من أبرز المهارات الإدارية التي يمكن اكتسابها هي التفويض، ولكن الكثير من المديرين لا يجيدون هذا الأسلوب بفاعلية. التفويض الفعّال لا يسهم فقط في توفير الوقت، بل يساعد أيضًا في تطوير قدرات الموظفين، ويُمهّد الطريق لاختيار خلف مُناسب، ويحفز الفريق بأكمله. سواء كنت قائدًا لفريق في مشروع معين أو تشغل منصبًا إداريًا، تقع على عاتقك مسؤولية ضمان إتمام المهام على الوجه الأكمل. وبدون تفويض مدروس، ستجد فريقك يفتقر إلى الكفاءة والفاعلية.
فما هي أنواع التفويض؟ وما هي متطلباته؟ وكيف يمكن تفويض الأعمال بشكل صحيح؟ سنجيب على كل هذه التساؤلات في هذا المقال، مع توضيح خطوات التفويض الأمثل ومناقشة بعض العوائق التي قد تُعيق التفويض الفعّال.
تعريف التفويض
يُعرّف التفويض عادةً بأنه عملية نقل السلطة والمسؤولية بخصوص وظائف أو مهام أو قرارات محددة من شخص (غالبًا ما يكون قائدًا أو مديرًا) إلى آخر. ورغم أن هذا قد يكون الفهم السائد للمصطلح، هناك تعريفات أدق وأكثر تحديدًا. ولكن، قبل الخوض في آراء الآخرين، دعونا نوضح شيئًا مهمًا:
- التفويض لا يعني تجاهل أو التخلي عن المسؤولية الشخصية. بل يتعلق الأمر بتوزيعها بطريقة تعزز أهداف المنظمة على المدى القصير والطويل. يقول روبرت هاف: “يجب أن ينطوي التفويض على العمل المشترك بين المفوض والمفوض إليه”.
- التفويض لا يشمل فقط توجيه الأفراد نحو ما يجب عليهم فعله، بل يشمل أيضًا توضيح النتائج المتوقعة والأهداف التي يجب تحقيقها، ومن ثم يتوجب على الأفراد تحديد “الكيفية” والخطوات اللازمة لتحقيق هذه النتائج.
- التفويض لا يعني التهرب من نقاط ضعفك. كقائد، لن تتمكن من التعامل مع كل جزئية في كل مشروع، حتى تلك التي تعتبر من نقاط قوتك أو شغفك. بالطبع، ستكون هناك مهام لا تجيد القيام بها بنفس القدر من الكفاءة أو الاستمتاع بها مثل الآخرين، ولكن في الغالب يجب أن يُنظر إلى التفويض كوسيلة لبناء قدرات فريقك بناءً على نقاط القوة القائمة وتحقيق الأهداف بشكل أسرع وأكثر فاعلية.
- التفويض لا يعني أنك لا تستطيع القيام بكل شيء بنفسك، بل يُظهر أنك قائد قوي بما يكفي لتحديد المشاريع التي ستعود بالنفع على أعضاء فريقك وتساعدهم على تطوير مهاراتهم وخبراتهم.
التفويض في جوهره
بغض النظر عن مدى إتساع أو ضيق تعريف المصطلح، فإن التفويض هو قرار القائد بـ:
- القيادة عبر توجيه الرؤية.
- الثقة في الآخرين وتمكينهم لتحقيق هذه الثقة.
- تطوير قدرات القادة بالاستفادة من مواهب وآراء الآخرين.
- بناء قدرات الآخرين من خلال التدريب وتجارب جديدة.
- استبدال الذات بآخرين قادرين على القيام بالمهام نفسها، وتحريرهم للمساهمة في مجال آخر.
أنواع التفويض
تفويض عام أو خاص:
عند منح السلطة لأداء وظائف إدارية عامة مثل التخطيط والتنظيم والتوجيه، يقوم المديرون بتنفيذ هذه المهام ويتمتعون بالسلطة الضرورية لذلك. يمارس الرئيس التنفيذي السيطرة الشاملة ويوجه المرؤوسين بشكل دوري.
