للوهلة الأولى (أو على مدار الساعة في وقت متأخر)، قد لا يبدو تغيب الموظف وتأخره وكأنه مشكلة كبيرة.
بعد كل شيء، تحدث حالات الطوارئ. يتم إعادة ترتيب المناوبات، ويمكن أن يكون من الجيد مشاهدة فريقك يجتمع ويغطي زميل عمل مريض.
ولكن ماذا لو أصبحت مرة كل فترة على الأقل مرة واحدة في الشهر، أو حتى مرة واحدة في الأسبوع؟ ماذا لو توقف التغيب عن العمل بين الحين والآخر، وأصبح بدلاً من ذلك نمطًا للسلوك؟
حينها فأنت تحتاج إلى معرفة كيفية التعامل مع الموظف كثير الغياب ومعالجة غياب الموظفين، خصوصا وأن فن تعامل المدير مع الموظفين يعتبر من أهم المهارات الإدارية في هذا العصر.
من هو الموظف كثير الغياب؟
تغيب الموظف هو النقص المتكرر في الحضور في العمل دون سبب وجيه. لا يشمل التغيب حالات عدم الاتصال العرضية أو عدم الحضور أو الحالات التي لا يمكن السيطرة عليها، مثل المرض أو مشكلة السيارة.
وفقًا لاستطلاع CareerBuilder السنوي، فإن تغيب الموظفين آخذ في الارتفاع حاليًا، حيث اعترف 40 بالمائة من العمال في عام 2017 بأنهم استدعوا المرض في الأشهر الـ 12 الماضية عندما لم يكونوا كذلك، بزيادة من 35 بالمائة في عام 2016.
الأعذار المبلغ عنها للاتصال تراوحت بين الادعاءات بأن دبًا كان في ساحة أحد الموظفين وكانوا خائفين جدًا من الخروج، إلى كلب يبتلع مفاتيح سيارتهم.
وفي عام 2015 وحده، كلفت خسائر الإنتاجية المرتبطة بالتغيب أرباب العمل الأمريكيين 225.8 مليار دولار سنويًا، أو 1،685 دولارًا لكل موظف.
اقرأ أيضا: التعامل مع الموظف المغرور في العمل
أسباب تغيب الموظف وتأثيرها على بيئة العمل
تغيب الموظف يمكن أن يكون له أسباب متعددة، ويؤثر بشكل كبير على بيئة العمل. لفهم أبعاد هذه القضية، من الضروري تحليل الأسباب التي قد تؤدي إلى الغياب المتكرر.
1. أسباب شخصية
بعض الموظفين قد يغيبون بسبب ظروف شخصية مثل المشاكل العائلية، أو المشكلات الصحية، أو حتى ضغوطات الحياة اليومية التي تؤثر على قدرتهم على الالتزام بالعمل. هذه الأسباب تحتاج إلى التعاطف والاهتمام من جانب الإدارة.
2. بيئة العمل
يمكن أن تسهم بيئة العمل غير الملائمة في تغيب الموظف. إذا كان الموظف يشعر بعدم الراحة بسبب ضغط العمل، أو عدم توفر الدعم الكافي من الزملاء، فإن ذلك قد يدفعه إلى الابتعاد عن العمل. من الأهمية الوعي بالثقافة التنظيمية والجو النفسي المحيط بالموظفين.
3. التوازن بين العمل والحياة
عدم التوازن بين العمل والحياة الشخصية يمكن أن يكون سببًا رئيسيًا في الغياب. كثير من الموظفين يشعرون بالإرهاق بسبب الضغوط المتزايدة في العمل، مما يستدعي أخذ فترات راحة. دعم الموظفين في تحقيق التوازن من خلال تقديم خيارات عمل مرنة يمكن أن يقلل من هذه المشكلة.
4. التحفيز والإدارة
تأثير أسلوب الإدارة على معدل غياب الموظفين لا يمكن تجاهله. الإدارة غير الفعالة أو عدم تقديم تحفيز كافٍ قد يؤديان إلى شعور الموظف بالإحباط والابتعاد عن العمل. من المهم أن تتبنى إدارة فعالة تقديم الدعم والتواصل المستمر مع الموظفين.
5. التأثير على بيئة العمل
تأثير تغيب الموظف يمتد إلى أكثر من مجرد نقص في عدد الأفراد المتواجدين في المكتب. يمكن أن يؤثر الغياب على الروح المعنوية للفريق ويؤدي إلى تقليل الإنتاجية. كما يمكن أن تنشأ مشاعر الإحباط بين الموظفين الحاضرين عندما يضطرون إلى تحمل عبء العمل الزائد لمواجهة غياب زملائهم.
