الرقابة الإدارية: ما هي؟ ولماذا هي مهمة؟ [بحث كامل]

الرقابة الإدارية هي إحدى الوظائف الإدارية الأساسية الخمس، والهدف منها اتخاذ إجراءات تصحيحية لمعالجة المشكلات التي قد تظهر خلال العمليات اليومية للمنظمة، لضمان عدم تكبد الشركة للخسائر أو مواجهة حالات طارئة غير متوقعة.

تُعد هذه الوظيفة حيوية للتأكد من أن كل الأنشطة والإجراءات التي يقوم بها موظفو المنظمة تسير وفق الأهداف الموضوعة وأن التنفيذ يحدث وفق ما خُطط له بدقة من قبل الإدارة.

ما سنقدمه في هذا المقال هو “بحث عن الرقابة الإدارية” وستكون محاوره كالتالي: 

• مفهوم الرقابة الإدارية
• أهمية الرقابة الإدارية
• ميزات الرقابة الإدارية
• أنواع الرقابة الإدارية
• مبادئ الرقابة الإدارية

• الرقابة الإدارية حسب تعريف (EFL Brech)، هي عملية المراقبة للأداء الحالي مقارنةً بالمعايير المحددة مسبقًا والمدرجة في الخطط التي وضعت بهدف ضمان تحقيق تقدم كافٍ وأداء مُرضي.
• أما هارولد كونتز فيرى أن الرقابة الإدارية تعني القياس والتصحيح للأداء بغية التأكد من تحقيق أهداف المؤسسة وتنفيذ الخطط الموضوعة على الوجه الأمثل.
• وبالنسبة لروبرت ج. موكلر، فقد قدم تعريفًا شاملًا للرقابة الإدارية، أو ما يعرف بـ ‘التحكم الإداري’، مُعتبرًا إياه جهدًا منظمًا من جانب إدارة الأعمال لمقارنة الأداء بالمعايير أو الخطط أو الأهداف المحددة مسبقًا، وذلك لتحديد ما إذا كان الأداء متماشيًا مع هذه المعايير، ومن ثم اتخاذ أي إجراءات تصحيحية ضرورية لتحقيق الأهداف. كما أن هذه العملية تشمل استخدام موارد الشركة بأكثر الطرق فعالية وكفاءة لتحقيق الأهداف المرجوة.

هذا التعديل يسهم في توضيح المفاهيم والتأكيد على الدقة والكفاءة في استخدام اللغة وفقًا لمعايير الكتابة العربية، مع الحفاظ على تراتب الأفكار والتأكيد على المصطلحات الهامة.

اقرأ أيضا: التخطيط الإداري

اقرأ أيضا: التنظيم الإداري

ميزات الرقابة الإدارية

لكل وظيفة من وظائف الادارة الخمسة عدة ميزات.

سنذكر فيما يلي خصائص وميزات الرقابة الإدارية لكل منشأة:

• الرقابة هي وظيفة نهائية: إذ تُعتبر هذه الوظيفة المرحلة الأخيرة التي تأتي بعد إتمام العروض، للتأكد من مطابقتها للخطط الموضوعة.
• الرقابة هي وظيفة منتشرة: توجد هذه الوظيفة على كافة مستويات الإدارة وفي جميع أنواع المؤسسات، سواء التجارية أو غير التجارية، مما يعني أن المديرين يؤدونها في جميع المستويات والمجالات.
• الرقابة تتطلع إلى الأمام: تُعد الرقابة ضرورية للتحكم الفعال، وهي دائمًا ما تنظر نحو المستقبل لتمكن من إجراء المتابعة كلما دعت الحاجة، بهدف تحقيق النتائج المخطط لها وضمان السيطرة الفعالة على أنشطة المرؤوسين.
• الرقابة عملية ديناميكية: بما أن الرقابة تستلزم مراجعة الأداء وإجراء التعديلات اللازمة، فهي تتطلب التغيير والتحديث المستمر.
• الرقابة مرتبطة بالتخطيط: التخطيط والرقابة وظيفتان متلازمتان لا يمكن فصلهما ضمن عمليات الإدارة؛ فبدون التخطيط، تصبح الرقابة عديمة الفائدة، وبدون الرقابة، يكون التخطيط غير مجدي.
• الرقابة عملية مستمرة: تُكمل الرقابة دورة العملية الإدارية وتوفر الأساس الضروري لتحسين التخطيط في الدورات التالية.