قد يتم التفويض لوظيفة معينة أو مهمة محددة. على سبيل المثال، يكون تعيين مدير الإنتاج لتنفيذ مهمة معينة تفويضًا محددًا. ويحصل مدراء الأقسام المختلفة على سلطة محددة لأداء واجباتهم الإدارية.
التفويض الرسمي أو غير الرسمي:
التفويض الرسمي للسلطة يشكل جزءًا من هيكل التنظيم، حيث يُمنح الشخص المعين لمهمة ما السلطة اللازمة لتنفيذها. يُعتبر هذا النوع من التفويض جزءًا أساسيًا من عمل المنظمة، حيث يُمنح كل فرد تلقائيًا السلطة اللازمة لأداء واجباته وفقًا للمسؤوليات المحددة له. على سبيل المثال، عندما يحصل مدير الإنتاج على صلاحيات لزيادة الإنتاج، يُعتبر ذلك تفويضًا رسميًا للسلطة.
أما التفويض غير الرسمي، فلا ينشأ بشكل متعمد بل يتأتى نتيجة للظروف المحيطة، حيث قد يقوم الشخص بمهمة محددة دون تكليف مسبق لذلك، ولكن يتعين عليه القيام بها بسبب الظروف أو الحاجة الفورية.
التفويض الجانبي:
عندما يتم تفويض شخص ما بسلطة لأداء مهمة محددة، قد يحتاج إلى مساعدة من آخرين في بعض الأحيان. يمكن أن يستغرق الأمر وقتًا للحصول على مساعدة رسمية من هؤلاء الأشخاص، لذا قد يقوم بالتواصل معهم بشكل غير مباشر لطلب المساعدة في تنفيذ المهمة بإستخدام جزء صغير من التفويض الرسمي. يُطلق على هذا النوع من التفويض التفويض الجانبي.
السلطة المحفوظة والسلطة المفوضة :
قد لا يرغب المفوض في نقل كل السلطة إلى المرؤوسين. تُعرف السلطة التي يحتفظ بها المفوض بها بالسلطة المحفوظة، بينما السلطة المخصصة للمرؤوسين تُعرف بالسلطة المفوضة.
المتطلبات المسبقة للتفويض
يحاول كل رئيس الاحتفاظ بأكبر قدر ممكن من السلطة. قد يؤدي عبء العمل أو الظروف إلى إجبار التفويض على الانخفاض. إذا لم يتم تفويض السلطة عن طيب خاطر، فلن تحقق النتائج المرجوة. من المهم أن تتجه السلطة المناسبة إلى الأسفل حتى يتم تنفيذ العمل بسلاسة وكفاءة. لن تكتمل عملية التفويض إلا إذا تم استيفاء المتطلبات الأساسية التالية:
الإستعداد للتفويض:
الشرط الأول للتفويض هو استعداد الرئيس للتخلي عن سلطته. إذا لم يكن الرئيس مستعدًا نفسيًا لترك سلطته، فلن يكون التفويض فعالًا. إذا أُجبر الرئيس على تفويض السلطة إلى الأسفل دون إرادته اللطيفة، فسيحاول إبتكار طرق للتدخل في عمل المرؤوس. يجوز له أن يلقي بظلاله على المرؤوس إلى الحد الذي يتم فيه تنفيذ كل قرار بموافقة الرئيس أو قد يمر الأداء من خلاله مع تدقيقه الدقيق. سيكون من الأفضل عدم تفويض السلطة ما لم يكن الرئيس مستعدًا عقليًا للقيام بذلك.
مناخ الثقة والثقة:
يجب أن يكون هناك مناخ من الثقة والثقة بين الرؤساء والمرؤوسين. يجب إعطاء المرؤوسين فرصًا كافية أو مواقف عمل حقيقية حيث يستخدمون مواهبهم وخبراتهم. في حالة إرتكابهم بعض الأخطاء، يجب على الرؤساء توجيههم وتصحيحهم. يجب أن يثق الرؤساء في مرؤوسيهم ولا ينبغي لهم إعتبارهم منافسين لهم. يساعد مناخ الثقة والثقة المرؤوسين على التعلم والنمو وهذا يساعد في عملية التفويض.