في النهاية، من الضروري النظر في الأسباب وراء تغيب الموظفين، حيث يمكن أن تساعد فهم هذه العوامل في تحسين الإجراءات والسياسات المتبعة في أماكن العمل، مما يؤدي إلى تعزيز الحضور ويخلق بيئة عمل أكثر إيجابية.
كيفية التعامل مع الموظف كثير الغياب
قد يكون من الصعب معالجة تغيب الموظف بمجرد أن يصبح عادة أو سلوكًا مقبولًا من قبل فريقك. بعد كل شيء، لا يمكنك إجبار الموظفين على الحضور للعمل في الوقت المحدد، ولكن يمكنك التأثير على سلوكهم من خلال تنفيذ استراتيجيات فعالة.
ولكن بدلاً من مشاهدة تكاليف الغياب غير المتوقع تتراكم، جرب هذه النصائح من اجل حل مشكلة غياب الموظفين، وهي أيضًا تعبر عن طريقة تعامل المديرين المثلى في عصرنا الحديث.
1. إنشاء سياسة حضور الموظف
الخطوة الأولى في تعلم كيفية التعامل مع تغيب الموظف؟ هي القيام بإنشاء سياسة حضور الموظف الرسمية. يجب أن يكون الحضور في مكان العمل واضحًا – احضر في الوقت المحدد، كما هو مقرر.
لكن في الواقع، يمكن أن يصبح اكتشاف كيفية تتبع تغيب الموظف وتوثيقه وإصلاحه أمرًا معقدًا، ويأتي مع الكثير من السيناريوهات – إذا كان الأمر كذلك، فماذا إذن. استخدام أدوات مثل نظام إدارة الموارد البشرية يمكن أن يساعدك في تتبع الحضور والمساعدة في تحليل بيانات التغيب.
ماذا لو جاء الموظف متأخرًا 45 دقيقة، لكنه استمر في الحضور؟ ماذا لو كان لديهم طفل مريض أو حالة طوارئ أخرى؟ ماذا لو لم يحضروا للعمل على الإطلاق؟ من المهم أن تكون لديك خيارات مرنة تصلح لمثل هذه الحالات.
لا يهم إذا لم يكن لشركتك إدارة موارد بشرية رسمية أو إذا كان لديك خمسة أو خمسون موظفًا. توضح سياسة الحضور الرسمية التوقعات الخاصة بسلوك العمل والإجراءات التأديبية لجميع أعضاء الفريق. لذا خصص بعض الوقت الآن لوضع سياسة عادلة لك ولموظفيك، والتي يمكن أن تعزز من ثقافة التواجد الفعلي داخل المكتب.
لا داعي لأن تكون معقدة. بدلاً من ذلك، ركز على إنشاء سياسة تستبعد الذاتية وتحدد ما يعنيه كل نوع من الغياب بلغة واضحة وواضحة، مما يجعل الموظفين يشعرون بالأمان في التعبير عن أسباب غيابهم.
بمجرد الانتهاء، لا تلتزم بسياسة الحضور الجديدة تمامًا في ملف على الرف أو تخفيها في النسخة المطبوعة من كتيب الموظف. بل، تأكد من أن كل موظف، بما في ذلك الموظفين الجدد، لديه فرصة لرؤيته وإطلاعه على التغييرات.
أكد على أهمية الحضور كمسؤولية مشتركة وأنه من المتوقع أن يوقف الجميع نهاية الصفقة. يمكنك مناقشة هذه السياسة خلال الجلسات الفردية مع الموظفين وطلب منهم التوقيع على تنازل يؤكد أنهم قد قرأوا السياسة وأنهم يوافقون على العمل بموجب متطلبات الحضور الجديدة. من الجيد أن تؤكد سجلاتك ذلك كتابيًا في حالة ظهور أية مشكلات تأديبية لاحقًا. ويتحدث عن المسائل التأديبية…
اقرأ أيضا: كيفية التعامل مع الموظف الكسول في العمل
2. تحدث مع موظفك في جلسة فردية
إذا كان لديك موظف يأخذ ما تعتبره عددًا كبيرًا من الأيام المرضية، فيجب عليك تحديد موعد للعودة إلى مقابلة العمل. يمكن أن يكون هذا الموعد فرصة جيدة لمناقشة التوقعات بوضوح والتهنئة على الجهود المبذولة.
يجب إجراء مقابلة العودة إلى العمل في أقرب وقت ممكن عند عودة الموظف الخاص بك، وكذلك إبلاغ السياسة التي يجب عليك أيضًا توثيق الاجتماع. استخدام نماذج مخصصة لتوثيق الحوار يمكن أن يكون مفيدًا.