أنواع الرقابة الإدارية

تعد الرقابة الإدارية من المهام الأساسية في الإدارة وهي موجهة نحو تحقيق الأهداف المحددة. تنقسم الرقابة الإدارية إلى عدة أنواع، بما في ذلك الرقابة الداخلية، الرقابة الخارجية، الرقابة القبلية، والرقابة البعدية، كل منها يساهم في القضاء على الفجوات بين الأداء الفعلي والأهداف الموضوعة، ويعزز الوضوح حول مدى تنفيذ الأنشطة وفقًا للإستراتيجية المعتمدة. إذا كان الأداء لا يتطابق مع الخطط، فمن الضروري اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة. دعونا نتعرف على بعض هذه الأنواع بشكل مفصل:

• الرقابة الداخلية: تُجرى هذه الرقابة من قبل الإدارة نفسها أو الوحدات التابعة لها لتقييم الأنشطة التي تمارس داخل المنظمة.
• الرقابة الخارجية: يقوم بها مفتشون أو وحدات خارجية لضمان الامتثال للمعايير الخارجية الموضوعة.
• الرقابة القبلية: تتميز بكونها استباقية، حيث تهدف إلى اكتشاف وتوقع المشاكل أو الانحرافات قبل حدوثها، مما يتيح فرصة للتدخل المبكر ومنع تفاقم المشكلات.
• الرقابة البعدية: تُجرى بعد انتهاء المشروعات أو الأنشطة لتقييم الأخطاء والانحرافات بغرض تجنبها في المستقبل.
• الرقابة الفردية: تُجرى من قبل فرد واحد يقوم بتقييم ومراقبة أداء المديرين والموظفين ومعالجة الأخطاء.
• الرقابة الجماعية: تتم عبر مجموعة من الأفراد يتعاونون لممارسة الوظيفة الرقابية على المرؤوسين.
• الرقابة المستمرة: تتميز بكونها عملية متواصلة خلال الأنشطة اليومية لضمان الجودة والكفاءة المستمرة.
• الرقابة الدورية: تُجرى في فترات زمنية محددة للتأكد من الالتزام بالمعايير وتحقيق الأهداف.

اطلع الآن على: كيفية حل مشكلة ضعف الأداء الوظيفي.

مبادئ الرقابة الإدارية

أعطت ليندال أورويك (Lyndall Urwick) أربعة مبادئ للرقابة الإدارية، وهي مبدأ التوحيد ومبدأ المقارنة ومبدأ المنفعة ومبدأ الاستثناء.

سيتم شرح المبادئ بإيجاز هنا تحت:

• التوحيد: يهدف هذا المبدأ إلى تحقيق أعلى أداء ممكن في العمل. يتطلب التوحيد تنسيق المعلومات والأرقام والتقارير ضمن الهيكل التنظيمي بشكل يضمن التكافؤ بين السلطة والمسؤولية، لضمان تحقيق الرقابة بفعالية.
• المقارنة: يتطلب هذا المبدأ أن تكون جميع المعلومات والتقارير المستخدمة في عملية الرقابة قابلة للمقارنة وعالية الجودة. الهدف من المقارنة ليس فقط رصد الانحرافات بل أيضًا تمكين المدير من التنبؤ بالنتائج المستقبلية ومواجهة التحديات المحتملة بكفاءة.
• المنفعة: يشدد هذا المبدأ على أهمية أن تكون التقارير المستخدمة في الرقابة مفيدة وملائمة للفترة الزمنية التي تغطيها وأن تخدم غرض الرقابة. من خلال التأكيد على المنفعة، يمكن للمدير تعزيز السيطرة بفعالية من خلال توحيد وتنسيق جهود الفريق.
• الاستثناء: ينص هذا المبدأ على ضرورة أن يركز المدير جهوده على النقاط الإستراتيجية والحرجة، مما يسمح بتحقيق أقصى قدر من الرقابة دون إهدار الموارد في المتابعة المفرطة. الرقابة الجيدة لا تعني بالضرورة استخدام أقصى درجات الرقابة الصارمة، بل التركيز على النقاط التي تحتاج إلى اهتمام وثيق.