الإيمان بالمرؤوسين:
في بعض الأحيان، يتردد الرؤساء في تفويض السلطة خشيةً من عدم قدرة المرؤوسين على التعامل بشكل مستقل مع المهام. يجب على الرؤساء تجنب هذا الشكل من التفكير والسلوك، وبدلاً من ذلك، يجب عليهم الثقة في قدرات مرؤوسيهم ومساعدتهم في تعلم متطلبات الوظيفة بشكل صحيح.
الخوف من المشرفين:
غالبًا ما يشعر الرؤساء بالقلق من أن مرؤوسيهم قد لا يتمكنوا من التعامل بشكل مستقل بمجرد منحهم مسؤولية أكبر، مما يؤدي إلى حالة من عقدة النقص. يجب على الرؤساء تجنب هذا النوع من التفكير، وبدلاً من ذلك، ينبغي لهم تشجيع المرؤوسين على تحمل المزيد من المسؤوليات. يساعد هذا المناخ على بناء الثقة والاحترام بين الرؤساء والمرؤوسين، مما يسهم في تعلم الأشياء بشكل أسرع وتحمل المزيد من المسؤوليات.
معايير التفويض
بدون تفويض، لا يمكن لأي منظمة أن تعمل بشكل فعّال. ومع ذلك، يعتبر الفشل في التفويض بشكل صحيح، وعدم معرفة كيفية القيام بذلك، أحد الأسباب الرئيسية للفشل في المنظمات.
في كل مرة تقوم فيها بتفويض العمل لزميل في الفريق، تأتي ثلاثة عناصر أساسية لا غنى عنها في عملية التفويض. السلطة، المسؤولية، والمساءلة، تشكل مجتمعة عملية متكاملة يجب تطبيقها بشكل موحد من قبلك.
يمكن تفويض السلطة
كقائد، يمكنك نقل أجزاء من سلطتك الرسمية إلى زميل آخر في الفريق عند تعيين مهمة لذلك الشخص. في الأساس، يمكنك تفويض زميلك في الفريق لإتخاذ إجراء نيابة عنك داخل حدود السلطة المفوضة (المنقولة).
تأتي السلطة بشكل رئيسي من قوة المنصب. كلما زادت سلطتك، زادت قدرتك على تفويض مهام ذات مستوى أعلى وأكثر أهمية وتحديًا للآخرين ومساعدتهم على التعلم والتطور والنمو.
لا يمكن تفويض المسؤولية، ولكن يمكن تعيينها
كقائد، يمكنك تعيين المسؤولية إلى زميل آخر في الفريق من حيث النتائج التي يجب تحقيقها. ومع ذلك، عليك أن تضع في اعتبارك أنك أسندت المسؤولية إلى زميلك في الفريق فقط.
إذا كان زميلك في الفريق”أخطأ في الأمر بشكل ملكي”، فسيقوم مديرك بتوجيه اللوم إليك، وليس زميلك في الفريق. باختصار، لا يمكنك تسليم أي من مسؤولياتك بالكامل لشخص آخر. يجب أن يتم تحديد المسؤولية من حيث الأهداف أو النتائج المراد تحقيقها، وليس التفاصيل التفصيلية لأداء الوظيفة.
المساءلة تعني الالتزام
تتجلى المساءلة في الشعور بالتزام أخلاقي من قبل أحد أفراد الفريق لتحقيق أهداف وغايات مهمة محددة. عندما يتم قبول مهمة محددة، يُقدم زميلك في الفريق وعدًا، سواء بشكل صريح أو ضمني، ببذل قصارى جهده في تنفيذ الأنشطة المرتبطة بها. وبمجرد توليك لهذه المهمة، يتعهد زميلك بإكمالها، مما يجعلك مسؤولًا من جانبك عن النتائج المحققة.