الغرض الآخر من مقابلة العودة إلى العمل، والذي يجب أن تستفيد منه أيضًا، هو إتاحة الفرصة لاكتساب نظرة ثاقبة عن سبب استغراق موظفك لوقت طويل. غالبًا ما يعاني الموظفون من مشكلة جسدية أو عقلية مزمنة، والتي يمكن أن تلقي الضوء على سلوكهم، لذا من المفيد أخذ الوقت الكافي للتواصل معهم.
اقرأ أيضا: التعامل مع الموظف السلبي في العمل
3. تقديم مكافآت حضور مثالية
بدلاً من نهج العصا لإدارة إجازات الموظفين؛ لماذا لا تنظر في نهج الجزرة؟ يتمتع الموظفون بشعبية في العديد من المؤسسات الكبيرة، وغالبًا ما يتم منح الموظفين مكافآت حضور مثالية كحافز لتقليل أيام الإجازات المرضية.
يمكن لمكافأة الحضور المثالية أن تكون حافزًا حقيقيًا لشخص يبلغ متوسطه يومًا أو يومين مرضيًا في السنة. هذا يمكن أن يشمل مكافآت معينة مثل الإجازات الإضافية أو قسائم الهدايا، مما يعزز من روح الفريق.
ويمكن أن يكون لهذا النهج تأثير حقيقي على تغيير ثقافة الشركة حول الإجازة المرضية، مما يساهم في بتعزيز العلاقات الداخلية والتعاون بين الأفراد.
اقرأ ايضا: كيف اتعامل مع الموظف المتمرد داخل العمل
4. كن رحيمًا مع الموظفين المتأخرين أو الغائبين
التعاطف لا يعني تبرير السلوك – بل يعني أنك ستسعى إلى فهمه ووضع خطة تأخذ السبب في الاعتبار. ربما تكون الموظفة أم عزباء مع أطفال متعددين يذهبون إلى أماكن متعددة، وكل هذا يتوقف على سلسلة منسقة بعناية من الأحداث التي تقع في تناغم تام.
يعرف أي شخص لديه أطفال أن مجرد المغادرة مبكرًا ليس احتمالًا عند التعامل مع المدارس. أو ربما ينتقلون من حافلة إلى أخرى للذهاب إلى العمل. ينبغي أيضاً النظر في توفير مرونة في ساعات العمل كوسيلة لدعم هؤلاء الموظفين.
ربما يكون لديهم طفل أو فرد آخر من أفراد الأسرة مصاب بمرض مزمن ولهذا السبب كثيرًا ما يتغيبون عن العمل. لنكن صادقين – قد يكونون غير مسؤولين فقط، ولكن قبل أن تكتشف كيفية التعامل مع المشكلة، تأكد من فهمك لها. إن مجرد إخبار شخص ما بالتواجد في الوقت المحدد ليس هو الحل إذا كانت هناك أسباب أساسية وراء تأخره دائمًا.
اقرأ ايضا: كيف اتعامل مع الموظف السيء
5. تقديم بيئة عمل بديلة
تذكر كيف ستعثر على سبب المشكلة قبل البدء في وضع التقارير في ملفهم و “التحدث معهم”؟ إذا كان هناك سبب لتأخرهم أو إذا كانوا يغادرون بشكل منتظم، وكانوا موظفين مهمين، فربما حان الوقت للنظر في بيئة عمل بديلة.
ربما يمكنهم العمل في المنزل إذا كان عليهم رعاية طفل مريض. هناك الكثير من الطرق للإبداع الآن حيث تتيح الإنترنت للعديد من الموظفين العمل من أي مكان، مما يوفر بيئة مرنة تعزز من إنتاجيتهم. تشمل الحلول الممكنة أيضًا توفير مساحات عمل مرنة ومتنوعة تناسب احتياجاتهم.
لا يوجد حل بين عشية وضحاها عندما يتعلق الأمر بكيفية إصلاح تغيب الموظف. من المحتمل أن تستمر في إجراء مكالمات ميدانية بشأن مفاجأة “التسمم الغذائي” أو إنفلونزا الجمعة الملائمة دائمًا.
ولكن من خلال تنفيذ سياسة حضور عادلة للموظفين، وتوثيق أنماط الحضور وتتبعها، ومعالجة حالات الغياب عند حدوثها، ووضع خطة عمل للتغيب المفرط، وتذكر استدعاء الحضور الجيد بقدر ما ستصبح حالات الغياب السيئة وغير المجدولة استثناءً، ليس القاعدة.
قد لا تكون قادرًا على حل كل سيناريو للحضور (أو الدببة في الفناء الخلفي)، لكنك ستتمكن من وضع توقعات جديدة لفريقك ولديك إستراتيجية مطبقة لتغيب الموظفين عن العمل جنبًا إلى جنب مع تعزيز ثقافة مرنة واحتوائية داخل المؤسسة.