مقومات الرقابة الإدارية

كل وظيفة من وظائف الإدارة قد تواجه تحديات قد تعيق تحقيق أهداف الشركة. لهذا السبب، يجب أن يستند النظام الرقابي داخل الإدارة إلى مقومات متينة وفعّالة، وأبرز هذه المقومات هي:

• السهولة والبساطة: يجب أن يكون النظام الرقابي سهل الفهم والتطبيق، مما يساعد في تجنب التعقيدات التي قد تعرقل العمليات الإدارية.
• المرونة: القدرة على التكيف والتعديل بما يتوافق مع التغيرات الحاصلة في بيئة العمل، مما يضمن استمرار فعالية النظام الرقابي.
• الموضوعية: الحرص على أن تكون الرقابة مبنية على أسس ومعايير موضوعية، لتجنب الانحيازات والتأثيرات الشخصية.
• المزامنة والملاءمة مع طبيعة عمل الشركة: تصميم النظام الرقابي بما يتناسب مع خصائص ومتطلبات الشركة، لضمان تحقيق أقصى درجات الكفاءة.
• التكلفة: تقييم تكلفة النظام الرقابي بحيث لا تثقل كاهل الشركة، وتحقق الفائدة المرجوة منه دون إسراف.
• الاستثناء: التركيز على النقاط الاستثنائية والمهمة التي تتطلب تدخلاً ورقابة مستمرة، مما يحسن من كفاءة النظام الرقابي.

عناصر الرقابة الإدارية

لتحسين وتسهيل عملية الرقابة الإدارية، يجب التعرف على أبرز عناصرها الأساسية وهي:

• تخطيط ما هو مطلوب: وضع أهداف وغايات واضحة ومحددة تعمل كمرجع للأنشطة المستقبلية وتوجه الجهود نحو تحقيقها.
• وضع معايير الأداء: إنشاء قياسات واقعية تحدد مستوى وجودة الأداء المطلوب تحقيقه، وهذه المعايير تعمل كأساس لتقييم النتائج.
• مراقبة وتقييم الأداء الفعلي: تطوير نظام فعال للإبلاغ عن المعلومات يكون دقيقًا وملائمًا ويقدم البيانات في الوقت المناسب، بحيث يمكن من خلاله تحديد أية انحرافات أو أخطاء.
• مقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المرجوة: تفسير وتقييم البيانات المجمعة لتوفير تفاصيل حول التقدم المحرز، الكشف عن أي انحرافات عن المعايير المحددة، وتحديد أسباب هذه الانحرافات.
• تصحيح الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية: تنفيذ الإجراءات المناسبة التي من شأنها أن تسهم في تصحيح الانحرافات وتعزيز فرص تحقيق الأهداف العامة للشركة.

العلاقة بين التخطيط والرقابة في الإدارة

التخطيط والرقابة هما عمليتان منفصلتان في الإدارة ولكنهما مرتبطان ارتباطًا وثيقًا؛ حيث أن نطاق أنشطتهما متداخل. بدون أساس التخطيط، تصبح الرقابة على الأنشطة بلا جدوى، ومن دون رقابة فعالة، يصبح التخطيط مجرد تمرين بلا معنى. بالإضافة إلى ذلك، في غياب الرقابة الفعالة، لا يمكن تحقيق أي هدف بنجاح. لذلك، فإن التخطيط والرقابة يعززان بعضهما البعض، كما يقول بيلي جويتز.

