يجب على جميع الشركات تحقيق الربح لتتمكن من الوفاء بالتزاماتها المالية والاستمرار في العمل. الحاجة إلى الربحية واضحة، ولكن كيفية الوصول إليها هو الجزء الصعب.
إحدى الطرق لتحقيق ذلك هي تقديم قيمة أكبر لعملائك مع تقليل الهدر في العمل. هذا ما يعرف عادةً بإدارة المشاريع اللينة.
ما هي إدارة المشاريع اللينة؟
تركز إدارة المشاريع اللينة على تقديم مشاريع تصنيعية ذات قيمة أكبر ونفايات أقل. يتم ذلك من خلال القضاء المنهجي على الهدر في تدفق القيمة لعملية التصنيع اللينة.
لكي تنجح، تعتمد إدارة المشاريع اللينة على التحسين المستمر. هذا يعني أن كل عملية في تيار القيمة الكلي للأعمال يتم تحسينها من خلال تطبيق مبدأ زيادة القيمة وتقليل الهدر.
تم تطوير التصنيع اللين بواسطة شركة تويوتا، ولهذا السبب تستخدم المصطلحات اليابانية للإشارة إلى أنواع الهدر: النفايات في النظام (مودا)، والنفايات الناتجة عن الحمل الزائد (موري)، والنفايات الناتجة عن عدم توازن أعباء العمل (مورا).
تتضمن منهجية التصنيع اللين خمسة مبادئ بسيطة وهي: القيمة، وتدفق القيمة، ونظام السحب، والتدفق المستمر، والكمال. سنتعرف على هذه المبادئ فيما يلي.
ما هي فوائد إدارة المشاريع اللينة؟
عندما تم تقديم نظام إنتاج تويوتا (TPS) لأول مرة، ساعد الشركة في تحسين القيمة المقدمة لعملائها. والنتائج كانت واضحة؛ حيث أصبحت شركة تصنيع السيارات الصغيرة في ذلك الوقت واحدة من أكبر شركات صناعة السيارات في العالم. وعلى الرغم من أن مصطلح التصنيع اللين لم يظهر حتى التسعينيات، إلا أن فوائد إدارة المشاريع اللينة كانت واضحة. من بين هذه الفوائد:
- رؤية أكبر في عملية التصنيع
- المزيد من التحكم واتخاذ قرارات أفضل وتمكين الفرق
- تعزيز الإنتاجية والروح المعنوية
- توفير طرق بديلة لإخراج المنتجات النهائية
- تسريع المشاريع بسبب الاستجابة لمشكلات أقل
- تعزيز الأرباح من خلال إضافة قيمة أكبر وتقليل الهدر
- زيادة رضا العملاء
مع تحقيق الشركات لهذه الفوائد، يصبح لديها المزيد من الأموال للاستثمار في العمالة والأدوات والمعدات. هذا يخلق تأثيرًا مضاعفًا يزيد من القيمة ويقلل من الهدر في نظام الإنتاج، مما يحقق فائدة مزدوجة بأفضل معنى تجاري.
لجني هذه الفوائد، تحتاج إلى برنامج لإدارة المشاريع يوفر رؤية واتصال فعال. ProjectManager هو برنامج يعتمد على السحابة يتيح مشاركة البيانات عبر طرق عرض متعددة للمشروع. على سبيل المثال، يمكن لعرض القائمة وضع علامات على المهام وإضافة الأولوية وعرض حالة المهام الحالية. جرب ProjectManager اليوم مجانًا.
تعريف المشروع الخالي من الهدر
بدأت إدارة المشاريع الخالية من الهدر في قطاع التصنيع، لكن مبادئها انتشرت إلى العديد من الصناعات الأخرى منذ ذلك الحين. المشروع الخالي من الهدر هو ببساطة مشروع يركز على التحسين المستمر.
وهذا يجعله جزءًا من بيئة إدارة المشاريع المرنة، حيث يكون مرنًا ومستعدًا للتغيير عند الحاجة. الهدف الأساسي هو تقديم قيمة للعملاء وأصحاب المصلحة، سواء كان ذلك من خلال تصنيع سيارة أو تطوير تطبيق.
أحد العناصر التي تميز المشروع الخالي من الهدر عن المشاريع التقليدية هو تطبيق المبادئ الخمسة للإدارة الرشيقة. الخطوة الأولى هي تحديد هذه المبادئ ومن ثم تطبيقها على مشروعك.