خطوات التفويض
يتعلم القادة الفعالون التفويض لأن نقل العمل إلى الآخرين يوفر لهم الوقت للعمل في المهام التي يمكنهم فقط القيام بها أو التي يمكنهم القيام بها بشكل أفضل. التفويض ليس مجرد وسيلة لتخفيف عبء العمل الخاص بك؛ كما أنه يعمل على زيادة الحافز والكفاءة لأولئك الذين فوضتهم، يتطلب التفويض الخطوات التالية:
1. تحديد المهمة
توضيح المهام التي يجب تفويضها. ما الذي كان مدرجًا في قائمتك منذ فترة طويلة، وما الذي يسبب لك الإحباط أو الملل، وما الذي تفعله وهو أقل أهمية أو من الأفضل أن يقوم به شخص بدرجة أجر أقل؟
2. اختر الشخص الذي ستفوض إليه المهمة
عند تفويض المهام، يجب أن تأخذ في الاعتبار من هو الشخص المناسب لتنفيذها. هل هناك شخص يمتلك المهارات اللازمة ويمكنه القيام بالمهمة بشكل أفضل وأسرع منك؟ هل يوجد شخص معين لديه بالفعل مجموعة المهارات المطلوبة؟ وإذا لم يكن هناك شخص، هل يمكن تعلم المهارات اللازمة بسرعة من قبل الشخص المختار؟ هل أثبت الشخص الذي تختاره قدرته وجدارته وثقتك فيه لتنفيذ المهمة؟ وهل يتوفر لديه الوقت الكافي لإتمام المهمة؟
3. تأكيد مستوى الإهتمام
عادةً ما يكون الموظفون ذوو الحافز العالي متحمسين لاختيارهم لمهمة معينة، حيث يشعرون بالتمكين عندما يُشاركون في اتخاذ القرار بشأنها. إذا لم يكن اهتمامهم واضحًا، أو بدا غير ملتزم بشكل كافٍ، فقد يكون ذلك مؤشرًا على وجود مشكلة أعمق تتعلق بالعبء العملي، أو مستوى الكفاءة، أو حتى مدى الرضا الوظيفي. من الضروري التحقق من التزامهم ومشاركتهم في المشروع.
4. تحديد المهمة بوضوح
عند إطلاق المهمة، يجب عليك أن تبدأ بوضع النهاية المرجوة في الاعتبار وتوضيح النتائج المتوقعة بوضوح لفريق العمل. يجب أن تركز على النتيجة النهائية التي يجب تحقيقها، دون التركيز الزائد على التفاصيل الدقيقة لكيفية الإنفصال. من المفيد أيضًا تقديم اقتراحات عامة حول كيفية المضي قدمًا، مع التأكيد على أنهم مسؤولون عن طريقة الوصول إلى النتيجة المرجوة. عندما يكون الناس واضحين بشأن النتيجة المطلوبة، فإن أداؤهم يكون أفضل، حيث يميلون إلى تجنب المخاطرة بالإرتكاب إلى الأخطاء
5. توضيح مستوى المسؤولية والسلطة والمساءلة
من الضروري تحديد مستوى المسؤولية والسلطة والمساءلة الممنوحة لأعضاء الفريق بوضوح في بداية العملية. يجب تحديد هذه المستويات بشكل واضح لتجنب الالتباس أو الاضطرابات فيما بعد. يجب أن يتقدم أعضاء الفريق بأسباب واضحة ومقنعة للحصول على التغذية الراجعة والموافقة على القرارات. يجب عليك كقائد أن تسأل وتقيم ما إذا كانوا مرتاحين لمستوى المسؤولية والسلطة الممنوحة لهم، بالإضافة إلى مستوى الموارد المتاحة لتنفيذ المهمة
6. تحديد الأطر الزمنية وتاريخ الانتهاء
يجب أن تتم الموافقة بوضوح على تاريخ إنجاز المهمة ومراحل إكمالها المحددة بشكل مكتوب لتجنب أي سوء تفاهم أو إرباك لاحقًا. يجب أن تتضمن هذه الموافقة توضيحًا واضحًا لشكل الإكمال والموافقة على الإطار الزمني. ينبغي مناقشة مقدار الوقت المناسب للقيام بمراجعات دورية لتقدم المهمة، سواء كان ذلك يوميًا أو أسبوعيًا، مع مراعاة كيف سيؤثر الوقت المطلوب لهذه المهمة الجديدة على الأعمال الأخرى.