يمكن تلخيص العلاقة بين التخطيط والرقابة في النقاط التالية:

• التخطيط المسبق للتحكم والسيطرة يكفل نجاح التخطيط.
• التخطيط والتحكم هما وظيفتان أساسيتان لا يمكن فصلهما عن عملية الإدارة.
• يتم توجيه الأنشطة بفعالية من خلال التخطيط، ويتم الحفاظ على استمراريتها في المسار الصحيح من خلال التحكم.
• عملية التخطيط والتحكم تتبع منهج الأنظمة، وهي تتضمن: التخطيط ← النتائج ← الإجراءات التصحيحية.
• التخطيط والتحكم جزء لا يتجزأ من المنظمة ومهمان للتشغيل السلس وتحقيق الأهداف.

في البيئة الديناميكية الحالية التي تؤثر على المنظمات، تصبح العلاقة القوية بين التخطيط والرقابة حاسمة للنجاح. كذلك، في بيئة اليوم التي يمكن أن تشهد أحداثًا غير متوقعة، يبرز دور الرقابة في تصحيح المسار وإنقاذ الوضع.

وبمجرد أن تُجرى الرقابة بشكل فعال، فإنها توفر حافزًا لوضع خطط أفضل في المستقبل. لذا، يعد التخطيط والتحكم وظيفتين مهمتين لأي مؤسسة تجارية تسعى لضمان تحقيق أهدافها.

مزايا الرقابة في الإدارة

تخيل أنك تدير شركة وقمت بتطبيق الوظائف الخمس للإدارة، وهي: التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، والرقابة الإدارية. ستحظى شركتك بعدة مزايا وفوائد جمة، نذكر منها:

• توفير الوقت والطاقة: العمل وفق نظام إداري محكم يقلل من الجهد والوقت المهدر في إدارة الأنشطة.
• تمكين المديرين من التركيز على المهام الهامة: هذا يعزز استغلال الموارد الإدارية بأفضل شكل ممكن.
• مساعدة المديرين على اتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب: النظام الإداري الفعال يمكّن المديرين من التعامل السريع والفعال مع أي مشكلات قد تظهر.
• القدرة على تفويض المهام: يسمح هذا للمديرين بتوزيع الأعمال الروتينية على المرؤوسين بشكل يضمن إنجازها بكفاءة وفعالية.

بتطبيق هذه الوظائف الإدارية بشكل متكامل، ستتمكن الشركة من تحسين أدائها وزيادة فعاليتها بشكل ملحوظ.

عملية الرقابة الإدارية

تشتمل عملية الرقابة كوظيفة إدارية على الخطوات التالية:

1. إنشاء المعايير:

المعايير تمثل الخطط أو الأهداف التي ينبغي تحقيقها ضمن وظائف العمل المختلفة. يمكن تقسيم المعايير إلى نوعين:

• قابلة للقياس أو ملموسة: هذه المعايير يمكن قياسها والتعبير عنها بشكل محدد، مثل التكلفة، الإنتاج، النفقات، الوقت، الربح، إلخ.
• غير قابلة للقياس أو غير ملموسة: تشمل معايير لا يمكن قياسها نقديًا مثل أداء المدير، سلوك العمال، ومواقفهم تجاه العمل، وتُعرف هذه بالمعايير غير الملموسة.
  تسهل هذه المعايير عملية الرقابة، إذ تُجرى الرقابة بناءً عليها.

2. قياس الأداء:

الخطوة الأساسية الثانية في الرقابة هي قياس الأداء. يسهل من خلال قياس الأداء الفعلي اكتشاف أية انحرافات.

• قياس المعايير الملموسة يكون سهلًا نظرًا لإمكانية التعبير عنها بالوحدات، التكلفة، والمصطلحات المالية.
• يصبح القياس الكمي صعبًا عند قياس أداء المدير، فلا يمكن قياسه بالكميات بل يُقاس من خلال عناصر مثل موقف العمال، معنوياتهم تجاه العمل، تطور مواقفهم تجاه البيئة المادية، وتواصلهم مع الرؤساء.

هذه الخطوات تشكل أساسًا متينًا للرقابة الفعالة ضمن العمليات الإدارية، وتساهم في تحسين الأداء وتحقيق أهداف الشركة.

ما هي هيئة الرقابة الإدارية؟