المبادئ الخمسة للين
دعنا نستعرض المبادئ الخمسة الأساسية لإدارة المشاريع الخالية من الهدر، التي تم توثيقها في عام 1997 من قبل Lean Enterprises Institute (LEI).
- القيمة: يتم تعريف القيمة من قبل العميل أو صاحب المصلحة. يمكن أن تكون القيمة متعلقة بالجودة أو الوقت أو التكلفة. يجب عليك تحديد المتطلبات والتوقعات التي تحتاج إلى تلبيتها.
- تدفق القيمة: بعد تحديد القيمة، عليك رسم خريطة لجميع الخطوات والعمليات في دورة التصنيع. يُعرف تسلسل الخطوات هذا بتدفق القيمة. قم بتحديد كل إجراء ضروري في المشروع، بما في ذلك التصميم والمشتريات والإنتاج والموارد البشرية وغيرها. يساعد رسم خريطة تدفق القيمة على صفحة واحدة في توضيح كيفية تدفق الموارد.
- التدفق المستمر: ينبغي أن يكون هناك تدفق سلس دون أي نقاط اختناق أو توقف في الإنتاج. وفقًا لمعهد LEI، “اجعل خطوات تدفق القيمة تحدث في تسلسل محكم بحيث يكون للمنتج أو الخدمة تدفق مستمر نحو العميل”. قد يتطلب ذلك فرقًا متعددة الوظائف ولكنه يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.
- نظام السحب: هذا يعني أن العميل أو صاحب المصلحة “يسحب” المنتج أو الخدمة من المشروع عند الحاجة. التحسينات في الخطوات السابقة تؤدي إلى وصول أسرع للسوق. ميزة نظام السحب هي تقليل الحاجة للتخزين، مما يوفر التكاليف ويمكن نقل الفوائد إلى العملاء.
- الكمال: الخطوة الأخيرة هي نشر فلسفة التحسين المستمر في جميع جوانب عملك. كل فرد في الشركة يجب أن يسعى لتحسين نفسه والعمليات التي يشارك فيها. الوصول إلى الكمال يتطلب محاولات متعددة لتحقيق القيمة المثلى وتقليل الهدر بفعالية.
إدارة البرنامج الخالي من الهدر
لا تحدث المشاريع بشكل فردي عادةً، بل يكون مديرو المشاريع مسؤولين عن الإشراف على مجموعة من المشاريع. مجموعة المشاريع تُعرف بالحافظة، بينما البرنامج هو مجموعة من المشاريع ذات الصلة. يمكن لهذه المشاريع الاستفادة أيضًا من النهج الخالي من الهدر.
يمكنك تطبيق مبادئ العجاف الخمسة عند إدارة البرنامج. من خلال النظر إلى جميع مشاريعك من منظور إدارة البرنامج الخالي من الهدر، يمكنك تحديد المناطق التي يوجد فيها هدر بين المشاريع. بعد ذلك، يمكنك تحديد القيمة ومشاركة الموارد لتحسين تدفق المشاريع معًا بشكل أفضل.
على الرغم من أن هذا النهج ليس معروفًا باسم إدارة المشاريع الخالية من الهدر، إلا أنه يمثل تطبيقًا لمبدأ الكمال. إذا كانت المبادئ الخالية من الهدر تفيد مشروعًا ما، فإنها ستفيد البرنامج أيضًا. التحسين المستمر يعني توسيع نطاق نهجك الخالي من الهدر وجعله يوجه جميع جوانب عملك.
أهمية التحسين المستمر في إدارة المشاريع اللينة
التحسين المستمر هو مفهوم أساسي في إدارة المشاريع اللينة، وهو يعبر عن الجهد المستمر لتحسين العمليات وزيادة الكفاءة وتقليل الهدر. هذا المفهوم يتجاوز مجرد تحسين الأداء الحالي ليشمل ابتكار طرق جديدة للعمل وتحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة.
- تحسين الجودة: من خلال التحسين المستمر، يمكن للشركات تحسين جودة منتجاتها وخدماتها بشكل دوري. يتم تحليل العمليات بشكل دوري للعثور على أي جوانب يمكن تحسينها، مما يؤدي إلى منتجات نهائية ذات جودة أعلى.