7. التعبير عن الثقة
ضع موظفيك على علم بثقتك في قدراتهم واعتقادك بقدرتهم على أداء المهمة المسندة إليهم. فعادةً ما يرتقي الأشخاص إلى أو يتجاوزون التوقعات التي نضعها عليهم. واحدة من أقوى الطرق لبناء الثقة في موظفيك هي التعبير عن توقعاتك الإيجابية منهم. باستخدام عبارات مثل “أعلم أنك ستتمكن من القيام بذلك بالتفاني والعمل الجاد”، يمكن أن تكون مصدر إلهام للشخص الذي يسمع هذه الكلمات، على الرغم من بساطتها وإيجازها.
8. مراقبة التقدم وإبداء الرأي
اتبع الإطار الزمني المتفق عليه في الخطوة 6 وقم بإنشاء عملية لتلقي التحديثات الدورية. يساعد ذلك على مساءلة الموظف وضمان استمرارية التقدم. كن قريبًا بما يكفي لتكون متاحًا للأسئلة وللتأكد من سير العمل بسلاسة، ولكن لا تكن قريبًا جدًا بحيث تتدخل في عملية اتخاذ القرارات. تجنب الإدارة الدقيقة للمهام واجعل الفريق مسؤولاً عن إنجاز المهمة بالطريقة التي تم الاتفاق عليها.
9. منح الإئتمان
تجنب الإنحياز نحو نفسك بمجرد إكمال المهمة. بدلاً من ذلك، أعط الإشادة والاعتراف حين يكون ذلك مستحقاً. يمكن أن يكون منح الثناء على العمل الجيد عاملاً محفزاً لزيادة الالتزام والإنجاز في المهام المستقبلية.
10. المراجعة
بمجرد تفويض مهمة وإكمالها، كن حذرًا وانتبه إلى النتائج، وتعلم من الأخطاء التي قد تكون حدثت. قد تحتاج إلى تغيير الطريقة التي تتعامل بها مع الأمور، وضبط نهجك وفقًا للتجارب السابقة. بمجرد أن ينجح شخص ما في مهمة معينة، قد تكون هناك فرصة لمنحه مهام أكثر أهمية وتحديًا.
التفويض يتطلب منا أيضًا تحديد المهام المناسبة وتسليمها للأشخاص المناسبين، مع منحهم الموارد والسلطة اللازمة لإكمال المهمة بنجاح. يعمل التفويض الفعال على تحسين إدارة الوقت، وزيادة القدرات والمهارات لدى الموظفين، وتعزيز التحفيز والمسؤولية.
المشكلات التي تؤدي إلى عدم التفويض بشكل صحيح
عمل رائع! ومع ذلك، بغض النظر عن مدى روعتك، ستحتاج دائمًا إلى دعم فريقك لإتمام الأمور بفعالية وبشكل مستدام.
لنلقِ نظرة على بعض العواقب المحتملة للتفويض غير الفعال:
- قد تتأثر جودة العمل.
- قد تتأثر معنويات فريقك، مما يمكن أن يؤدي إلى نقص الثقة والخوف وانعدام الأمان.
- يمكن أن يعيق تطور أعضاء فريقك.
الآن دعونا نلقي نظرة على سبعة أخطاء شائعة في التفويض التي تعرقل العمل الجماعي الفعّال وتجعله عديم الجدوى.
