق أدناه!)
أفهم.
لكن الحقيقة هي، إذا كنت تريد أن تتناسب أكثر مع حياتك وتستفيد منها بشكل أكبر، فأنت بحاجة إلى التخطيط وتحتاج إلى جدولة أنشطتك اليومية.
وهذا ينطبق سواء كنت حاليًا طالبًا في مدرسة ثانوية أو طالب جامعي، تعمل بدوام كامل أو والدك في المنزل. وقد يتم تطبيقه حتى إذا كنت متقاعدًا.
إذا لم تتحكم وتنظم المكان الذي يتجه انتباهك إليه كل يوم، فسيتم تحديد ذلك من أجلك، إما من خلال الإلهاء المستمر أو لأنك في نهاية المطاف تتفاعل دائمًا مع احتياجات ورغبات ومطالب الآخرين.
لقد وجدت أن جدولة وقتي كل يوم هي الطريقة الفعالة الوحيدة لتنظيم مهامي اليومية لتتلاءم مع كل ما أحتاج إلى القيام به وأريد القيام به. بعيدًا عن كونه مقيّدًا، تمنحني الجدولة في الواقع فرصة الحصول على بعض السيطرة على المكان الذي أعطي فيه انتباهي. (لا يمكنك أبدًا التحكم الكامل بسبب عوامل خارجية.)
نعم، يتطلب الأمر بعض الانضباط، لكن هذا الانضباط يخلق في النهاية مزيدًا من الحرية.
بالطبع، لا تسير الأيام دائمًا كما هو مخطط لها بالضبط، ولأنك تضع جدولًا لا يعني أنك لن تخرج عن المسار الصحيح أبدًا – بل ستفعل ذلك. ولكن من واقع خبرتي، فإن وجود جدول زمني في مكانه يوفر إطارًا يساعدني في إعادتي إلى المسار الصحيح عندما يسير كل شيء على شكل كمثرى.
إذن، ما هي الطريقة الأفضل والأسهل لإنشاء جدول زمني؟
دعونا نلقي نظرة. . .
كيفية عمل جدول لتنظيم الوقت الخاص بك
هناك بالفعل بعض الطرق التي يمكنك من خلالها جدولة وقتك وسأغطيها في منشورات أخرى، ولكن في البداية، أريد أن أوضح لك الخطوات التي أستخدمها لإنشاء جدول زمني أساسي للأسبوع.
بمجرد أن تتمكن من الحصول على هذا العمل، يمكنك البدء في استكشاف طرق أخرى لتحسينه.
هناك جزآن أساسيان لإدارة الوقت. الأول يتعلق بالجدولة وكيفية تخصيص الوقت للأنشطة المختلفة على مدار اليوم.
الجزء الثاني يدور حول كيفية إدارتنا للوقت داخل كل كتلة خصصناها، على سبيل المثال، باستخدام تقنية بومودورو ، وحظر الوقت ، وما إلى ذلك. ولكن في هذا المنشور، سنركز على جزء الجدولة الواسع.
1. اختر وسيط
أولاً، ستحتاج إلى أداة جدولة (تقويم، أساسًا!)
تناظرية أم رقمية؟
لا يهم حقًا، ولكن ابحث عن نموذج تشعر بالراحة تجاهه. لقد بدأت مؤخرًا في استخدام Plan، ولكن هناك العشرات من الخيارات المتاحة للاختيار من بينها.
2. حجب المهام الإلزامية والمتكررة
الخطوة الأولى هنا هي حجب الوقت لجميع الأشياء الإلزامية.
لديك 168 ساعة في الأسبوع، ولكن سيتم تخصيص جزء كبير من ذلك الوقت للعمل والنوم.
إذا كنت موظفًا تعمل بدوام كامل، فمن المحتمل أن تكون ساعات عملك محددة لك، لذلك لغرض الجدول، يمكننا القول أن 09.00 – 17.00 هو وقت العمل.
الجدولة هي أكثر بكثير من مجرد الحصول على المهام التي تحتاج لإكمالها في التقويم.
بالنسبة لمعظمنا، ستكون هناك أجزاء كبيرة (وصغيرة) من اليوم سيتم تحديدها لنا. على سبيل المثال، وظيفة تتطلب أن تكون هناك من 09.00 إلى 17.00 مع ساعة غداء محددة. تسليم / اصطحاب الأطفال من المدرسة و / أو أنشطة ما بعد المدرسة.
وبالنسبة للعمل، سنحتاج على الأرجح إلى جدول زمني ضمن الجدول الزمني الواسع من 09.00 إلى 17.00.