- زيادة الكفاءة: التحسين المستمر يتيح للشركات زيادة كفاءتها عن طريق إزالة الخطوات غير الضرورية أو تحسين العمليات الحالية. هذا يعني إنجاز المزيد بموارد أقل، مما يقلل من التكاليف ويزيد من الإنتاجية.
- تقليل الهدر: واحدة من أهم فوائد التحسين المستمر هي القدرة على تقليل الهدر في جميع مراحل العملية. يتم تحليل كل مرحلة من مراحل الإنتاج لتحديد النقاط التي يمكن فيها تقليل الهدر، سواء كان ذلك في المواد الخام أو الوقت أو الجهد.
- تحفيز الابتكار: التحسين المستمر يشجع الفرق على البحث عن طرق جديدة ومبتكرة لتحسين العمليات. هذا النوع من الثقافة يعزز الإبداع ويؤدي إلى اكتشاف طرق جديدة لتحسين الأداء العام.
كيف يمكن للمرونة أن تعزز قيمة المشروع؟
المرونة في إدارة المشاريع اللينة تعني القدرة على التكيف مع التغييرات والاستجابة للاحتياجات المتغيرة للعملاء والسوق. هذه القدرة على التكيف هي ما يجعل المشاريع اللينة فعالة ومناسبة للبيئات الديناميكية.
- الاستجابة السريعة للتغييرات: المرونة تمكن الفرق من التكيف بسرعة مع التغييرات المفاجئة في المتطلبات أو السوق. بدلاً من التمسك بخطة ثابتة، يمكن للفرق إجراء تعديلات سريعة لضمان تلبية احتياجات العملاء.
- تحسين رضا العملاء: بفضل المرونة، يمكن للشركات الاستجابة بشكل أفضل لمتطلبات العملاء المتغيرة، مما يزيد من رضاهم ويعزز ولائهم. العملاء يرون أن الشركة تهتم بتلبية احتياجاتهم وتقديم الحلول التي تناسبهم.
- تقليل المخاطر: المشاريع المرنة تكون أكثر قدرة على التكيف مع التحديات غير المتوقعة، مما يقلل من المخاطر المرتبطة بالتغييرات الكبيرة. القدرة على تعديل الخطط والإجراءات بسرعة تساعد في تجنب المشكلات الكبيرة التي قد تؤثر على المشروع.
- تعزيز التعاون بين الفرق: المرونة تشجع على التعاون بين الفرق المختلفة في الشركة. عندما تكون الفرق مرنة وقادرة على العمل معًا بسلاسة، يكون من الأسهل تحقيق أهداف المشروع وزيادة الإنتاجية.
- تحسين الأداء العام: المرونة تعني أن الفرق قادرة على تحسين العمليات بشكل مستمر والاستجابة للتغذية الراجعة بشكل فعال. هذا يؤدي إلى تحسين الأداء العام للشركة وزيادة القيمة المقدمة للعملاء وأصحاب المصلحة.
في الختام، تعد إدارة المشاريع اللينة نهجًا مبتكرًا يركز على تقديم قيمة أكبر مع تقليل الهدر في جميع مراحل العملية. من خلال تطبيق المبادئ الخمسة للين، يمكن للشركات تحسين جودة منتجاتها، وزيادة كفاءتها، وتقليل التكاليف، وتعزيز رضا العملاء. التحسين المستمر والمرونة هما مفتاحا النجاح في هذا النهج، حيث يسهمان في تحقيق تحسينات مستدامة وتعزيز القدرة التنافسية.
إن تبني إدارة المشاريع اللينة يتطلب تغييرًا في الثقافة التنظيمية نحو التحسين المستمر والتكيف السريع مع التغييرات. ولكن الفوائد التي تجنيها الشركات من هذا النهج تجعل هذا الاستثمار ضروريًا. مع التركيز على تقديم قيمة حقيقية للعملاء وأصحاب المصلحة، يمكن للشركات تحقيق نمو مستدام ونجاح طويل الأمد في السوق.
في نهاية المطاف، يمثل الانتقال إلى إدارة المشاريع اللينة خطوة استراتيجية تمكن الشركات من البقاء في طليعة المنافسة من خلال الابتكار المستمر والاستجابة السريعة للتغيرات في بيئة الأعمال.