1. عدم القدرة على التفريق بين التفويض والتدريب
غالبًا ما يخلط المديرون بين هذين المفهومين. لنكن واضحين، يهدف التدريب إلى تحسين أداء الموظف أو مساعدته على الوصول إلى المستوى المطلوب من المعرفة أو المهارة. بينما يهدف التفويض إلى تقليل عبء العمل على المديرين حتى يتمكنوا من التركيز على المهام المهمة والسماح للمرؤوسين بالنمو في العملية.
إذا قام مدير بتفويض مهمة إلى مرؤوس، فمن المتوقع أن يكمل المرؤوس المهمة بمفرده. لا ينبغي أن يتدخل المدير إلا إذا لزم الأمر. يمكن أن تجعل الإدارة التفصيلية للموقف يبدو التفويض أكثر من التدريب، مما يؤثر سلبًا على الروح المعنوية والشك الذاتي وثقة المرء بالنفس وإنتاجيته.
المفتاح هنا هو الثقة بقدرة الموظف على أداء المهمة بمفرده. قد يحتاج الموظفون إلى بعض التوجيه في البداية، لكن لا يجب أن يكونوا متعجرفين.
2. تقديم تعليمات غامضة
التواصل الواضح ضروري لتفويض المهام بشكل فعّال. إذا لم يُبلّغ أعضاء الفريق بوضوح عن “ما يتوقع منهم” بأسلوب واضح ومحدد، فقد لا تتحقق النتائج المرجوة.
لذلك، عند تفويض مهمة، يجب عليك توضيح ما يلي بوضوح:
- النتيجة المتوقعة بشروط محددة وقابلة للقياس.
- الوقت المتوقع لإكمال المهمة.
- الحد الأقصى لكمية الموارد المتاحة.
- الأدوات المستخدمة.
- أسماء ومناصب جميع الأطراف المعنية.
- كيفية تقديم التقارير ومواعيد التسليم.
- يجب تجنب أي تفسير غير واضح أو غموض.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تفويض مهمة مثل إعداد تقرير حول شكاوى العملاء المتعلقة بميزة محددة، يجب أن تكون الرسالة واضحة كما يلي:
“أعد تقريرًا بطول 500 كلمة حول شكاوى العملاء المتعلقة بميزة ملاحظات البريد الإلكتروني، وأرسله لي عبر البريد الإلكتروني بحلول الساعة 3:30 مساءً.
3. إختيار الشخص الخطأ
في حال قيامك بتفويض مهمة إلى فرد غير مناسب أو غير قادر على تنفيذها، قد تكون النتائج غير مثالية. بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي ذلك إلى حدوث مشاحنات ومعارضة وقلة احترام بين المرؤوسين. وكما يقال في عالم الرياضة، قد تتعرض لخسارة في “غرفة الملابس”، وهذا ليس بالأمر الجيد للقائد.
المفتاح هنا يكمن في اكتساب معرفة عميقة بفريقك. يجب عليك معرفة نقاط قوتهم ومهاراتهم وضعفهم ومجالات خبرتهم. هذا سيساعد في ضمان اختيار الشخص المناسب للمهمة.
على سبيل المثال، إذا كان لدى فرد مهارات رياضية متميزة، يمكنك تفويض المهام المتعلقة بالإحصاءات إليه.
لن يجعل هذا النوع من التفويضك أكثر كفاءة وفعالية فحسب، بل سيجعلك أيضًا قائدًا جيدًا. وسيساعد فريقك على التطور والنمو ليصبح وحدة قوية ومترابطة.
4. تفويض مهمة، ثم عدم مراقبتها
تفويض المهمة لا يعني أنها لم تعد مسؤوليتك. على الرغم من أنك قد قمت بتوضيح المهمة بتفصيل كبير، إلا أن ذلك لا يضمن إكمال المهمة وفقًا لتوقعاتك.
يجب عليك أن تواصل مراقبة التقدم وطلب تحديثات بانتظام. هذا يساعد في ضمان أن الشخص المكلف بالمهمة يسير في المسار الصحيح. كما يمكنك التدخل مبكرًا في حالة وجود أي أخطاء، وذلك لتجنب إهدار الوقت والجهد والموارد.