عادة ما تكون هذه الأجزاء غير مرنة ويتم إملاءها علينا إلى حد كبير.
قد يبدو القيام بذلك بسيطًا للغاية، لكن وضع كل شيء يوفر أداة مرئية مفيدة لمساعدتك في عملية التخطيط الخاصة بك.
في هذا المثال، أنا أستخدم أيام الأسبوع فقط.
تعتبر أوقات الوجبات ثابتة، ولكن بالطبع، في الواقع، هناك بعض المرونة هنا.
على سبيل المثال، يستخدم العديد من الأشخاص ساعة الغداء لجلسة رياضية سريعة ثم يتناولون وجبة غداء سريعة بعد ذلك أو على مكاتبهم خلال فترة ما بعد الظهر. وقد يتم تناول العشاء في وقت مبكر أو لاحقًا اعتمادًا على ما خططت له، كما هو الحال مع المثال التالي.
3. أضف الأنشطة التي يجب القيام بها، ولكنها مرنة
بمجرد تغطية العناصر الإلزامية، حان الوقت لإضافة الأشياء الأخرى التي يجب إنجازها.
وهذا يشمل أشياء مثل التمارين، والأعمال المنزلية، والتسوق من البقالة والمهمات الأخرى. جدولة نفس الوقت من كل أسبوع لهذه هي استراتيجية جيدة لأنها تخلق روتينًا وتضمن حظر الوقت، مما يجعل من غير المرجح أن تتداخل الأشياء الأخرى مع تلك الفترة الزمنية.
في هذا المثال، يمكنك أن ترى أنه تم التخطيط للتمارين الرياضية والتسوق من البقالة لهذا الأسبوع بالذات.
4. أضف أنشطة مثل التنشئة الاجتماعية والهوايات / الاهتمامات
عندما يفكر الناس في إدارة الوقت، فإنهم غالبًا ما يفكرون فيها فقط في سياق العمل ويحاولون إنجاز أكبر قدر ممكن في أقصر وقت ممكن.
في حين أن جزءًا منه يتعلق بإنجاز المزيد من وقتك، إلا أنه يتعلق أكثر بتخصيص وقتك بشكل مناسب لخلق حياة متوازنة ومنتجة. لذا، ليس فقط في العمل.
هذا يعني أنه من المهم تخصيص وقت للأنشطة خارج العمل، لذلك يجب عليك دائمًا جدولة هذه الأشياء أيضًا – وإلا ستجد هذا العمل وستنتهي مطالب الآخرين باحتلال هذا الوقت.
كما سترى من المثال، لا يزال هناك الكثير من الوقت في عداد المفقودين. هذه هي النقطة التي يمكنك من خلالها البدء في التفكير في الأهداف التي لديك، وما عليك القيام به للوصول إلى هناك، وحيث يمكنك تخصيص الوقت للعمل على تحقيقها.
من الناحية الفنية، في المثال أعلاه، لدي يوم الثلاثاء من الساعة 6 صباحًا حتى الساعة 7 صباحًا ووقت الفراغ في معظم الأمسيات التي يمكنني استخدامها إذا لم أقرر حظرها كوقت عائلي.
5. رمز اللون أهم الأشياء
لست بحاجة إلى القيام بذلك، لكنني أجد أنه من المفيد أن ترى كيف يبدو أسبوعك في لمحة. يمكنك استخدام ألوان مختلفة للعمل، والتواصل الاجتماعي، والعاجلة، وما إلى ذلك، بطريقة تجدها مفيدة.
أستخدم حظر الوقت ، لذا استخدم ألوانًا مختلفة للعمل والتدوين والوقت الشخصي / العائلي.
كيفية التعامل مع الانقطاعات
بالطبع، غالبًا ما يتعطل جدولك الزمني بسبب أحداث غير متوقعة والمواعيد الضرورية والمهام المرتجلة الأخرى، خاصة عندما تكون في بيئة مكتبية.
هذا موضوع كامل في حد ذاته وسأغطي تقنيات للتعامل معه في منشورات أخرى. لكن، في الوقت الحالي، أود أن أقول إن وجود جدول في الواقع هو مساعدة كبيرة عندما يتعلق الأمر بالتغلب على الانقطاعات، كما ذكر أعلاه.
أفضل استراتيجية للتعامل مع الانقطاعات هي التعامل معها بشكل استباقي. على سبيل المثال، تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في أوقات مجدولة، ولكن تأكد من إيقاف تشغيلها في أوقات أخرى، حتى لا تتلقى إشعارات وتتشتت انتباهك عن مهمتك الحالية.
