علينا جميعًا أن ننقل معلومات مؤلمة أو حساسة في مرحلة ما من حياتنا المهنية. وعلى الرغم من أهمية قول الحقيقة، إلا أننا نحتاج إلى التفكير في كيفية قيامنا بذلك. تسمح لنا الدبلوماسية أن نكون صادقين، مع احترام مشاعر الشخص.
إذا كنت صريحًا جدًا عند التحدث، يمكنك أن تبدو عدوانيًا وقد يؤدي ذلك إلى إبعاد الناس عنك. لذلك نحتاج للدبلوماسية في اجتماعات العمل والمفاوضات، و في العديد من المواقف اليومية الأخرى. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها جعل لغتك مهذبة أكثر وغير مباشرة ودبلوماسية.
تحلى بالشجاعة
أولاً وقبل كل شيء تتطلب الدبلوماسية الشجاعة، تحلَّ بالشجاعة لتكون ما أنت عليه. وإلا فلن يتم الوثوق بك أبدًا. والثقة هي أساس كل شيء جيد في الحياة.
لن يحصل العالم على أفضل ما لديك إلا إذا حافظت على هويتك وشجاعتك. ولا تنس أن كل من حولك يريد أن ينجح من خلال كونه على ما هو عليه. الدبلوماسيون يفهمون ذلك ويلتقون بالناس أينما كانوا وكيفما كانوا ويتعاملون بحزم وشجاعة.
أحرص على تقديم حل وسط
أنظر إلى تقديمك حل وسط على أنها قوة وليست نقطة ضعف.
ما هو الحل الوسط؟ هل هو حل يربح فيه الجميع ويذهب الجميع سعداء؟ إن التسوية هي عندما يكون الجميع غير راضين بشكل هامشي عن الحل ولكنهم يوافقون على القرار من أجل الصالح العام. يتخلى كل شخص أو مجموعة عن القليل للوصول إلى حل مشترك.
التسوية صعبة. من أصعب الأشياء التي ستفعلها، إذا قمت بذلك بشكل جيد فأنت تتمتع بشخصية دبلوماسية.
إستمع وكن متفهمًا
إمتلاك الشجاعة لمعرفة من أنت لا يعني أنك تعرف كل شيء. وأفضل طريقة للتعامل مع ذلك بسيطة وهي الإستماع أكثر من التحدث. لا يوجد قائد اليوم لديه كل الإجابات. يتم جمع الإجابات من عدد لا يحصى من المدخلات من كل شخص تستمع إليه ومن كل تجربة لديك.
إذا أظهرت للآخرين أنك تستمع إليهم، وأنك تفهمهم، فسيكونون أكثر استعدادًا للإستماع إليك وقبول رأيك. لا تقل “أنا لا أوافق” فقط، بل أظهر لهم أنك تستمع إليهم وأنك تفهمهم قبل أن توضح رأيك.
يمكنك القيام بذلك باستخدام عبارات مثل:
- نعم ولكن
- أنا أفهم ما تعنيه، لكن
- أوافق إلى حد ما، ولكن
على سبيل المثال:
- أعتقد أننا يجب أن ننتظر حتى تأتي فرصة أفضل.
- نعم، لكننا قد لا نحظى بفرصة أخرى كهذه لفترة من الوقت.
- أعتقد أننا يجب أن نطلب خصمًا بنسبة 20 ٪ لأنه سيظهر لهم أننا جادون.
- أرى ما تقصده، لكنني أعتقد أن 20٪ قد تكون أكثر من اللازم. قد يؤجلهم.
تجنب الكلمات السلبية
بدلاً من ذلك استخدم الكلمات الإيجابية في صيغة سلبية حيث يتفاعل الناس مع الكلمات الإيجابية، حتى لو تم استخدامها مع موضوع سلبي.
لا تقل: أعتقد أن هذه فكرة سيئة.
قل: لا أعتقد أن هذه فكرة جيدة.
إستخدم الكلمات السحرية مثل آسف
يمكن استخدام هذه الكلمة بعدة طرق: المقاطعة والإعتذار وإظهار أنك لا تفهم والرفض. إنه ينزع التوتر ويسمح لك ببدء بيان بشكل أكثر راحة.
على سبيل المثال:
- آسف، لكن هل يمكنني أن أقول شيئًا هنا
- آسف، لكنني لا أوافق حقًا
- آسف، ولكن أعتقد أن هذا غير وارد
إستخدم كلمات صغيرة لتخفيف عباراتك
قسّم الجمل السلبية إلى أخرى إيجابية لتخفيف عباراتك.