5. توقع الكمال
الكمالية تُعتَبر عائقًا كبيرًا أمام إنجاز الأمور. إذا كنت تُصاب بمرض الكمالية، فسوف تجد صعوبة في تفويض المهام.
يُمكن لهوسك بالكمال أن يؤدي إلى التدخل المستمر والإدارة الدقيقة. لن تكون راضيًا أبدًا عن عمل الآخرين، وستنتهي به الأمر بعقد اجتماعات ومراجعات غير متناهية. هذا في النهاية قد يسبب اضطرابات لمرؤوسيك.
يجب أن تتركز على التقدم وليس على الكمال. سيساعدك هذا في توفير الوقت والتركيز على ما هو أكثر أهمية.
6. عدم مشاركة المكافآت والإئتمان
عندما تُفوِّض المهام، فإنك لا تُشارِك المسؤولية وحدها، بل ينبغي أن يحصل زملاؤك في الفريق على حصة عادلة من المكافآت والإعتراف أيضًا. بمعنى آخر، لا ينبغي احتكار الإشادة والثناء، بل يجب نشرهما بشكل عادل ومتساوٍ.
إذا كانت الإدارة العليا راضية عن العمل المنجز، فليعلم مرؤوسوك ذلك، فهذا ليس مهمًا فقط للحفاظ على مستوى التحفيز، بل يُساعد أيضًا على نمو وتطوير المهارات والقدرات لديهم.
لا تنسى دائمًا أن تذكر بوضوح أسماء الموظفين الذين شاركوا في المهمة أو المشروع. فهذا سيزيد من مستوى الثقة والمسؤولية لديهم في المرات القادمة.
7. عدم معرفة ما يجب تفويضه
هذا الأمر يحدث بانتظام مع العديد من المديرين، وذلك لأنهم غالبًا ما يجدون صعوبة في قراءة الوضع بوضوح، وبالتالي يصعب عليهم اتخاذ قرارات بشأن المهام التي ينبغي تفويضها.
الفرق بين التفويض والتوكيل
الفرق الرئيسي بين التوكيل وخطاب التفويض يكمن في نطاق السلطة التي يمنحها كل منهما. يتيح خطاب التفويض لشخص ما القيام بشيء محدد نيابة عنك بطريقة معينة، في حين يمنح التوكيل الرسمي لهذا الشخص سلطة كاملة للتصرف أو التحدث أو اتخاذ القرارات نيابة عنك.
على الرغم من أن كل من التوكيل وخطاب التفويض يهدفان إلى منح شخص آخر سلطة أو تفويض للقيام بشيء نيابة عنك، إلا أنهما يختلفان في النطاق والطريقة التي يُمنح بها السلطة. يدخل التوكيل الرسمي وخطاب التفويض حيز التنفيذ في المواقف التي تتطلب منك منح إذن لطرف ثالث للتصرف نيابة عنك، ويمكن استخدامهما في المجالات المالية، القانونية، أو الصحية، بينما يمنح التوكيل الرسمي سلطة أوسع ومنافسة للتصرف نيابة عنك.
من الضروري توثيق التوكيل الرسمي بشكل قانوني، في حين أن خطاب التفويض لا يتطلب ذلك. وبالنظر إلى أن التوكيل الرسمي يمنح سلطة كاملة، يجب استخدامه بحذر في المواقف التي تتطلب تفويض سلطة كاملة، بينما يمكن استخدام خطاب التفويض للمهام الأقل أهمية التي تتطلب تفويض سلطة محددة
الهدف من خطاب التفويض يتمثل إما في الكشف عن معلومات حساسة أو في تفويض مهمة محددة. بينما يمنح التوكيل الرسمي شخصًا آخر سلطة كاملة للتصرف واتخاذ القرارات نيابة عنك؛ هنا يمكن أن تكون السلطة متعلقة بمهمة معينة مثل شراء عقار أو إبرام صفقة تجارية، أو يمكن أن تكون سلطة مطلقة، أي سلطة كاملة لاتخاذ أي قرار نيابة عنك.
فكر في الأمر بهذه الطريقة؛ حيث يمنح خطاب التفويض الشخص سلطة للقيام بمهمة ما، بينما يُستخدم التوكيل الرسمي لنقل تفويضك إلى شخص آخر. والسبب في ذلك هو أن الشخص الذي يمتلك توكيلاً رسميًا يمكنه اتخاذ قرار نيابة عنك حتى إذا كنت غير موافق عليه، ولكن بما أنك وافقت على التوكيل الرسمي، فليس لديك خيار إذا اختلف قرارهم مع قرارك.
لهذا السبب، يجب توثيق التوكيل الرسمي، بينما لا يلزم ذلك في حالة خطاب التفويض. ونظرًا لأن التوكيل الرسمي يتطلب تفاصيل دقيقة، فيجب استخدامه في حالات محددة لا يمكن تجنبها، بينما يُمكن استخدام خطاب التفويض في مجموعة متنوعة من المهام الأقل أهمية، حيث يُمنح الشخص الآخر فقط السلطة للتصرف في مكانك دون اتخاذ قرارات بدلاً منك.
| التوكيل | خطاب تفويض | |
| اكتب | وثيقة قانونية | وثيقة قانونية |
| دور | تفويض السلطة إلى شخص آخر أو كيان آخر للتصرف واتخاذ القرارات نيابة عنه | تفويض الالتزامات القانونية أو الصحية أو المالية الحساسة إلى شخص أو كيان آخر |
| هدف | للتصرف مثلك واتخاذ القرارات نيابة عنك. | أن تكون حاضرًا نيابة عنك وتقوم بمهمة. |
| سلطة | سلطة كاملة – يمكن أن تفعل كل شيء نيابة عنهم | السلطة الجزئية – يمكنها فقط القيام بشيء نيابة عنهم |
| محتويات | يجب تحديد التفاصيل الكاملة للجهات المعنية وتقديم تفاصيل دقيقة ومعمقة لأغراض الوضوح والتواصل. | يجب تحديد التفاصيل الكاملة للجهات المعنية وتقديم تفاصيل دقيقة ومعمقة لأغراض الوضوح والتواصل. |
| قوة | اقوى | أقل قوة |
| تم استخدام المهمة لـ | يجب استخدامه في مهام أكثر تعقيدًا أو تخصصًا | يجب استخدامه للمهام الأقل تعقيدًا |
| تفاصيل | أكثر تفصيلا | أقل تفصيلا |
| الاتجاهات | يحدد الاتجاهات التي يجب أن تكتمل فيها المهام | قد يحدد أو لا يحدد الاتجاهات التي يجب أن تكتمل المهام فيها |
| موثق | شهادة موثقة | رسالة بسيطة. لا يتطلب كاتب عدل. |
| الاستخدامات | صفقة تجارية ، شراء عقار ، اتخاذ قرارات طبية نيابة عنك ، إلخ. | احصل على المستندات الحكومية نيابة عنك ، وتمتع بإمكانية الوصول إلى معلوماتك أو ملفاتك الخاصة ، أو اجمع المعلومات نيابة عنك ، أو ادفع الفواتير أو اجمع الإيرادات نيابة عنك ، وما إلى ذلك. |
في الختام، يظهر استخدام التوكيل وخطاب التفويض أهمية كبيرة في الحفاظ على سير الأعمال وتيسير العمليات. بينما يمنح خطاب التفويض السلطة للقيام بمهمة معينة، يُمنح التوكيل الرسمي سلطة كاملة للتصرف نيابة عنك. لذا، يجب على كل فرد في البيئة المهنية أن يكون على دراية بالفرق بينهما ومتى يجب استخدام كل منهما بشكل مناسب. باستخدامهما بشكل صحيح، يمكن أن يسهم التوكيل وخطاب التفويض في تحقيق الفعالية والكفاءة في أي منظمة.