لا تقل: أنا لا أحب ذلك
قل: لا يعجبني حقًا أنا خائف
لا تقل: هل يمكنني أن أقول شيئًا؟
قل: هل يمكنني أن أقول شيئًا هنا؟
لا تقل: لم أفهم ذلك
قل: آسف، لم أفهم ذلك تمامًا
تجنب عبارات “توجيه أصابع الإتهام” بكلمة “أنت”
هذا عدواني ومباشر للغاية. حاول تجنب قول “أنت” والتركيز على “أنا” أو “نحن”.
لا تقل: أنت لا تفهمني.
قل: ربما لا أوضح نفسي.
لا تقل: أنت لم تشرح هذه النقطة.
قل: لم أفهم هذه النقطة.
لا تقل: عليك أن تعطينا سعرًا أفضل.
أخلق البيئة المناسبة وفكر قبل أن تتحدث
كم مرة تكلمت بسرعة كبيرة ثم ندمت عليها؟ لذلك يجب عليك
أولا، ممارسة الإستماع النشط عندما يتحدث الآخرون. ثم استخدم التعاطف و الذكاء العاطفي للتواصل مع الناس ورؤية الأشياء من منظورهم. أخيرًا، إعمل على بناء الثقة، حتى يعرف الناس أن نواياك صادقة ورحيمة.
قم بتحديد الوقت المناسب
اكتشفت زميلتك للتو أنه سيتم تسريحها في نهاية العام، بينما أخبرك رئيسك للتو أنك ستتم ترقيتك. هل الآن هو أفضل وقت للتحدث عن الأخبار السارة الخاصة بك؟ بالطبع لا!
الدبلوماسية تعني قول الشيء الصحيح في الوقت المناسب. ضع في إعتبارك موقفك قبل أن تتحدث، وكن حذرًا. تأكد من أنك تظل واعيًا كيف تتحدث و لمن وأين أنت قبل أن تتحدث.
إختر كلماتك بعناية
يمكن أن يؤثر اختيارك للكلمات على كيفية إدراك الآخرين لرسالتك.
تجنب بدء الجمل بكلمة “أنت”. على سبيل المثال، فإن قول “عليك أن تعمل بشكل أفضل في المرة القادمة” سيجعل الشخص الآخر يشعر بأنه دفاعي. بدلاً من ذلك، فكر في استخدام لغة أكثر ليونة وغير مباشرة، مثل “في المرة القادمة، أعتقد أن عرضك التقديمي سيكون أقوى إذا قضيت وقتًا أطول في البحث.”
من المهم بشكل خاص استخدام عبارات مثل “أنا” أثناء الصراع، أو عندما تقدم نقدًا بناء. عندما تفعل هذا، فأنت تمتلك مشاعرك بدلاً من إلقاء اللوم. على سبيل المثال، قل، “أراه بشكل مختلف”، أو “اضطررت إلى مراجعة هذا القسم عدة مرات قبل أن أفهم رسالتك.”
أيضًا، عندما تكون في محادثة متوترة، كن موجزًا. من المغري الإستمرار في الحديث عندما تشعر بعدم الإرتياح، مما يزيد من فرصة قول الكثير أو قول شيء ستندم عليه. كن صادقًا وحازمًا، وقل فقط ما تريد أن تقوله.
قم بمشاهدة لغة جسدك
أخبرك رئيسك للتو أن أرقام مبيعاتك “جيدة”. لكنه عندما يتحدث، يتجنب نظرك ويثني ذراعيه على صدره. على الرغم من أن كلماته محايدة، إلا أن لغة جسده تجعلك تشكك في رسالتها.
عندما تكون لبقًا، لغة جسدك تطابق رسالتك، وتبدو منفتحًا عند التواصل، حتى لو كنت تقدم أخبارًا سيئة. على سبيل المثال، قم بالإتصال بالعين، ولا تعقد ذراعيك أو ساقيك ولا تنحني ومارس وضعية جيدة. لغة الجسد المنفتحة ونبرة الصوت اللطيفة تعبر عن صدقك واستعدادك للعمل معًا.
لا تتفاعل عاطفيا أبدا
من الصعب التواصل بدبلوماسية عندما تشعر بالغضب أو الإنزعاج. إمنح نفسك وقتًا لتهدأ قبل الرد.
تعلم كيف تتحكم في عواطفك في العمل. لتهدأ من الموقف المجهد، خذ قسطًا من الراحة واذهب في نزهة على الأقدام أو استخدم التنفس العميق تقنيات لاستعادة حيويتك.
من المهم أيضًا أن تفهم الأشخاص أو الكلمات أو المشكلات أو المواقف التي يمكن أن تجعلك تتواصل بدون لباقة. فكر في آخر مرة فقدت فيها أعصابك أو قلت شيئًا ندمت عليه لاحقًا. لماذا كان رد فعلك بهذه الطريقة؟ ما الذي جعلك تفقد السيطرة؟
عندما تفهم محفزاتك، ستكون قادرًا بشكل أفضل على التحكم في عواطفك أو الإبتعاد عنها في المستقبل.
